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采购申请审批流程标准化模板成本控制实用版
一、适用范围与应用场景
日常办公物资（如文具、耗材）采购申请；
生产原材料、设备备件等生产性物资采购；
低值易耗品、固定资产（如单价5000元以下设备）采购；
服务类采购（如IT运维、咨询服务等）。
通过标准化流程，明确各环节职责，保证采购需求合理、预算可控、审批高效，避免盲目采购和资源浪费。
二、标准化操作流程详解
1.采购申请发起
责任主体：需求部门申请人（如部门专员/主管）
操作内容：
当部门因工作需要产生采购需求时，申请人需填写《采购申请审批表》（模板见第三部分），详细填写采购项目名称、规格型号、数量、预估单价、预算总价、用途说明、期望交付时间等信息；
对于生产性物资或大额采购（如预算总价超5000元），需附《采购需求说明》，详细阐述采购必要性（如替代旧设备、提升效率等）及成本初步测算依据；
提交前需确认采购项目已纳入部门月度/季度预算，若为预算外采购，需注明“预算外”并说明紧急原因及资金来源（如部门机动经费、专项申请等）。
2.部门内部审核
责任主体：需求部门负责人（如部门经理）
操作内容：
部门负责人收到申请后，1个工作日内完成审核，重点关注：
（1）采购需求是否与部门工作计划匹配，是否符合必要性原则；
（2）预估数量、规格是否合理，是否存在过度采购（如办公用品按季度申领而非月度）；
（3）预算总价是否在部门预算额度内，预算外采购的资金来源是否合规；
审核通过后，在审批表中签署“同意”及姓名、日期；若审核不通过，需注明“不同意”并书面反馈申请人修改原因。
3.预算与成本初审
责任主体：财务部门专员
操作内容：
财务部门收到申请后，1个工作日内完成预算与成本初审，重点关注：
（1）申请项目是否纳入公司年度/季度预算，预算额度是否充足；
（2）预估单价、总价是否符合历史采购价格或市场公允价格（可通过历史数据库、电商平台比价参考）；
（3）对于预算外采购，确认资金来源审批手续是否齐全（如需总经理审批的预申请单）；
审核通过后，在审批表中签署“预算合规”及姓名、日期；若发觉预算不足或价格异常，需退回申请人并标注“建议优化采购方案”（如调整数量、选择替代型号等）。
4.采购部门复核与成本控制评估
责任主体：采购部门主管
操作内容：
采购部门收到申请后，2个工作日内完成复核与成本控制评估，重点关注：
（1）采购项目的技术参数、规格要求是否明确，是否存在模糊描述（如“优质办公用品”需改为“A4纸80g/500张/包”）；
（2）开展市场比价（至少2家供应商报价，或参考合格供应商库价格），评估预估价格的合理性，必要时要求申请人补充供应商报价单；
（3）对于重复性采购项目（如每月固定采购的耗材），检查是否可通过长期协议供应商降低成本；
复核通过后，在审批表中签署“建议采购”及成本控制建议（如“建议选择A供应商，较预算节省5%”）；若需调整采购方案，与申请人沟通后修改申请内容。
5.分级审批决策
责任主体：按采购金额划分审批人
操作内容：
小额采购（预算总价≤5000元）：由采购部门主管审批，签署“同意采购”后流转至采购执行岗；
中额采购（5000元＜预算总价≤50000元）：由分管采购副总审批，采购部门主管审核通过后提交，1个工作日内完成审批；
大额采购（预算总价＞50000元）：由总经理审批，需附《采购成本专项评估报告》（含比价记录、成本节约分析、供应商资质摘要），3个工作日内完成审批；
审批通过后，审批人在审批表中签署姓名、日期；若审批不通过，标注原因并退回至采购部门重新发起。
6.采购执行与结果反馈
责任主体：采购部门执行岗、需求部门申请人
操作内容：
采购执行岗收到审批通过的申请后，1个工作日内联系供应商确认订单（明确交付时间、质量标准、付款方式等），签订采购合同（金额超1万元需签订正式合同）；
供应商交付物资后，需求部门申请人需在1个工作日内验收，核对数量、规格、质量是否符合要求，验收合格后在《采购验收单》上签字确认；
采购执行岗将验收单、发票、采购申请审批表等资料整理归档，同步反馈财务部门安排付款；
采购完成后3个工作日内，采购部门需在OA系统或采购管理模块中记录实际采购成本（含运费、税费等），与预算对比分析差异原因（如市场价格波动、规格调整等），形成《采购成本差异分析表》存档。
三、采购申请审批表（模板）
基本信息
申请部门
申请人
*
申请日期
年月日
采购项目名称
规格型号/服务内容
单位
数量
预估单价（元）
预算总价（元）
资金来源
□部门预算□预算外（请注明：_________________）
期望交付时间
年月日
采购用途说明
（需详细阐述必要性，如“替换故障打印机，保障日常办公”）
附件清单
□《采购需求说明》□供应商报价单（至少2家）
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