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企业采购审批流程与合规管理模板

一、适用范围与应用场景

本模板适用于各类企业（含制造业、服务业、商贸企业等）的日常采购活动管理，覆盖物料采购（办公用品、生产原材料、设备等）、服务采购（咨询、外包、维修等）及工程采购（小型装修、设施改造等）场景。根据采购金额、品类风险差异，可适配小额高频采购（如单笔5000元以下办公用品）与大额专项采购（如单笔50万元以上固定资产）的审批需求，同时满足企业内控合规、审计追溯及反商业贿赂管理要求。

二、采购审批全流程操作指南

（一）需求发起与申请

需求提出：采购需求部门（如行政部、生产部）根据业务需求，填写《采购申请表》，明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、用途、交付时间及供应商建议（若有）。

注意：预估金额需包含税费、运费等所有相关费用，预算不足时需同步提交《预算调整申请》。

部门初审：需求部门负责人（如行政部经理）审核采购需求的合理性（如是否符合部门年度计划、数量是否必要），签字确认后提交至采购部。

（二）预算与合规性核查

预算确认：采购部收到申请后，首先通过财务系统核对采购项目是否在预算额度内，预算科目是否匹配。

若预算充足：进入下一流程；

若预算不足：需求部门需补充说明资金来源（如成本列支、专项追加），由财务部复核后报分管领导审批。

合规性审查：采购部核查采购内容是否符合企业《采购管理制度》及国家相关法规（如涉及进口物品需确认海关编码、关税政策；涉及特种设备需确认生产许可资质）。

（三）供应商选择与洽谈

供应商寻源：

小额采购（如单笔5000元以下）：可从《合格供应商名录》中选择至少2家供应商进行询价，或通过电商平台（如企业采购平台）比价；

大额采购（如单笔5万元以上）：需启动招标或竞争性谈判流程，邀请不少于3家合格供应商参与，保留比价记录、招标文件及谈判纪要。

资质审核：对候选供应商的营业执照、相关资质证书（如ISO认证、行业准入许可）、经营业绩、信誉度进行审核，保证供应商具备履约能力。

价格洽谈：采购专员与供应商洽谈价格、交付周期、付款方式、售后服务等条款，形成《供应商报价对比表》及《采购洽谈纪要》。

（四）合同拟定与审核

合同起草：采购部根据洽谈结果，使用企业《标准采购合同模板》拟定合同，明确标的物详情、价格条款（含税率）、交付时间地点、验收标准、违约责任、争议解决方式等核心内容。

合同审核：

采购部负责人审核合同条款与采购需求的一致性；

法务部审核合同合规性（如法律条款效力、知识产权归属、风险规避）；

财务部审核付款条件、发票类型、税务处理等财务相关条款。

审核通过后，由采购部、需求部门、法务部、财务部负责人签字确认。

（五）分级审批与执行

根据采购金额及风险等级，实行分级审批（示例）：

小额采购（≤5万元）：采购部负责人→需求部门分管领导→财务部备案；

大额采购（5万-50万元）：采购部负责人→需求部门分管领导→财务负责人→总经理；

重大采购（＞50万元或战略品类）：采购部负责人→需求部门分管领导→财务负责人→总经理→董事会/决策委员会。

审批完成后，采购部向供应商下达《采购订单》，并跟踪生产/备货进度，保证按期交付。

（六）验收与入库

到货验收：物品/服务送达后，由需求部门、采购部、仓库（如涉及实物）共同验收：

实物采购：核对数量、规格、质量（如需可送检），填写《验收单》，注明“合格”“不合格”或“待处理”；

服务采购：对照服务标准（如咨询报告、维修记录）验收，由需求部门负责人签字确认服务完成情况。

不合格处理：若验收不合格，采购部需在2个工作日内通知供应商退换货或整改，保留沟通记录及整改后的验收报告。

入库登记：验收合格后，仓库管理员办理实物入库手续，更新库存台账；服务类采购需将验收单、发票等单据交财务部归档。

（七）付款结算

单据提交：采购部收集《采购申请表》《合同》《验收单》《发票》（增值税专用发票需验证真伪）等全套单据，填写《付款申请表》。

付款审批：财务部审核单据完整性、金额准确性、付款条件是否达成，按审批权限报相关领导签字（参照分级审批标准）。

资金支付：审批通过后，财务部通过银行转账/电汇等方式付款，付款后3个工作日内将付款凭证复印件反馈至采购部归档。

三、核心流程配套表单模板

（一）采购申请表

申请部门

申请日期

采购编号

申请人

联系电话

预算科目

采购物品/服务明细

规格型号

单位

采购用途

□日常办公□生产制造□项目研发□维修保养□其他：__________

供应商建议（若有）

名称：____________________联系人：____________________电话：____________________

部门负责人意见

签字：____________________日期：________________