ERP系统作业流程及岗位责任管理制度.docxVIP

ERP系统作业流程及岗位责任管理制度

一、总则

（一）制度目的

为建立标准化、规范化的ERP系统运行管理体系，明确各模块作业流程、岗位权限与责任边界，保障系统数据真实、准确、完整，提升企业资源协同效率与决策科学性，结合企业实际制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于企业内部所有使用ERP系统的部门及人员，涵盖财务、采购、销售、库存、生产、人力资源等核心模块，覆盖系统管理员、模块操作员、数据审核员、部门负责人等相关岗位。

（三）核心原则

权责对等原则：按“岗位适配权限、权限对应责任”分配系统操作权限，杜绝越权操作。

流程闭环原则：所有业务操作遵循“发起-录入-审核-归档”闭环流程，确保数据可追溯。

数据合规原则：严格遵守数据录入、修改、删除的规范要求，保障数据真实性与安全性。

协同高效原则：明确跨模块、跨部门协作流程，打破信息壁垒，提升作业效率。

二、组织架构与岗位设置

（一）ERP管理组织架构

ERP项目领导小组：由总经理担任组长，财务总监、运营总监为副组长，各部门负责人为成员，统筹系统战略规划、重大问题决策与资源调配。

ERP运维小组：由IT部门牵头，配备系统管理员、数据库管理员、模块运维专员，负责系统日常维护、权限管理、故障处理与操作培训。

业务操作团队：各部门指定模块操作员、数据审核员，负责本部门ERP业务录入、审核与数据核对。

（二）核心岗位设置与权限

岗位

所属部门

核心权限

责任边界

系统管理员

IT部门

系统配置、权限分配、用户管理、日志审计、故障排查

不得参与业务数据录入与审核，仅负责系统技术支撑

数据库管理员

IT部门

数据备份、恢复、优化、安全防护

严禁擅自修改业务数据，数据操作需双人复核并留存记录

模块操作员

各业务部门

对应模块基础数据录入、单据创建、信息查询

对录入数据的真实性、准确性负责，及时反馈系统问题

数据审核员

各业务部门

对应模块单据审核、数据校验、异常驳回

对审核结果负责，确保单据合规、数据无误后流转

部门负责人

各业务部门

本部门ERP业务最终审批、数据汇总分析

监督本部门操作规范执行，承担部门级数据质量责任

三、ERP系统核心作业流程

（一）通用作业流程（全模块适用）

数据录入规范：

操作员按业务实际情况录入数据，必填字段不得遗漏，数据格式（日期、金额、编码）需符合系统要求；

录入完成后自查数据准确性，提交前预览核对，确保无错别字、漏填项。

审核流转流程：

graphLR

A[操作员录入数据/创建单据]--B[操作员提交审核]

B--C[数据审核员校验数据合规性]

C--合规--D[部门负责人最终审批]

C--不合规--E[驳回操作员修改]

E--A

D--F[系统自动归档/同步至相关模块]

数据修改与删除流程：

已提交未审核的数据：操作员可自行修改或删除，修改后需重新提交审核；

已审核归档的数据：需提交《ERP数据变更申请表》，经部门负责人、ERP运维小组审批后，由系统管理员协助修改，修改过程全程留痕。

（二）核心模块专项作业流程

1.采购管理模块

作业环节

责任岗位

操作流程

时间要求

采购申请

需求部门操作员

录入采购物料名称、规格、数量、预算，提交审核

业务发起后24小时内完成

采购审批

需求部门负责人+采购部审核员

审核采购需求合理性、预算合规性

收到申请后12小时内完成

订单创建

采购部操作员

录入供应商信息、采购单价、交货期，生成采购订单

审批通过后8小时内完成

入库对接

仓库操作员

收到货物后，录入入库数量、质检结果，与采购订单关联

货物到库后4小时内完成

发票结算

财务操作员

录入发票信息，与采购订单、入库单匹配，发起付款申请

收到发票后24小时内完成

2.销售管理模块

作业环节

责任岗位

操作流程

时间要求

订单录入

销售部操作员

录入客户信息、产品规格、订单数量、交货地址，提交审核

签订销售合同后8小时内完成

订单审批

销售部负责人

审核订单价格、信用额度、交货期可行性

收到订单后4小时内完成

出库安排

仓库操作员

根据已审批订单生成出库单，录入出库数量、批号

交货前24小时内完成

收款结算

财务操作员

录入收款信息，与销售订单关联，更新客户回款状态

收到款项后12小时内完成

3.库存管理模块

作业环节

责任岗位

操作流程

时间要求

期初建账

仓库操作员+财务审核员

录入初始库存数据，财务审核确认

系统上线前完成

日常出入库

仓库操作员

按采购入库、销售出库、生产领用等业务，录入出入库数据

业务发生后2小时内完成

库存盘点

仓库操作员+财务监盘员

每月底开展实地盘点，录入盘点结果，与系统数据核对

每月最后1个工