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外贸公司出口流程标准操作手册

前言

本手册旨在规范本公司出口业务操作流程，确保各环节衔接顺畅、责任明确，最大限度降低操作风险，提高工作效率与客户满意度。本手册适用于公司所有涉及出口业务的部门及人员，自发布之日起执行。各相关人员应认真学习并严格遵照执行。

第一章前期准备与客户开发

1.1市场调研与目标客户定位

业务部门应根据公司战略及产品特性，进行目标市场分析，包括当地市场需求、竞争格局、政策法规、文化习俗等。基于调研结果，明确目标客户群体特征，制定针对性的客户开发策略。

1.2客户开发渠道与初步接洽

*渠道拓展：积极利用行业展会、B2B平台、搜索引擎优化、社交媒体营销、商会资源、老客户转介绍等多种渠道开发潜在客户。

*初步沟通：获取客户信息后，及时进行初步接洽，了解客户基本需求、采购意向、经营规模及信誉状况。沟通时应专业、礼貌，展现公司良好形象。

*建立客户档案：为每位潜在客户及成交客户建立详细档案，记录其联系方式、沟通历史、需求特点、订单记录等信息，动态更新。

1.3产品报价与样品管理

*报价依据：根据产品成本、国内费用、国际运费（如适用）、预期利润及市场行情，结合客户所要求的贸易术语（如FOB,CIF等）进行报价。

*报价单制作：报价单应包含产品名称、规格型号、数量、单价、总价、贸易术语、付款方式、交货期、包装条款等核心信息，并注明报价有效期。

*样品寄送：若客户要求样品，应确认样品费及快递费承担方式。样品寄出前需经质检部门确认符合要求，并拍照存档。随样品附上产品说明及报价单。

第二章合同磋商与签订

2.1贸易条款磋商

在初步报价基础上，与客户就以下核心条款进行详细磋商并达成一致：

*价格条款：最终成交价格及价格调整机制（如有）。

*贸易术语：明确采用的INCOTERMS?规则（如FOBShanghai,CIFRotterdam等），清晰界定买卖双方责任、费用与风险划分。

*付款方式：根据客户信誉、合作阶段及金额大小，选择合适的付款方式，如T/T（电汇）、L/C（信用证）、D/P等，并明确具体细节（如T/T的预付比例、尾款支付条件；L/C的开证行、有效期、议付行等）。

*产品细节：包括但不限于产品规格、质量标准、数量、颜色、包装要求（内包装、外包装、唛头）。

*交货期：明确具体的交货时间节点。

2.2合同签订

*合同形式：优先采用公司标准合同文本。如客户坚持使用其合同版本，业务部门需仔细审核所有条款，必要时寻求法务支持，确保公司权益不受损害。

*合同内容：合同应清晰、完整地体现双方磋商一致的所有条款，特别是品名、规格、数量、价格、贸易术语、付款方式、交货期、违约责任、争议解决方式等关键信息。

*签署与存档：合同经双方授权代表签署并加盖公司公章（或合同专用章）后生效。正本合同应妥善存档，副本分发给相关执行部门。

第三章合同履行前的准备

3.1信用证审核与处理（如适用）

*催证：在合同约定的开证时间前，提醒客户及时开立信用证。

*审证：收到信用证后，业务部门会同财务部门（或单证员）严格审核信用证条款是否与合同一致，包括受益人名称地址、商品描述、金额、贸易术语、付款期限、单据要求、交单期、有效期及有效期地点等。重点关注软条款。

*改证：如发现信用证条款与合同不符或存在无法执行的“软条款”，应立即通知客户修改信用证，并确保在发货前收到可接受的修改件。

3.2备货与生产安排

*下达生产/采购指令：业务部门根据合同及信用证要求（如有），向生产部门（或采购部门）下达详细的生产通知单（或采购订单），明确品名、规格、数量、质量标准、包装要求、交货时间。

*生产/采购跟踪：业务部门需密切跟踪生产进度（或采购进度），确保按时按质完成备货。

*质量检验：在货物生产/采购完成后，由质检部门（或指定人员）按照合同及相关标准进行检验，合格后方可安排出货。检验结果需有书面记录。

3.3包装与标识

*包装要求：严格按照合同及客户要求进行包装，确保货物在运输过程中的安全。同时考虑运输方式及目的国对包装材料的特殊规定（如木质包装需熏蒸证明）。

*唛头制作：唛头应清晰、准确，符合合同及信用证要求（如有）。若无特别要求，可使用公司标准唛头。

3.4出口许可证及相关文件办理（如适用）

*根据产品特性及出口目的国要求，提前办理必要的出口许可证、商检通关单（出口法定检验商品）、熏蒸证书、原产地证（如CO,FORMA,FORME等）等官方文件。

第四章国际物流安排

4.1货代选择与订舱

*货代选择：根据运输条款（FOB/CIF等）、货物特性、目的港、时效要求及成本等因素，选择信誉良好、服