外用文件管理制度(3篇).docxVIP

第1篇

第一章总则

第一条为加强公司外用文件的管理，确保文件安全、高效、规范地使用，提高工作效率，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有外用文件的管理，包括但不限于合同、协议、报告、函件、通知等。

第三条外用文件管理应遵循以下原则：

1.安全性原则：确保文件在传输、使用、保管等环节的安全；

2.规范性原则：文件格式、内容、流程等应符合国家法律法规和公司规定；

3.效率性原则：简化文件流转程序，提高文件处理速度；

4.责任性原则：明确文件管理责任人，落实文件管理责任。

第二章文件分类与编号

第四条外用文件根据其性质、用途和重要性分为以下类别：

1.一类文件：涉及公司核心商业秘密、重要决策和重大事项的文件；

2.二类文件：涉及公司一般商业秘密、重要事项的文件；

3.三类文件：涉及公司一般事务性工作的文件。

第五条外用文件应按照公司文件编号规则进行编号，编号格式为“年份+部门简称+序号”。

第三章文件制作与审核

第六条文件制作应遵循以下要求：

1.文件内容应真实、准确、完整；

2.文件格式应符合公司规定；

3.文件用语应规范、准确、简洁。

第七条文件制作完成后，应经相关部门负责人审核，确保文件内容、格式、流程等符合要求。

第四章文件传递与使用

第八条文件传递应采取以下方式：

1.电子邮件：适用于一般性文件传递；

2.传阅：适用于需要多人阅读的文件；

3.邮寄：适用于需要保密的文件。

第九条文件使用应遵循以下规定：

1.使用人应妥善保管文件，防止丢失、损坏；

2.使用人不得擅自复制、泄露文件内容；

3.使用完毕后，应及时将文件退回文件管理部门。

第五章文件归档与销毁

第十条文件归档应遵循以下要求：

1.归档文件应按照类别、编号、时间等顺序排列；

2.归档文件应完整、清晰、易于查阅；

3.归档文件应定期进行整理、鉴定。

第十一条文件销毁应遵循以下规定：

1.对于无保存价值的文件，应按照国家法律法规和公司规定进行销毁；

2.销毁文件前，应经相关部门负责人审批；

3.销毁文件时，应采取有效措施，确保文件内容不被泄露。

第六章责任与奖惩

第十二条文件管理责任人应负责文件的制作、审核、传递、使用、归档、销毁等工作。

第十三条对违反本制度的行为，公司将视情节轻重给予相应处罚，包括但不限于警告、记过、降职、辞退等。

第十四条对在文件管理工作中表现突出的个人和集体，公司将给予表彰和奖励。

第七章附则

第十五条本制度由公司文件管理部门负责解释。

第十六条本制度自发布之日起施行。原有相关规定与本制度不一致的，以本制度为准。

第2篇

一、总则

为加强公司外用文件的管理，确保文件的安全、完整和有效使用，提高工作效率，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于公司所有外用文件的管理，包括但不限于合同、协议、报告、函件、图纸、资料等。

三、文件分类

1.保密文件：涉及公司商业秘密、技术秘密、客户信息等，需严格控制访问权限。

2.内部文件：公司内部使用的文件，包括内部通知、会议纪要、工作计划等。

3.公开文件：对外公开的文件，如产品说明书、宣传资料等。

四、文件管理职责

1.文件管理部门：负责公司外用文件的管理工作，包括文件的收集、整理、归档、借阅、回收等。

2.文件使用部门：负责本部门外用文件的使用，确保文件的安全、完整和有效使用。

五、文件管理流程

1.文件收集：文件管理部门负责收集各部门提交的外用文件，并进行分类整理。

2.文件归档：将收集到的文件按照分类要求进行归档，确保文件有序存放。

3.文件借阅：文件使用部门需填写借阅申请，经文件管理部门批准后，方可借阅文件。

4.文件使用：文件使用部门在使用文件时，应遵守以下规定：

（1）严格按照文件用途使用，不得擅自更改文件内容；

（2）妥善保管文件，防止丢失、损坏或泄露；

（3）使用完毕后，及时归还文件。

5.文件回收：文件使用完毕后，应及时归还文件，文件管理部门负责回收文件。

六、文件保密与安全

1.保密文件：文件使用部门应严格控制保密文件的访问权限，确保文件安全。

2.文件使用人员：文件使用人员应具备相应的保密意识，不得将文件泄露给无关人员。

3.文件损坏与丢失：文件损坏或丢失时，文件使用部门应及时报告文件管理部门，并采取措施进行修复或补充。

七、监督检查

1.文件管理部门定期对文件管理情况进行检查，确保文件管理的规范性和有效性。

2.各部门应积极配合文件管理部门的监督检查工作。

八、奖惩措施

1.对在文件管理工作中表现突出的部门和个人，给予表彰和奖励。

2.对违反文件管理规定的部门和个人，给予批评教育或处罚。

九、附则

1.本制度由公司文件管理部门负责解释。

2.本制度自发布之