公司制度与流程合规性审查工具.docVIP

公司制度与流程合规性审查工具模板

一、工具应用背景与适用场景

本工具旨在系统化、标准化公司内部制度与流程的合规性审查工作，保证各项规定符合法律法规、行业监管要求及公司内部治理原则。适用于以下场景：

新制度/流程发布前：对拟出台的制度文件进行合规性预审，避免内容冲突或违规风险；

现有制度/流程定期复审：每年度或半年度对现行制度进行全面合规性梳理，保证与最新法规、政策同步；

监管机构检查应对：针对外部监管（如市场监管、税务、人社等部门）提出的合规要求，快速梳理相关制度并进行自查整改；

业务模式/组织架构调整时：因业务拓展、部门合并或职能变更，需对涉及的业务流程及配套制度进行合规性适配审查；

重大风险事件处置后：针对已发生的合规风险事件，复盘相关制度漏洞并推动修订完善。

二、合规性审查标准操作流程

（一）审查准备阶段

明确审查范围与目标

根据审查场景（如新制度发布、定期复审等），确定需审查的制度/流程清单（可参考《公司制度目录》），明确审查重点（如数据安全、劳动用工、财务报销等高风险领域）；

设定审查目标（如“保证新制度符合《劳动合同法》及公司《员工手册》规定”“识别现有采购流程中的合规漏洞”等）。

组建审查工作组

核心成员：合规专员（牵头）、法务专员、相关业务部门负责人（如涉及人力资源制度需人力资源部负责人参与）；

外部支持：必要时邀请外部律师或行业顾问提供专业意见（如涉及新业务领域或复杂法规解读）。

收集审查依据文件

汇总最新版法律法规（如《公司法》《数据安全法》《反不正当竞争法》等）、行业监管规定（如金融行业《商业银行合规风险管理指引》）、公司内部制度（如《公司章程》《基本管理制度》）、过往合规审查记录等，形成《合规审查依据清单》。

（二）文件收集与初步梳理

获取制度/流程文件

从制度管理部门或业务部门获取待审查的制度文本（含电子版及纸质版）、流程图（如用Visio绘制）、配套表单等资料；

核对文件版本号、生效日期、审批记录，保证使用最新有效版本。

文件分类与标记

按制度层级（如公司级、部门级）、业务领域（如行政、财务、人力资源）对文件分类；

初步标记可能存在合规风险的重点条款（如涉及“禁止性规定”“免责条款”“员工义务”等内容的条款）。

（三）逐项合规性审查

对照《合规审查依据清单》，对制度/流程文件的每一条款进行合规性判断，重点关注以下维度：

审查维度

审查要点

合法性

条款内容是否符合法律法规的强制性规定（如劳动制度中的“试用期约定”是否符合《劳动合同法》第19条）；是否存在与上位法冲突的无效条款（如“公司可随意调整员工岗位”违反“变更劳动合同需协商一致”原则）。

合规性

是否符合行业监管政策（如电商平台的“用户数据收集”是否符合《个人信息保护法》要求）；是否满足公司内部治理规范（如“费用报销流程”是否经过财务部、审计部会签）。

适用性

条款内容是否与公司实际业务匹配（如“生产安全制度”是否覆盖车间作业场景）；是否存在“制度空转”（如流程未明确责任部门、操作步骤）。

一致性

同类制度间是否存在冲突（如《采购管理制度》与《合同管理制度》对供应商审批权限的规定是否一致）；新旧制度修订后是否同步废止旧条款并明确过渡期安排。

可操作性

条款是否明确责任主体、执行标准、时限要求（如“投诉处理机制”需明确受理部门、处理时限、反馈渠道）；是否存在模糊表述（如“尽快处理”“酌情处理”）。

审查输出：对每一条款标注“合规”“不合规”“需优化”结论，并记录具体问题点（如“第5.2条‘员工离职可随时办理’违反《劳动合同法》第37条，需明确‘需提前30日书面通知’”）。

（四）问题汇总与风险评估

编制《合规性审查问题清单》

汇总所有“不合规”“需优化”条款，明确：

制度名称及条款编号；

问题描述（含违反的依据条款）；

风险等级（高：可能面临行政处罚、重大经济损失或声誉损害；中：存在合规隐患，需限期整改；低：表述不清晰，可优化但不构成直接风险）；

整改建议（如“修订条款内容”“补充操作指引”“增加审批环节”）。

风险评估与优先级排序

组织审查工作组对问题清单进行集体讨论，结合风险等级、整改难度、业务影响等因素，确定整改优先级（如高风险问题立即整改，中风险问题15个工作日内完成，低风险问题纳入季度优化计划）。

（五）整改跟踪与闭环管理

反馈整改要求

向制度编写部门/业务部门出具《合规审查意见通知书》，附《合规性审查问题清单》，明确整改内容、及时限、责任人（如“人力资源部需于2024年X月X日前修订《员工考勤制度》第3.1条，并提交合规部复核”）。

整改复核与确认

整改期限届满后，审查工作组对修订后的制度文件进行复核，确认问题是否有效解决；

复核通过后，在《合规审查意见通知书》中标注“整改闭环”，并更新《公司制度合规性台账》；

若整改不达标，退回并要