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客户信息管理系统资料录入操作指南

一、适用范围与工作目标

本指南适用于企业客户信息管理系统中各类客户资料的标准化录入工作，涵盖销售部门新增客户、市场部门潜在客户信息归档、客服部门客户资料更新等场景。通过规范化的资料录入流程，保证客户信息的完整性、准确性和一致性，为后续客户分层管理、销售跟进、数据分析及服务优化提供可靠数据支撑，助力企业提升客户资源利用效率与业务协同能力。

二、资料录入详细操作流程

（一）前置准备：登录系统与权限确认

系统登录：操作人员需使用企业统一分配的账号及密码登录客户信息管理系统，首次登录建议修改初始密码并开启二次验证（如动态令牌），保证账户安全。

权限核验：进入系统后，核对个人操作权限是否包含“客户资料录入”功能模块。若权限不足，需联系系统管理员开通相应权限（如仅可录入“潜在客户”或“已成交客户”等特定类型）。

（二）进入录入模块：选择客户类型

定位功能入口：登录系统后，在主菜单栏选择“客户管理”→“资料录入”，进入客户信息录入界面。

选择客户分类：根据客户当前状态，选择对应的客户类型（单选按钮/下拉菜单），常见类型包括：

潜在客户：尚未建立合作意向但有初步接触的客户；

意向客户：明确表达合作需求，处于商务洽谈阶段的客户；

成交客户：已完成签约或订单的客户；

合作伙伴：长期合作的供应商、渠道商等非终端客户；

流失客户：曾合作但终止合作关系的客户（需标注流失原因）。

（三）填写核心信息：必填项与关键字段

根据客户类型，系统将自动展示对应的信息录入表单，以下为通用必填项及关键字段说明（带“*”为必填）：

1.客户基础信息

客户名称：企业客户需填写工商注册全称（如“科技有限公司”），个人客户需填写真实姓名（如“先生/女士”），避免简称或简称（如“*总”不可作为客户名称）；

客户类型*：对应第二步选择的分类（潜在/意向/成交等），不可修改；

所属行业*：从系统预设行业库中选择（如“制造业-计算机、通信和其他电子设备制造业”“服务业-软件和信息技术服务业”），若行业库无对应选项，可手动填写后提交至系统管理员审核补充；

客户来源*：选择客户获取渠道（如“展会推广”“线上广告”“客户转介绍”“主动拜访”“合作伙伴推荐”等），需明确具体来源（如“2023年行业展会”）；

联系人信息*：

姓名：与客户名称对应的联系人真实姓名（如“经理”“总监”）；

职位：联系人在企业中的职务（如“采购经理”“总经理”）；

联系方式：手机号码需为11位有效号码（示例格式：13X–，仅作格式参考，禁止填写真实号码）；

邮箱：工作邮箱（如“xxxcompany”，若客户未提供可填“未提供”）；

号：若通过沟通，需填写号（非必填，但建议补充以方便后续跟进）。

2.客户扩展信息（根据类型选填）

企业规模（企业客户必填）：员工人数（如“50-100人”）、年营业额（如“1000-5000万元”）、成立时间（如“2018-05-10”）；

客户需求（意向/成交客户必填）：简要描述客户核心需求（如“采购办公自动化软件”“寻求物流运输合作”），可关联具体产品/服务名称；

合作历史（成交/流失客户必填）：首次合作时间、最近合作时间、累计合作金额（如“2022-01-01至2023-12-31，累计50万元”）；

流失原因（流失客户必填）：从预设原因中选择（如“价格过高”“服务不达标”“竞争对手替代”“自身业务调整”）并补充说明。

（四）附件资料：补充证明材料

附件类型：支持与客户相关的证明文件，包括但不限于：

企业客户：营业执照扫描件（加盖公章）、法人身份证复印件、资质证书（如ISO认证、行业准入许可）；

个人客户：身份证扫描件（客户授权后）、名片照片；

合作客户：合同关键页扫描件、订单截图、验收单据。

要求：

单个文件大小不超过10MB，支持格式为PDF、JPG、PNG（建议PDF格式以保证清晰度）；

文件命名需规范，如“公司-营业执照-2023.pdf”“*-身份证-2023.jpg”；

后需在系统内关联至对应客户信息，避免遗漏。

（五）信息校验与提交

完整性检查：“表单校验”按钮，系统自动检测必填项是否为空、格式是否正确（如手机号位数、日期格式），若存在异常，弹出提示并定位至对应字段修改。

提交审核：校验通过后，“提交”按钮，系统根据预设流程自动流转至审核人（如销售主管、客户经理主管）。若无需审核（根据权限配置），则直接保存至客户库。

审核反馈：若审核不通过，系统将驳回并注明原因（如“客户名称需填写全称”“联系电话格式错误”），操作人员需在24小时内修改并重新提交。

（六）后续跟踪：录入信息更新与维护

信息同步：客户资料录入完成后，系统自动同步至“客户跟进”模块，销售人员需在3个工作日内完成首次跟进，并在跟进记录中补充客户最新动态（如“客户对产品报