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会议记录及后续跟进任务分配通用工具模板

引言

会议是企业协作的核心场景，但“议而不决、决而不行”是常见痛点。本模板通过标准化记录流程与任务分配机制，保证会议结论清晰、责任到人、跟进闭环，帮助团队提升执行效率，避免信息遗漏与责任推诿。从项目例会到跨部门协调会，本模板均可灵活适配，助力会议成果真正落地。

一、这些场景适用本模板

无论是常规工作推进还是专项问题解决，只要涉及多角色协作、需输出明确结论与行动项，均可使用本模板。典型场景包括：

项目例会：同步项目进度、解决卡点、规划下一步行动；

跨部门协调会：明确职责边界、推动资源协同、解决流程冲突；

专题研讨会：头脑输出方案、形成决策结论、分解执行任务；

问题复盘会：分析根因、制定改进措施、分配整改责任。

二、从会议开始到任务落地的完整步骤

（一）会前：明确目标，为高效会议奠基

确定会议核心目标：明确本次会议需解决的核心问题（如“确定Q3产品迭代方案”“解决客户投诉响应流程卡点”），避免议题发散。

提前同步信息：提前1-2天向参会人发送会议议程、背景资料（如项目现状、数据报表），让参会人带着思考参会，减少现场讨论时间。

准备工具模板：提前打印或打开电子版模板（含会议记录表、任务跟踪表），指定专人担任记录人（建议由项目助理或非核心发言角色担任）。

（二）会中：聚焦结论，精准记录关键信息

记录基础信息：在模板中填写会议时间（精确到分钟）、地点（线上会议需注明平台及会议号）、参会人（含主持人、记录人）、缺席人员及原因。

按议程追踪讨论：对照议程逐项记录讨论内容，重点关注“分歧点”“一致结论”“待决策事项”，避免记录冗余发言。例如：

议题：如何缩短客户投诉响应时间？

讨论：（客服主管）提出“当前分级响应流程复杂，一线人员无权直接处理高端客户投诉”；（产品经理）建议“优化后台系统，增加‘一键升级’功能”。

结论：1个月内完成后台系统“一键升级”功能开发，由负责；同步简化投诉分级流程，由在一周内输出新流程初稿。

识别任务雏形：讨论过程中，对需落地执行的事项，初步记录“任务描述、初步负责人、截止时间”，会后进一步细化。

（三）会后：24小时内整理，保证信息准确

补充完善记录：记录人根据会议录音（需提前征得同意）、笔记及议程，整理会议记录，重点核对决议事项与任务描述是否完整、准确，避免模糊表述（如“尽快完成”改为“X月X日前完成初稿”）。

参会人确认：将整理好的会议记录发送给所有参会人，标注“请于X月X日前确认，如有异议请反馈”，保证大家对结论无异议。

正式归档：确认无误后，将会议记录存至团队共享文档（如企业文档、飞书云文档），命名规则为“YYYY-MM-DD_会议主题_记录人”。

（四）任务分配：从“结论”到“行动清单”

拆分任务颗粒度：将决议事项拆解为具体、可执行的任务（如“完成系统开发”拆分为“需求分析（X月X日前）”“UI设计（X月X日前）”“代码开发（X月X日前）”）。

明确任务要素：在任务跟踪表中填写“任务描述（做什么）、负责人（谁来做）、截止时间（何时完成）、优先级（高/中/低）、所需资源（如人力、预算）”，保证“事事有人盯、件件有标准”。

同步责任人：通过即时通讯工具（如企业钉钉）单独向任务负责人同步任务信息，提醒其确认截止时间与资源需求，避免“派了任务却不知情”。

（五）跟进闭环：从“分配”到“完成”

定期跟踪进度：任务负责人每日/每周在任务跟踪表中更新进度（如“进行中：完成需求文档初稿”“已完成：提交测试”），项目经理/会议发起人每周至少同步一次整体进度，重点关注逾期任务。

处理异常情况：若任务可能逾期或遇阻，负责人需提前2天反馈原因及解决方案（如“开发人力不足，申请增加1名工程师，延期3天”），由协调人推动资源支持。

验收与复盘：任务完成后，负责人提交成果物（如文档、代码、报告），由会议决议确认人或指定验收人核对是否符合要求，在任务跟踪表中标记“已完成”；每月对任务完成情况进行复盘，分析延期高频任务类型，优化流程。

三、模板表格设计

表1：会议记录表（模板）

会议基本信息

会议主题

例：Q3产品迭代方案研讨会

时间

2024-08-2014:00-16:00

地点

公司3号会议室（腾讯会议：X–）

主持人

*（产品总监）

记录人

赵六*（项目助理）

参会人

（研发）、（设计）、、赵六

缺席人员及原因

周七*（运营）——临时出差

议程与讨论记录

议题

讨论内容（关键观点/分歧）

发言人

结论/待决策事项

1.用户反馈核心问题

最新数据显示，“加载速度慢”占比65%，“功能缺失”占比30%

*（数据报告）

——

2.优化方案讨论

：建议优化图片压缩算法，预计可提升20%速度；：建议增加“离线缓存”功能，但需2周开发周期

、

优先优化图片压缩，同步评估离线缓存可行性

3.开发资