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物业服务合同管理规范模板

一、总则

1.1目的与依据

为规范物业服务合同的订立、履行、变更、解除、终止及归档等全过程管理，明确各相关方的权利与义务，保障业主、物业服务企业（以下简称“物业企业”）的合法权益，维护物业管理区域的正常秩序，提高物业服务质量与效率，依据《中华人民共和国民法典》、《物业管理条例》及相关法律法规，结合本单位实际情况，特制定本规范。

1.2适用范围

本规范适用于本单位所管理的各类物业服务合同（包括前期物业服务合同、普通物业服务合同、专项服务合同等）的管理活动。本单位各相关部门及参与合同管理的所有人员均应遵守本规范。

1.3基本原则

1.3.1合法合规原则：合同的订立、履行等全过程必须遵守国家法律法规及行业规范。

1.3.2平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上协商一致订立合同。

1.3.3公平诚信原则：合同内容应公平合理，双方应恪守诚实信用，履行约定义务。

1.3.4权利义务对等原则：合同双方的权利与义务应相互对应，平衡合理。

1.3.5全程管理原则：对合同的策划、订立、履行、变更、终止、归档等环节实施全过程动态管理。

二、合同的订立

2.1前期准备与策划

2.1.1项目调研与需求分析：在合同订立前，应组织对物业管理项目的基本情况、业主或使用人的需求、周边同类项目情况等进行充分调研与分析，明确服务目标与定位。

2.1.2服务标准与内容确定：根据调研结果，结合相关法规及行业标准，拟定详细的物业服务内容、质量标准、服务频次及考核办法。

2.1.3预算编制与成本测算：依据确定的服务内容与标准，进行合理的成本测算，编制物业服务预算，作为确定物业服务费用的基础。

2.1.4合作方评估与选择（如适用，指选聘物业服务企业时）：对于需要通过招标等方式选聘物业企业的项目，应制定科学的选聘方案，明确投标人资格条件、评审标准等，对潜在合作方的资质、业绩、信誉、专业能力等进行综合评估。

2.2合同文本的拟定与审核

2.2.1合同文本的选用与拟定：应优先选用行业主管部门发布的示范文本，并结合项目具体情况进行补充和完善。自行拟定合同文本的，内容应全面、严谨、明确。

2.2.2合同核心条款：合同文本应至少包含以下核心条款：

a)合同双方当事人的基本信息；

b)物业项目的基本情况（名称、位置、建筑面积等）；

c)物业服务的范围、内容与服务标准；

d)物业服务期限；

e)物业服务费用的标准、收取方式、支付时间；

f)物业专项维修资金的管理与使用（如适用）；

g)双方的权利与义务；

h)物业服务质量的考核与评估办法；

i)违约责任；

j)合同的变更、解除与终止条件及程序；

k)不可抗力；

l)争议解决方式；

m)合同附件及其他约定事项。

2.2.3内部审核：合同文本拟定完成后，应提交法务部门（或法律顾问）、财务部门、物业管理专业部门等进行审核，确保合同内容合法合规、条款严谨、权责清晰、风险可控。

2.2.4审批流程：审核通过的合同文本，应按照单位内部规定的审批权限和流程进行报批。

2.3合同的谈判与签署

2.3.1谈判：合同双方应基于公平、诚信的原则进行充分沟通与谈判，对合同条款达成一致意见。重要合同的谈判应有法务、财务及专业技术人员参与。

2.3.2签署：合同文本经双方协商一致并履行完毕内部审批程序后，由法定代表人或其授权委托的代理人签署，并加盖单位公章。涉及重大利益的合同，可根据需要进行公证或鉴证。

三、合同的履行

3.1履行过程中的监控与管理

3.1.1合同交底：合同签署后，合同管理部门应及时向相关执行部门及人员进行合同交底，明确合同主要内容、履行要点、双方权利义务、违约责任及注意事项。

3.1.2日常巡查与记录：物业管理部门应建立日常巡查机制，对照合同约定的服务标准，对物业服务质量进行定期或不定期检查，并做好书面记录，作为履约评估和费用支付的依据。

3.1.3信息沟通与反馈：建立畅通的合同双方沟通机制，及时通报合同履行情况，对履行过程中出现的问题进行协商处理，重要沟通内容应形成书面记录。

3.1.4费用支付管理：财务部门应根据合同约定及履约情况，严格审核物业服务费用的支付申请，确保费用支付与服务质量、进度相匹配。

3.2服务质量的监督与评估

3.2.1定期评估：应按照合同约定或内部管理制度，定期（如每季度、每半年或每年）对物业服务企业的履约情况、服务质量进行综合评估，评估结果应书面通知对方，并作为后续合作、合同变更或奖惩的依据。

3.2.2业主满意度调查：定期组织业主满意度调查，广泛听取业主或使用人的意见和建议，将调查结果作为服务质量评估的重要参考。

3.2.3问题整改与跟踪：对评估和检查中发现的问题，应向物业服务企业发出书面整改通知，明确整改内