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公司数据管理制度

一、总则

在当今数字化时代，数据已成为公司核心的战略资产，是驱动业务创新、提升运营效率、保障决策科学性的关键要素。为规范公司数据的采集、存储、使用、共享、备份与销毁等全生命周期管理，确保数据的真实性、准确性、完整性、保密性、可用性和合规性，保护公司及相关方的合法权益，特制定本制度。

本制度适用于公司内部所有部门及全体员工，以及代表公司执行公务的外部人员或合作单位。任何涉及公司数据的活动，均须遵循本制度的规定。

公司数据管理遵循以下基本原则：

1.统一领导，分级负责：公司对数据管理工作进行统一规划和领导，各部门在其职责范围内负责具体的数据管理与应用。

2.数据驱动，服务业务：数据管理应紧密结合业务需求，以提升业务价值和管理效能为目标。

3.安全优先，合规运营：将数据安全置于首位，严格遵守相关法律法规及行业规范，确保数据处理活动合法合规。

4.标准规范，全程管控：建立并执行统一的数据标准和管理流程，对数据全生命周期进行有效管控。

5.权责明确，追溯可查：明确数据管理各环节的责任主体，确保数据操作行为可审计、可追溯。

二、数据分类与分级

为实现对数据的精细化管理和有效保护，公司需对数据进行科学合理的分类与分级。

（一）数据分类

数据分类应根据公司业务特点和管理需求进行，旨在便于数据的识别、组织、检索和应用。常见的分类维度包括但不限于：

*业务领域：如市场数据、销售数据、财务数据、人力资源数据、产品数据、运营数据等。

*数据来源：如内部系统生成数据、外部采购数据、用户反馈数据、合作伙伴共享数据等。

*数据结构：如结构化数据（数据库表、Excel表格等）、非结构化数据（文档、图片、音视频等）、半结构化数据（XML、JSON等）。

*数据用途：如经营决策数据、业务运营数据、客户服务数据、研发设计数据等。

公司数据管理部门应牵头制定并定期修订公司统一的数据分类体系，各部门可在此基础上结合自身需求进行细化。

（二）数据分级

数据分级主要依据数据的敏感程度、重要性以及一旦泄露、损坏或滥用可能造成的影响程度进行。通常可分为以下几个级别（具体定义和划分标准需公司根据实际情况细化）：

*公开级数据：可对公司内外公开披露，泄露后不会对公司造成任何负面影响的数据。

*保密级数据：涉及公司核心业务信息、商业秘密或敏感个人信息，泄露后将对公司造成严重影响或损失的数据。

*高度保密级数据：涉及公司最高核心机密，泄露后将对公司造成灾难性影响的数据。

数据分级是实施差异化安全管控策略的基础。各部门应根据数据分级标准，对所管理的数据进行级别评定，并报数据管理部门备案。

三、数据生命周期管理

数据生命周期管理涵盖从数据产生或采集开始，历经存储、处理、传输、使用、共享、归档直至销毁的完整过程。

（一）数据采集与录入

数据采集应遵循准确性、完整性、及时性和合规性原则。

*明确数据采集责任部门和责任人。

*规范数据采集渠道和方法，确保数据来源合法可靠。

*对录入数据进行校验，避免错误和重复数据。

*涉及个人信息的采集，必须获得信息主体的明确授权，并告知其用途、范围等。

（二）数据存储与备份

*根据数据的类型、级别和使用频率，选择合适的存储介质和存储方式，确保数据的安全存储和高效访问。

*建立完善的数据备份机制，定期对重要数据进行备份，并对备份数据进行验证和测试，确保其可恢复性。

*备份数据应采取与原始数据不同的存储地点和存储介质，以应对灾难恢复需求。

（三）数据处理与加工

*数据处理与加工活动应基于明确的业务需求和授权进行。

*确保数据处理过程的准确性和一致性，必要时进行数据清洗、转换和整合。

*记录数据处理的过程和方法，保证数据的可追溯性。

（四）数据使用与共享

*数据使用应遵循“最小权限”和“按需分配”原则，用户仅能访问和使用其职责所必需的数据。

*内部数据共享应建立规范的审批流程，明确共享范围、方式和责任。

*对外数据共享（包括向合作伙伴、客户、监管机构等）必须经过严格审批，确保符合法律法规要求，并签订相关协议，明确双方权利义务和数据安全责任。

*严禁未经授权将公司数据泄露给外部第三方。

（五）数据归档与销毁

*对于不再频繁使用但仍有保留价值的数据，应进行规范归档。归档数据应妥善保管，确保其可查询性。

*对于达到保存期限且无继续保留价值的数据，或因其他原因需要销毁的数据，应执行安全的数据销毁流程，确保数据彻底不可恢复，防止信息泄露。不同介质的数据销毁方式应符合安全要求。

四、数据组织与职责

为保障数据管理制度的有效落地，公司需明确数据管理的组织架构和各相关方的职责。

（一）组织架构

*公司