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书面报告敬语

请示、报告、通知通告等公文写法

常用公文写作格式与技巧

（一）下行文种的写法

１、通知

通知是党政公文下行文中适应性最

广、使用频率最高的一个文种。通知适

用于转批下级机关的公文，转发上级机

关和不相隶属机关的公文，传达要求下

级机关办理和需要有关单位周知或者执

行的事项，任免人员。

通知的结构由标题、正文、落款和

附件四部分构成。

通知的标题有三种形式：（1）发文

机关名称+事由+文种，如苏州大学关于

召开XXX会议的通知。（2）事由+文种，

如，关于放暑假的通知。（3）特殊情况

下形成的通知，标题要注明性质，在文

种前加上“紧急”、“补充”、“联合”、“转

发”、“批转”、“印发”等字样。

通知的正文由开头、主体和结尾三

部分构成：（1）开头用一自然段简明交

待通知形成的缘由和根据。（2）主体简

要叙述通知的事项。（3）结尾另起段写

明通知执行要求，常用“以上通知，望

认真执行”、“特此通知。”“本通知自发

布之日起实行”等习惯用语表示。

制发各类通知是为了解决实际问

题，这就要求在通知的写作上要主题明

白显露、文字简明扼要、结构先总后分，

使人一目了然。

2、通报

通报是“表彰先进、批评错误、传

达重要精神或情况”时使用的文种。通

报的类型有四种：

（1）用于表扬好人好事的，称“表

彰性通报”；

（2）用于批评错误的，称“批评性

通报”；

（3）用于传达情况的，称“情况性

通报”；

（4）用于传达上级指示精神的，称

“指导性通报”。

通报是用典型事实教育干部群众

的，因此通报的事情应当是具有先进的

代表性或具有反面代表性的人和事以及

能给人以启迪和警省作用的典型事件。

只有选这样的材料进行通报，才能起到

教育大家、鼓舞一片、警戒八方的作用。

通报中的议说，必须是通报中典型

事实的延伸，褒贬的尺度、结论的分寸、

今后的工作意见都是典型事实的引发，

不能牵强附会。

3、会议纪要

会议纪要是用于记载、传达会议情

况和议定事项。会议纪要按内容可分为

三类：第一类是日常办公会议纪要；第

二类是指示性会议纪要，即对某一重要

方面的工作综合整理的会议纪要；第三

类是讨论型会议纪要，主要是对某一重

大理论、实践课题进行研讨的会议所使

用的一种纪要，它具有参考性，不具有

指挥性。

一次工作会议，涉及问题很多，在

写会议纪要时，必须抓住会议所集中讨

论的几个主要问题，形成纪要的中心，

切不可面面俱到。

一次工作会议在具体讨论中必然会

产生几种不同意见，不能把这些意见都

纳入会议纪要，而应该根据会议的宗旨，

分析综合各种意见，集中反映符合会议

中心要求的多数人一致意见，同时，也

要注意吸收少数人正确的意见。对反映

会议中心议题的正确意见，可采用“会

议听

取了”、“会议讨论了”、“会议研究

了”“会议认为”、“会议决定”等提法，

加以集中概括，简明扼要地反映出来。

（一）上行文种的写法

1、请示

请示是向上级机关请求指示、批准

时使用的一种上行文种。请示要坚持一

文一事。即一份请示只能向上级请示批

准一个问题，以便上级及时、专一地进

行处理；请示的主送机关也只能是一个，

不能多头请示。请示的内容由三部分构

成：

（1）开头部分写请示的缘由或背

景，要求写得充分而又简明；

（2）主体部分写请求的事项，要求

写得实际、合理、明确、简要；

（3）结尾部分写希望、要求，可以

使用以下惯用语，如：“妥否，请批示”

或“当否，请批示”或“以上请示，望

予审批”或“以上意见，如无不妥，请

批转XXX执行”等。

2、报告

报告是向上级机关汇报工作、反映

情况、提出建议、回复上级机关的询问

或要求时使用的一种文种。

报告与请示虽同属于上行文，但两

者有着严格的区别：