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单位档案管理制度

引言

档案作为单位历史活动的原始记录，承载着单位发展的脉络与智慧，是维护单位历史真实面貌、保障各项工作有序开展的重要依据。为规范本单位档案管理工作，确保档案的真实、完整、安全和有效利用，依据国家相关法律法规及行业规范，结合本单位实际，特制定本制度。全体人员须认真学习，严格遵守。

第一章总则

一、目的与依据

本制度旨在建立科学、系统的档案管理体系，明确档案管理职责，规范档案收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等各环节工作，提升档案管理水平，充分发挥档案在单位决策、运营、历史研究等方面的价值。制定依据包括《中华人民共和国档案法》及国家、地方关于档案管理的其他相关规定。

二、适用范围

本制度适用于单位内部所有部门及全体员工在各项工作中形成的，具有保存价值的各种形式和载体的档案材料，包括但不限于纸质文件、电子文档、声像资料、实物等。

三、基本原则

档案管理工作遵循以下原则：

1.真实性原则：档案内容必须真实反映单位各项活动的客观情况。

2.完整性原则：确保归档材料的齐全、系统，避免残缺遗漏。

3.安全性原则：采取有效措施，保障档案实体与信息的安全，防止失泄密、损毁和丢失。

4.可利用性原则：在安全保密的前提下，优化档案整理与检索，便于合理利用。

5.规范化原则：档案管理各环节工作均应符合统一的标准和规范。

第二章档案管理机构与职责

一、管理机构设置

单位档案工作实行统一领导、分级管理的体制。

1.单位负责人对档案工作负总责，将档案工作纳入单位整体发展规划和年度工作计划。

2.综合管理部门（或指定专门部门，下同）为档案工作的归口管理部门，负责统筹、协调、指导和监督全单位的档案工作。

3.各业务部门应指定专人（兼职档案员）负责本部门形成档案的初步收集、整理、保管和定期向综合管理部门移交。

二、档案管理部门职责

综合管理部门档案管理岗位承担以下主要职责：

1.贯彻执行国家及上级有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善本单位档案管理制度及实施细则。

2.负责对各部门档案工作进行业务指导和培训。

3.接收、征集、整理、鉴定、保管、统计单位各类档案及相关资料。

4.编制档案检索工具，开发档案信息资源，为单位各项工作提供档案利用服务。

5.负责档案库房的日常管理与维护，确保档案安全。

6.组织开展档案的编研、展览、宣传等工作。

7.按规定办理档案的销毁手续。

8.负责电子档案的接收、著录、存储、备份和安全管理。

三、各部门及人员职责

1.各部门负责人：督促本部门人员做好文件材料的形成、积累和规范整理，确保应归档材料的完整与及时移交。

2.兼职档案员：负责本部门日常工作中形成的应归档文件材料的收集、初步分类、整理、装订，并在规定时间内移交至综合管理部门。协助档案管理部门开展相关工作。

3.全体员工：在工作中形成的具有保存价值的文件材料，应主动交本部门兼职档案员或直接交档案管理部门，不得私自留存、销毁或据为己有。

第三章档案的收集与整理

一、档案收集范围

凡是在单位各项工作中直接形成的，反映单位职能活动和历史面貌，具有查考利用价值的各种文字、图表、声像、电子数据、实物等不同形式的历史记录，均属归档范围。主要包括：

1.单位设立、变更、发展过程中的各类审批文件、登记证照、章程、决议等。

2.单位对外行文、内部管理制度、工作计划、总结、报告、会议纪要等。

3.各项业务活动中形成的合同协议、项目资料、调研材料、统计报表等。

4.财务、人事、物资管理等方面的凭证、账簿、报表等。

5.重要的声像资料（照片、录音、录像等）及实物档案（奖杯、奖牌、证书等）。

6.与单位相关的上级文件、外来函件等。

7.其他具有保存价值的文件材料。

二、归档要求

1.归档时间：

*文书档案一般应在次年上半年完成上一年度文件材料的归档工作。

*项目档案在项目完成后三个月内完成归档。

*会计档案在会计年度终了后，由会计机构暂保管一年，期满后移交档案管理部门。

*其他专门档案应根据其特点，在办理完毕或告一段落后及时归档。

2.归档材料质量：

*归档的文件材料应齐全、完整、准确、系统。

*文件材料应为原件，复印件须注明原件保管处或经相关负责人签字确认其效力。

*手续完备，格式规范，字迹清晰，符合长期保存要求（不宜使用易褪色的书写材料）。

*电子文件应连同其元数据一并归档，并确保其真实性、完整性、可用性和安全性。

三、档案整理

档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

1.分类：按照档案的形成规律、内容性质和单位实际情况，确定统一的分类方案，如年度-机构