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文件名
签名备案管理规程
编号：XX(GL)-A0-002
颁发部门
质量管理部
分发部门
□QM□RD□PD□HR□SD□LA□FD
制定人：
日期：
审核人：
日期：
审核人：
日期：
审核人：
日期：
审核人：
日期：
批准人：
日期：
受控/非受控：
生效日期：
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目的：规范公司全体员工手写签名的备案和管理，保证GMP相关的活动和数据归属至人，确保GMP相关记录的真实性、准确性、一致性、可追溯性。
职责：1.人事行政部负责本文件的起草、修订，确保人员签名符合本文件要求；指导员工完成签名备案。
2.GMP相关部门和人员按本文件规定执行。
3.质量管理部负责监督本文件的执行。
范围：适用于公司GMP相关部门和人员的手写签名备案和管理，GMP相关文件和记录的手写签字。
内容：
1、签名要求
1.1签名备案要求
1.1.1公司所有GMP相关部门人员需要完成公司员工签名的备案工作。
1.1.2签名备案的GMP相关部门人员包括人事行政部、质量管理部、生产技术部、研发部、销
售部等部门GMP相关人员，GMP无关部门或人员无需进行签名备案。
1.2签名管理要求
1.2.1GMP相关人员应按照备案的签名进行文件和记录的签名。
1.2.2签名时应本人签字，任何人不得模仿他人笔迹、替代他人签他人姓名。
1.2.3如果签名人员不在公司，临时受权、接替职责、履行工作的人员应签自己姓名。
1.2.4文件和记录应签中文全名，国外工作人员或国外文件记录等特殊情况可签英文全名。
1.2.5签名使用的笔按照《文件控制程序》、《记录控制程序》执行。
1.2.6签名笔迹应工整、易于辨识，字迹应清晰、书写牢固。
2、签名流程
2.1新员工入职报到三个工作日内，人事行政部向新员工发《签名备案表》，指导新员工完成签名备案工作。
2.2《签名备案表》中应填写中文全名、英文全名、入职日期、备案日期等。
2.3中文全名、英文全名应分别签三遍，分别书写最楷体字样、最潦草字样和最正常的字样。
3、签名保存
3.1人事行政部将《签名备案表》原件放入个人档案，发质量管理部复印件或扫描件。
3.2员工《签名备案表》原件保存期限同个人档案保存期限。
相关文件
《文件控制程序》（XX-001）
《记录控制程序》（XX-006）
相关记录
《签名备案表》(JL-XX(GL)-004-001)
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