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企业采购流程管理标准手册

一、手册概述

（一）编制目的

为规范企业采购行为，明确采购各环节职责分工，提高采购效率与透明度，降低采购成本，防范合规风险，保障生产经营活动有序开展，特制定本手册。

（二）适用范围

本手册适用于企业各部门（含子公司、分支机构）的所有采购活动，涵盖生产物料、办公用品、服务类（如咨询、维修）、固定资产等各类采购场景。

（三）基本原则

合规性：严格遵守国家法律法规及企业内部管理制度，保证采购流程合法合规。

效益性：通过充分的市场调研与比价，实现“质优价廉”的采购目标，控制成本支出。

透明性：采购过程公开透明，关键环节（如供应商选择、价格确定）留痕可追溯。

责任性：明确各部门及岗位在采购流程中的责任，避免推诿扯皮。

二、采购全流程操作规范

（一）需求识别与申请

操作目标：准确识别采购需求，保证需求合理、预算可控。

责任部门：需求部门（如生产部、行政部、项目部）、采购部、财务部。

操作步骤：

需求提报：需求部门根据生产经营计划或实际需要，填写《采购申请单》（模板见第三章），注明物料/服务名称、规格型号、数量、用途、预计到货日期、预算金额等信息，部门负责人签字确认。

需求初审：采购部收到申请后，重点核对需求的合理性（如是否重复采购、是否属于紧急采购）、规格参数是否清晰、预算是否符合年度预算计划，必要时与需求部门沟通确认。

预算审核：财务部对采购申请中的预算金额进行审核，保证支出在部门预算范围内，超预算需提交分管领导审批。

审批生效：采购申请经需求部门负责人、采购部、财务部、分管领导（按采购金额分级审批）签字后，视为需求审批通过，采购部启动下一环节。

（二）供应商寻源与评估

操作目标：筛选合格供应商，建立优质供应商资源池，保证采购来源稳定可靠。

责任部门：采购部、需求部门、质检部（如涉及物料质量）。

操作步骤：

供应商寻源：

公开采购：通过企业官网、采购平台、行业媒体等发布采购公告，邀请潜在供应商参与。

邀请采购：针对技术复杂或金额较大的采购项目，由采购部从《合格供应商名录》中选取3家及以上合格供应商发出邀请。

紧急采购：因生产经营急需无法进行公开或邀请采购的，需经总经理审批后，从历史合作供应商或市场快速寻源，事后补充说明原因。

资质审核：供应商需提供以下资料（复印件加盖公章）：营业执照、相关行业资质证书（如ISO认证、3C认证）、法定代表人身份证明、近三年类似业绩证明、质量保证文件等。采购部审核资质真实性，不符合要求的供应商直接淘汰。

样品测试/方案评审（如适用）：

物料采购：需求部门或质检部对供应商提供的样品进行质量测试，出具《样品测试报告》。

服务采购：需求部门对供应商提交的实施方案进行评审，保证方案满足需求。

供应商评估：采购部组织成立评估小组（含采购、需求、技术、财务人员），从价格、质量、交期、服务、信誉、合作稳定性等维度对供应商进行评分（评分标准见《供应商评估表》模板），选取综合得分最高的候选供应商。

名录更新：评估合格的供应商纳入《合格供应商名录》，采购部定期（每半年）对名录内供应商进行复评，淘汰不合格供应商。

（三）采购订单下达

操作目标：明确采购细节，保证供应商按订单要求履约。

责任部门：采购部、需求部门、财务部。

操作步骤：

订单制作：采购部根据审批通过的《采购申请单》及供应商报价，制作《采购订单》，注明订单编号、供应商信息、物料/服务名称规格、数量、单价、总价、交付时间、交付地点、付款方式、质量标准、违约责任等关键条款，经采购部负责人审核。

订单确认：采购部将《采购订单》发送给供应商，要求供应商在2个工作日内确认回复。如有异议，双方协商一致后修改订单；无异议则签字盖章回传。

订单分发：确认后的《采购订单》分发至需求部门（用于收货）、财务部（用于付款）、仓库（用于入库），原件由采购部存档。

（四）合同签订与审批

操作目标：通过法律约束明确双方权利义务，防范合同风险。

责任部门：采购部、法务部、财务部、分管领导、总经理。

操作步骤：

合同起草：单次采购金额达到[具体金额，如5万元]（或涉及长期合作、定制化服务）时，采购部需根据《采购订单》及双方协商结果，起草《采购合同》（模板见第三章），合同条款需包括但不限于：双方主体信息、标的物详情、价格与支付、交付与验收、违约责任、争议解决方式等。

合同审核：

法务部审核合同条款的合法性、严谨性，重点排查法律风险点（如违约责任是否明确、知识产权归属等）。

财务部审核付款方式、发票类型等财务相关条款是否符合企业财务制度。

需求部门审核技术参数、交付标准等是否满足需求。

合同审批：审核通过后，按合同金额分级审批（如10万元以下由分管领导审批，10万元以上由总经理审批），最终由双方法定代表人或授权代表签字盖章生效。

合同存档：采购部将合同原件、审批文件、订单等资料整