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采购流程标准化操作手册全流程指南版

前言

本手册旨在规范企业采购全流程操作，明确各环节责任主体、操作标准及风险控制要点，保证采购活动合规、高效、透明，降低采购成本，保障物资供应质量。手册适用于企业各部门日常采购、项目采购等各类采购场景，相关岗位人员需严格遵照执行。

一、手册适用范围与核心价值

（一）适用场景

日常运营采购：包括办公用品、生产辅料、服务类采购（如保洁、维修）等常规性、低价值采购需求。

项目专项采购：针对新产品研发、市场活动、工程建设等项目所需的设备、材料及服务采购。

紧急采购：因突发情况（如设备故障、生产急需）导致的需快速响应的采购需求。

跨部门协作采购：涉及多个部门需求汇总、联合执行的采购项目。

（二）核心价值

流程标准化：统一采购节点与操作规范，避免因人为差异导致效率低下或风险漏洞。

责任清晰化：明确各环节责任人及职责边界，减少推诿扯皮。

风险可控化：通过审批、审核、评估等机制，防范合规风险、质量风险及廉政风险。

成本最优化：通过集中寻源、比价议价、供应商管理等手段，实现降本增效。

二、标准化操作全流程详解

采购流程分为需求发起→采购审批→寻源管理→供应商选择→合同签订→订单执行→验收结算→供应商评估八大核心环节，各环节需严格按顺序操作，不得简化或逾越。

（一）需求发起：明确采购需求，提交申请

责任主体：需求部门（如生产部、行政部、项目部）

操作目标：保证采购需求真实、必要，信息完整准确。

操作步骤：

需求识别：需求部门根据业务需要（如生产缺料、办公耗材不足），确定采购物品/服务的名称、规格、数量、质量标准及用途。

示例：生产部需采购“型号A零件100件，材质要求304不锈钢，尺寸公差±0.1mm，用于产品组装”。

编制采购申请：填写《采购申请表》（详见“三、关键环节配套表单模板”），附以下材料（如需）：

技术参数说明书（针对定制化物品/服务）；

市场调研报告（针对高价值或新采购品类）；

预算明细（需符合公司预算管理制度）。

内部审核：需求部门负责人*对申请内容（必要性、数量、预算）进行审核，签字确认后提交至采购部。

关键输出：

《采购申请表》（含附件）

（二）采购审批：履行审批流程，控制预算

责任主体：采购部、财务部、分管领导/总经理

操作目标：保证采购需求符合公司制度，预算在可控范围内。

操作步骤：

采购部初审：采购部收到《采购申请表》后，1个工作日内完成审核，重点检查：

需求描述是否清晰（避免模糊表述如“一批材料”）；

预算是否超标（对照公司采购目录及预算标准）；

是否属于“三重一大”事项（达到招标金额标准的需启动招标流程）。

财务部复核：采购部初审通过后，提交财务部复核，财务部重点审核：

预算科目是否正确；

资金来源是否落实（如专项预算、备用金）。

分级审批：根据采购金额及类别，按权限逐级审批（示例）：

金额≤5000元：需求部门负责人→采购部→财务部*；

5000元＜金额≤5万元：需求部门负责人→采购部→财务部→分管副总；

金额＞5万元：需求部门负责人→采购部→财务部→分管副总→总经理*。

紧急采购：可先口头请示分管副总*，事后24小时内补办审批手续。

关键输出：

审批通过的《采购申请表》（标注审批意见及签字）

（三）寻源管理：多渠道比价，保障性价比

责任主体：采购部

操作目标：通过合法合规渠道获取供应商资源，保证价格、质量、交期最优。

操作步骤：

确定寻源方式：根据采购金额、品类特点选择合适寻源方式：

公开招标：金额≥5万元或公司规定必须招标的采购项目，通过公司官网、招标平台发布招标公告，邀请不少于3家供应商参与。

邀请招标：金额3万-5万元，向3家及以上合格供应商发出招标邀请（需提供供应商资质证明）。

询价采购：金额≤3万元，向至少3家供应商询价，要求提供书面报价单（含产品规格、单价、交期、质保等）。

单一来源采购：仅有一家供应商能满足需求（如专利产品、紧急维修），需提交《单一来源采购申请表》，经总经理*审批后方可执行。

供应商资质审核：对所有参与寻源的供应商，审核以下资料（复印件加盖公章）：

营业执照（经营范围需涵盖采购品类）；

相关资质证书（如ISO9001认证、行业生产许可证）；

过往合作业绩（如有，需提供合同复印件）；

廉洁承诺书（避免利益输送）。

收集报价信息：按选定方式收集供应商报价，整理《比价议价记录表》，记录各供应商报价、优势、劣势及推荐理由。

关键输出：

《供应商资质审核表》《比价议价记录表》

（四）供应商选择：综合评估，确定合作方

责任主体：采购部、需求部门、分管领导

操作目标：选择性价比最优、资质合格的供应商，保证后续履约能力。

操作步骤：

成立评估小组：根据采购项目重要性，由采购部牵头，需求部门、技术部（如需）、财务部组成评估小组。

制定评估标准：从以下维度量化评分（总分