行政工作管理审批流程手册.docVIP

行政事务管理审批流程手册

前言

为规范企业内部行政事务管理，明确审批权责，提高工作效率，保证行政资源合理配置，特制定本手册。本手册涵盖行政事务审批的通用流程、操作规范及表单模板，适用于企业各部门及全体员工，旨在通过标准化流程保障行政事务有序开展。

一、适用范围与常见应用场景

本手册适用于企业日常运营中各类行政事务的审批管理，主要包括但不限于以下场景：

（一）日常办公类

办公用品（含文具、耗材、设备配件等）采购与领用

办公设备（电脑、打印机、投影仪等）维修申请

内部通讯（固话、网络、企业等）服务开通与变更

（二）资源管理类

会议室、工位、车辆等企业资源预订与使用

固定资产（办公家具、电器等）申领与调拨

外部场地（如展会场地、培训教室）租赁申请

（三）费用支出类

行政费用报销（含办公费、差旅费、招待费等）

预付款项申请（如供应商预付款、服务费预付）

福利采购（节日礼品、员工福利品等）

（四）用印与证明类

企业公章、合同章、财务章等印章使用申请

工作证明、在职证明、收入证明等开具申请

二、行政事务审批全流程操作指南

行政事务审批遵循“谁发起、谁负责，逐级审核、权责清晰”原则，全流程分为6个环节，具体操作

（一）环节1：发起申请——明确需求，提交材料

操作主体：申请人（部门员工或需求部门接口人）

操作步骤：

确认需求类型：根据具体事务（如办公用品采购、会议室预订等），判断是否属于需审批事项，核对《行政事务审批权限表》（见注意事项部分）确认审批层级。

准备申请材料：

填写《行政事务审批表》（通用模板见第三章），详细说明申请事项、需求明细、预算金额、使用目的等；

附件材料：根据事务类型补充必要证明（如采购需附《采购需求清单》，维修需附《设备故障说明》，费用报销需附发票、消费明细等）。

提交申请：通过企业OA系统或线下纸质版提交至部门负责人处，保证信息填写完整、附件齐全。

关键点：材料不完整或信息模糊将导致审批退回，需提前确认需求细节。

（二）环节2：部门审核——把关需求，确认合理性

操作主体：申请人所在部门负责人

操作步骤：

审核需求必要性：结合部门工作计划与预算，判断申请事项是否符合部门实际需求，是否存在重复申请或资源浪费。

审核材料完整性：检查《审批表》及附件是否填写规范、数据准确（如采购数量与预算匹配、费用报销发票合规等）。

审批意见：在OA系统或纸质表单中签署意见，明确“同意”“不同意”或“补充说明后同意”，并反馈至申请人。

若“不同意”，需注明理由并退回申请人调整；

若“补充说明”，需明确补充材料清单，申请人完善后重新提交。

关键点：部门负责人需对本部门行政需求负直接责任，避免盲目审批。

（三）环节3：行政部门复核——专业审核，统筹资源

操作主体：行政部门（行政部/综合管理部）指定审核人

操作步骤：

合规性审核：检查申请事项是否符合公司行政管理制度（如采购流程是否合规、用印申请是否符合规定等）。

资源匹配审核：

对于资源类申请（如会议室、车辆），查询系统确认资源可用性，协调冲突需求；

对于采购类申请，核对库存情况（如办公用品是否有库存），避免重复采购；

对于费用类申请，审核预算是否在部门年度预算额度内，超预算需说明理由。

审批意见：签署“同意”“不同意”或“转报上级审批”意见，反馈至申请人及下一审批环节。

若涉及跨部门协调或资源冲突，需主动沟通解决方案。

关键点：行政部门需统筹全局资源，保证行政事务高效、合规推进。

（四）环节4：领导审批——权限审批，最终确认

操作主体：根据审批权限划分，由分管行政领导、总经理或指定负责人审批

审批权限示例（可根据企业实际调整）：

金额≤5000元：行政部门负责人审批；

5000元＜金额≤20000元：分管行政副总审批；

金额＞20000元：总经理审批；

重大事项（如资产报废、场地租赁）：总经理办公会集体审批。

操作步骤：

审批核心依据：重点审核事项的战略匹配性、预算合理性及风险可控性（如大额支出需评估成本效益）。

签署意见：在权限范围内明确“同意批准”“否决”或“重新申报”，并说明理由。

流转反馈：审批通过后，将《审批表》流转至行政部门执行环节；若否决，退回申请人并告知结果。

关键点：领导审批需基于前序环节审核意见，不得越权审批或推诿责任。

（五）环节5：执行与反馈——落地实施，跟踪进度

操作主体：行政部门（执行）、申请人（配合）

操作步骤：

任务分配：行政部门根据审批结果，指定专人负责执行（如采购专员下单、行政助理预订会议室）。

执行反馈：

常规事项（如办公用品领用）：执行完成后1个工作日内通知申请人领取；

周期性事项（如设备维修、场地租赁）：每2个工作日向申请人同步进度，完成后确认验收。

结果归档：将执行结果（如采购合同、维修记录、场地使用确认单）与《审批表》一并存档。

关键点：执行需在承