纸质文件资料管理制度(3篇).docxVIP

第1篇

第一章总则

第一条为加强公司纸质文件资料的管理，确保文件资料的安全、完整和有效利用，提高工作效率，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有纸质文件资料的收集、整理、归档、借阅、销毁等环节。

第二章文件资料的分类与编号

第三条文件资料分为以下类别：

1.行政文件：公司内部行政命令、通知、公告等；

2.事务文件：公司内部事务性文件，如会议记录、报告、请示等；

3.合同文件：公司与外部单位签订的各类合同；

4.技术文件：公司技术资料、产品说明书、图纸等；

5.财务文件：公司财务报表、凭证、审计报告等；

6.人力资源文件：员工档案、薪酬福利、培训记录等。

第四条文件资料按照类别进行编号，编号格式为“类别编号-年份-序号”。

第三章文件资料的收集与整理

第五条文件资料的收集应确保完整、准确、及时。各部门应指定专人负责文件资料的收集工作。

第六条收集的文件资料应按照类别、编号进行整理，并填写《文件资料登记表》。

第七条文件资料整理后，应进行初步审核，确保文件内容真实、合法、有效。

第四章文件资料的归档

第八条文件资料归档前，应进行分类、整理、编号，并填写《文件资料归档登记表》。

第九条归档的文件资料应按照《档案室管理规定》的要求，存放在档案室。

第十条归档的文件资料应定期进行清理，对已失效的文件资料进行销毁。

第五章文件资料的借阅

第十一条文件资料的借阅需填写《文件资料借阅申请表》，经部门负责人批准后方可借阅。

第十二条借阅文件资料时，应妥善保管，不得擅自涂改、损坏或丢失。

第十三条借阅文件资料应在规定时间内归还，如需延长借阅期限，应重新办理借阅手续。

第六章文件资料的销毁

第十四条文件资料销毁前，应进行鉴定，确认无保存价值。

第十五条文件资料销毁应按照《档案销毁管理规定》执行，并由专人监督。

第十六条销毁的文件资料应填写《文件资料销毁登记表》。

第七章附则

第十七条本制度由公司办公室负责解释。

第十八条本制度自发布之日起施行。

第八章监督与考核

第十九条公司应定期对文件资料管理制度执行情况进行检查，对违反制度的行为进行严肃处理。

第二十条对在文件资料管理工作中表现突出的个人或部门给予表彰和奖励。

通过以上制度，旨在规范公司纸质文件资料的管理，提高工作效率，保障公司运营的顺利进行。

第2篇

第一章总则

第一条为加强公司纸质文件资料的管理，确保文件资料的安全、完整和有效利用，提高工作效率，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有纸质文件资料的收集、整理、保管、借阅、销毁等各个环节。

第二章文件资料的分类与编号

第三条文件资料分为以下几类：

1.行政文件：公司内部行政管理、决策、会议纪要等文件；

2.技术文件：产品设计、工艺流程、操作规程等文件；

3.合同文件：与公司业务相关的各类合同、协议等；

4.会计文件：财务报表、凭证、账簿等；

5.人力资源文件：员工招聘、培训、考核、薪酬等文件；

6.其他文件：不属于以上类别的其他文件。

第四条文件资料应按照分类进行编号，编号规则如下：

1.行政文件：行政类文件编号为“行+年份+序号”；

2.技术文件：技术类文件编号为“技+年份+序号”；

3.合同文件：合同类文件编号为“合+年份+序号”；

4.会计文件：会计类文件编号为“会+年份+序号”；

5.人力资源文件：人力资源类文件编号为“人+年份+序号”；

6.其他文件：其他类文件编号为“其+年份+序号”。

第三章文件资料的收集与整理

第五条文件资料的收集应遵循以下原则：

1.完整性：收集的文件资料应完整无缺，不得遗漏；

2.及时性：收集文件资料应尽快完成，确保信息及时传递；

3.准确性：收集的文件资料应准确无误，避免错误信息传递。

第六条文件资料的整理应按照以下要求进行：

1.分类整理：按照文件资料分类进行整理，确保分类清晰；

2.编号归档：对整理好的文件资料进行编号，并归档；

3.标签标注：在文件资料封面或侧面标注文件名称、编号、类别等信息；

4.按时更新：定期对文件资料进行更新，确保信息的时效性。

第四章文件资料的保管与借阅

第七条文件资料的保管应遵循以下规定：

1.安全保管：文件资料应存放在安全的地方，防止丢失、损坏或泄露；

2.分级保管：根据文件资料的重要性和保密程度，实行分级保管；

3.定期检查：定期对文件资料进行检查，确保文件资料的安全和完整。

第八条文件资料的借阅应遵循以下程序：

1.借阅申请：借阅人需填写借阅申请单，注明借阅文件名称、编号、用途等信息；

2.领导审批：借阅申请需经部门负责人或上级领导审批；

3.借阅登记：借阅人应登记借阅信息，包括借阅时间、归还时间等；

4.及时归