公司会议策划与执行标准流程.docVIP

公司内部会议策划与执行标准流程

一、适用场景与价值定位

本标准流程适用于公司内部各类常规会议及专项会议的组织与实施，包括但不限于：部门例会、项目启动会、跨部门协调会、工作总结会、专题研讨会等。通过规范会议全流程管理，明确各环节职责分工，可有效提升会议效率、保障会议目标达成、减少资源浪费，同时保证会议信息传递准确、行动项落地可追溯，为公司高效协作提供标准化支撑。

二、会前策划筹备阶段

（一）会议需求发起与审批

需求提出：由会议发起人（部门负责人或项目负责人）填写《会议申请表》（详见模板一），明确会议名称、目的、预期成果、建议时间/地点、核心参会人员范围等关键信息，提交至部门负责人审批。

需求审核：部门负责人重点审核会议必要性、目标清晰度及资源需求（如会议室、设备、预算等），签字确认后报至行政部（或会议统筹部门）备案。

（二）会议方案细化与资源协调

确定会议基本信息：行政部根据审批通过的《会议申请表》，与发起人确认最终会议时间（优先选择工作日9:00-17:00，避开午休及下班前1小时）、地点（根据参会人数选择会议室，优先配置投影、麦克风等基础设备）、参会人员名单（明确主持人、主讲人、记录人及必要列席人员）。

制定会议议程：发起人需提前2个工作日完成《会议议程表》（详见模板二），明确各议题内容、时长、负责人及讨论目标，保证议程逻辑清晰、重点突出（单个议题建议不超过30分钟，总时长控制在原定计划±15分钟内）。

资源与物料准备：

行政部负责预订会议室（提前1天确认设备可用性）、准备会议物资（如白板、马克笔、便签纸、饮用水、投影仪等）；

发起人/主讲人需提前准备会议材料（PPT、数据报表、方案文档等），并于会前1个工作日发送至行政部汇总，由行政部统一分发至参会人员（或提前至公司共享平台）。

（三）会议通知发布

通知内容：至少包含会议名称、时间、地点/线上、议程、参会人员、需提前阅读的材料、联系人及联系方式。

发布渠道与时间：通过公司内部通讯工具（如企业钉钉）发布正式通知，提前2个工作日送达参会人员，重要会议（如战略会、跨部门协调会）需电话补充提醒关键参会人。

三、会中组织执行阶段

（一）会前准备与签到

现场布置：行政部提前30分钟到达会议室，调试设备（投影、麦克风、灯光等），摆放物资（桌签按“职务从高到低”或“部门分组”排列，饮用水置于每人座位右侧），检查室温、通风情况。

人员签到：参会人员入场时，在《会议签到表》（详见模板三）上签字确认（线上会议需通过会议工具“签到”功能或群内接龙统计），记录人核对参会人员与名单是否一致，如有缺席或替会，及时向主持人反馈。

（二）会议进程控制

开场（5分钟内）：主持人宣布会议开始，重申会议目标、议程及时长规则，提醒参会人员将手机调至静音，明确记录人职责。

议程执行：

按议程顺序逐项推进，主讲人需严格控制发言时间，避免偏离议题；

主持人需适时引导讨论，对冗长发言或争议话题及时打断（可使用“该议题剩余5分钟，请聚焦核心结论”等话术），保证会议高效；

鼓励参会人员积极发言，重要观点需记录人实时记录（可使用会议纪要模板，详见模板四）。

临时动议处理：如需新增临时议题，需经主持人及多数参会人员同意，且新增议题总时长不超过原计划20%。

（三）会议总结与收尾

成果确认：主持人对各议题结论进行总结，明确已达成共识的事项、待解决问题及下一步行动方向。

行动项明确：对需跟进的任务，当场明确“任务描述、负责人、完成时限”（可同步记录至《行动项跟踪表》，详见模板五），保证责任到人。

散会提醒：主持人宣布会议结束，提醒记录人1个工作日内完成纪要整理，行政部协助整理会议室（关闭设备、回收物资、恢复桌椅原位）。

四、会后跟进落实阶段

（一）会议纪要撰写与分发

纪要内容要求：记录人需在会后24小时内完成《会议纪要》，内容包括会议基本信息（时间、地点、参会人）、核心议程、讨论要点、已达成结论、行动项（负责人、时限）及附件（如会议材料、投票结果等），要求语言简洁、数据准确、结论清晰。

审核与分发：纪要完成后提交至主持人审核，确认无误后，于会后1个工作日内发送至所有参会人员及相关部门抄送，并同步至公司知识库存档。

（二）行动项跟踪与反馈

责任落实：行动项负责人需根据纪要要求按时完成任务，并在截止日期前1天向记录人反馈进度（如遇延期需提前说明原因及预计完成时间）。

跟踪机制：记录人每周更新《行动项跟踪表》，对逾期未完成的任务及时提醒，重大行动项需在下次相关会议中汇报进展。

（三）会议效果评估与复盘

常规会议：每季度由行政部汇总各会议《行动项完成率统计表》（详见模板六），分析会议效率及行动项落地情况，向管理层汇报。

重要会议：会后3个工作日内，由发起人组织核心参会人员召开简短复盘会，总结本次会议的优点与不足（如议程合理性、时间控制、决策效