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企业合同管理与风险防控规范

一、合同管理制度体系的构建

合同管理的规范化，首先依赖于健全的制度体系。没有规矩，不成方圆。企业应根据自身规模、业务特点及行业风险，制定涵盖合同从立项、谈判、起草、审核、签署、履行、变更、解除直至归档的全流程管理制度。

1.确立合同管理的基本原则：合法性是前提，确保合同内容及签订程序符合法律法规的强制性规定；平等自愿、公平诚信是基础，维系合作双方的良性关系；权责对等与风险可控是核心，保障企业合法权益最大化与风险最小化；效率与效益兼顾是目标，在规范管理的同时避免过度僵化，影响业务开展。

2.明确合同管理机构与职责：企业应根据实际情况设立或指定专门的合同管理部门（如法务部）或配备专职/兼职合同管理人员。明确其在合同起草、审核、履约监督、纠纷处理等方面的职责。同时，业务部门作为合同的发起者和执行者，也需承担相应的合同管理责任，形成“业务部门归口管理、法务部门专业支持、管理层最终负责”的分级管理机制。

3.合同分类分级管理：根据合同的性质、金额、风险等级等因素，对合同进行科学分类（如采购合同、销售合同、服务合同、投资合同等）和分级（如一般合同、重要合同、重大合同），针对不同类别和级别的合同设定差异化的审批流程、审核重点和管理要求，确保资源投入与风险程度相匹配。

4.合同专用章管理：合同专用章是企业对外签订合同的重要凭证，必须制定严格的保管、使用流程。明确用印审批权限，建立用印登记台账，严禁在空白合同或未经审核的合同文本上盖章。

二、合同全生命周期管理的关键环节

合同管理并非一蹴而就，而是一个动态的过程，需要对合同的整个生命周期进行精细化管理。

1.合同签订前的准备与风险评估

*市场调研与需求确认：业务部门应清晰定义合同需求，进行充分的市场调研，明确交易目的、标的、数量、质量、价款等核心要素。

*对方主体资格审查：这是防范合同诈骗的第一道防线。务必核实对方的营业执照、相关资质证书，了解其经营范围、注册资本、法定代表人等基本信息，必要时可通过企查查等工具查询其涉诉、失信等情况。

*资信调查与履约能力评估：对重要合作伙伴或重大合同，应进行更深入的资信调查，评估其财务状况、商业信誉、过往履约记录等，判断其是否具备履约能力。

*合同谈判与策略制定：谈判前应制定谈判策略，明确核心利益与可让步空间。谈判过程中要注意记录，并形成会议纪要，作为合同附件或谈判依据。

2.合同文本的起草与审核

*优先使用标准合同文本：企业应针对常用业务类型制定标准合同范本，标准范本需经法务部门审核，以确保其合法性和规范性，同时也能提高效率。

*合同条款的严谨性与完备性：合同文本应结构清晰，条款明确。核心条款如当事人信息、标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等必须完整、具体、无歧义。特别是违约责任条款，应具有可操作性，避免笼统约定“依法承担违约责任”。

*合同审核的多级把关：建立业务部门初审、法务部门（或外聘法律顾问）专业审核、财务部门复审（关注付款方式、税务条款等）、管理层终审的多级审核机制。审核人员应签署明确的审核意见，对审核发现的风险点提出修改建议。

3.合同的审批与签署

*规范审批流程：根据合同的级别和金额，按照企业既定的审批权限和流程进行报批，确保决策的合规性。

*签署环节的控制：合同签署前，应再次核对合同文本与审批定稿版本是否一致。法定代表人或授权委托人应在授权范围内签署合同。对方签字盖章时，应核实签字人的授权委托书及印章的真实性。

4.合同的履行与跟踪

*履约计划与交底：合同签署后，业务部门应制定履约计划，将合同主要条款、履行节点、注意事项等向相关执行人员进行交底。

*动态跟踪与记录：建立合同履约台账，定期跟踪合同履行情况，包括己方义务的履行、对方义务的履行、款项支付、货物交付、发票开具等。对履行过程中的重要节点、变更、沟通记录等，应形成书面文件并妥善保管。

*合同变更与解除管理：如因客观情况变化需变更或解除合同，应与对方协商一致，并签订书面的变更或解除协议，履行相应的审批和签署程序。

*风险预警与应对：在履约过程中，如发现对方可能违约或出现其他风险迹象，应及时报告并采取应对措施，如发函催告、暂停履行、保全证据等。

5.合同的结算与纠纷处理

*规范结算流程：财务部门应依据合同约定和履约情况办理款项支付、结算等手续，严格审核相关凭证。

*纠纷的及时处理：合同发生纠纷时，业务部门应立即与法务部门沟通，共同分析原因，制定应对方案。优先通过友好协商解决；协商不成的，根据合同约定选择仲裁或诉讼方式解决。在处理过程中，要注意证据的收集、固定和保全。

6.合同的归档与后评估

*合同档案的规范管