FR-WI-08-21 退换货处理流程 A03.docVIP

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深圳XXX新材料股份有限公司

惠州市XXX实业有限公司

惠州市XX实业有限公司

文件编号：FR-WI-08-21

版本号：A/03

文件密级：秘密

文件名称

退换货处理流程

页码：第PAGE1页共NUMPAGES\*Arabic2页

部门会签（请根据文件内容填写涉及到的部门或科）

部门

人力资源部

采购部

工程中心

生产及设备科

签名

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部门

计划及储运科

品质部

市场部

安全部

签名

/

修改履历

版次

生效日期

修改说明

A/00

2020.01.15

新增文件

A/01

2024/05/25

版本升级

A/02

2024.07.18

文件模版升级

A/03

2025.10.25

文件升级，细化退换货流程

编写

审核

批准

签名

日期

目的：

为规范客户退换货管理流程，明确各部门职责与权限，明确退货责任与损失金额等情况，确保每批退货都能及时、妥善的处理，特制订此规定。

二、产品退货要求及退货范围：

2.1产品一经售出,无正当理由,一律不准退换货。

2.2因特殊情况需要退换货的产品必须在保质期10%时间内退货，超出规定时间的不予退换货。

2.3需要退换货产品箱体必须干净整洁无破损情况，整箱、桶未开封不影响二次销售的产品。箱体、桶表面脏乱、破损、开封过的产品一律不予退换货。

2.4由于经营不善超期积压、鼠咬、破损、过期、临期产品我公司不予退换货。

2.5因经质量问题确认确实存在质量问题的如：净含量不达标、产品内有杂质、漏洒、非人为故意损坏包装的产品、产品标识不清晰，由市场负责人填写《退货申请》单，上报品质部批复同意后方可办理退换货。

2.6因本公司产品在政府监管部门监督检查中存在安全隐患、质量问题等引起的不合格产品，由市场负责人填写《退换货申请单》，上报总经理批复同意后方可退换货。

2.7因公司销售订单开具错误，未按客户提交的订货产品、数量、规格等产品信息下单并发货等原因引起的退换货，由市场负责人填写《退换货申请单》，上报部门经理批复同意后方可退换货。

2.8因客户重复下单并发货等原因引起的退货情况，由市场负责人填写退换货申请单，上报部门经理批复同意后方可退换货。

2.9因特殊情况退货客户经公司市场人员与客户沟通好具体情况后，确实因特殊原因终止业务的经销商客户，由市场负责人填写退货申请单，上报部门经理批复同意后方可退货。

2.10由于公司出现错误情况产生退换货的由公司承担退货运费及损失，因客户出现错或其他情况产生退货的由客户承担运费及损失。

三、产品退换货流程、职责

3.1客户提出退换货申请前，需跟公司市场业务负责人员沟通退换货情况及退换货原因，确认符合退换货要求的，填写退货申请单。

3.2市场业务负责人员确定退换货原因后，在3个工作日内拍照取证等传到公司相关部门认证，确认符合退换货要求的，在客户提交退换货申请单上签字回传给市场人员或下一步流程负责人。

3.3品质人员根据市场业务人员传回的“退换货申请单”，在2个工作日核对货物信息情况是否属实并备案存档，在确认信息无误后签字提交销售部经理审批。

3.4市场经理根据客户“退换货申请单”提报的退换货情况确认是否属于退换货范围或特殊情况达成一致等情况，给予签字批复，写明同意或驳回意见，根据批复意见情况市场业务人员驳回回传。

3.5市场人员员根据“退货申请单”经理批复意见，通知市场业务负责人安排物流发货或其他事宜，传给公司财务部备案，报送公司领导批复的退换货申请单给仓库接收退货。市场人员接收到仓库回传“退货接收单”品质部“退换货检验报告”后存档并报送公司财务部。

3.6仓库收到市场公司“退换货申请单”后审查其内容,根据市场人员给出的“退换货接收单”内容接收退换货，未收到业务人员开具的退换货申请单的货物一律不允许收货，若仓管员擅自接受退换货将追究其责任。凡写明因质量问题退换货的，仓库人员联系品质部对退货进行检验。

3.7非质量问题产生的退换货情况，公司财务部根据“退货申请单”及“退货接收单”情况核算损失，通知市场负责人收回开具销售发票或其他收货发票信息并要求客户退回如不能退回的在客户货款中扣除其费用后退款。

3.8品质部根据退换货申请单内容在检验后开具检验结论，仓库人员并根据品质部检验结果情况分别入库存储。

3.9品质部根据检验结果裁定产品流向结果，并根据出具“退换货申请单”，报送产业公司财务部核算损失费用。

3.10公司财务根据“退换货申请单”核算货款、挂账、市场费用、发票信息等费用情况，核算无误后将核算信息数据、金额回传市场部。

3.11市场人员根据财务部出具的退换货费用核算信息回传给市场业务负责人，经业务负责人与