货代公司操作作业流程操作部工作作业流程.docVIP

货代企业操作步骤操作部工作步骤

I、用户服务

一、订舱

1．用户向本企业订舱

2．用户发来订舱单需显示以下信息，但不限于此：

1）托运人/发货人2）船企业/船名/航次或船期3）起运港4）目标港/中转港5）货名6）柜型、柜量7）运价8）托运人签字、盖章

3．客服人员收到订舱单后，须和SALES查对运价是否正确，并由SALES在订舱单上签字确定，然后再向对应船企业订舱(特殊情况可先口头和SALES确定,待SALES返回企业再补签字确定)。向订舱时，需先在各船企业专用台帐上自编S/O号。4．订舱单发出后，客服人员应主动向船企业确定舱位，并将船企业传回订舱确定单第一时间传给用户，订舱确定上面订舱号和船名、航次要清楚、正确，以免造成混淆。

5．订舱完成后，客服人员应立即将资料输入电脑，具体步骤以下：

1）新建委托?C输入托运人、货名、船企业、船名、航次、开航日期、装港、目标港、箱型箱量。

2）工作号，并按各员工创建业务编号，比如“用户服务”以KF开头。

3）输入费用明细-关键是应收费用。

4）订舱确定?C输入订舱号。

输入电脑时，应确保正确，并尤其注意以下信息：船企业名称、船名、航次（一律采取V。XXX格式）、开船日期。

6．操作台帐应该认真、完整地填写，应注意以下几点：

1）托运人应和订舱单上托运人一致，并写清电话、传真、及联络人；

2）费用明细应仔细填写，“应收”为向用户收取费用；“应付”为由我企业支付费用；运费到付需填写在“到付”栏，多种费用应分项列明；向用户收取费用为ALLIN时，须注明包含哪些费用；免文件、电放费用需由企业领导在台帐上签字确定；

3）需由本企业目标港代理代收运费，须在台帐上注明使用哪家代理。SALES在选择代理之前须和操作部经理或企业领导确定，不可使用企业公布名单之外代理(特殊情况如用其它代理,必需企业领导确定)；

4）用户需倒签、顺签、预借提单，须由SALES在台帐上特殊事项一栏注明申请，由操作部经理或企业主管领导签字确定；

5）订舱号、订舱日期、船名、开船日期要完整填写；

6）客服人员应在台帐上对应位置签字。

7．客服按员工设置登记台帐，客服需在订舱当日内将用户名称、订舱号、船名、航次、目标港、箱量及业务编号登记在台帐上，方便统计查询。

二、拖车、报关

1．出书面申请，企业同意后方能安排。

2．安排拖车前，需和工厂或SALES联络确定装柜时间及地点。

3．安排拖车时，需向拖车行发出书面委托，写明装柜时间、装柜地点、协议价格、S/ONBR、工厂联络人及联络电话等，并在拖车登记台帐上登记以订舱确定后，依据用户要求安排拖车和报关。需严格根据企业公布拖车行、报关行列表及对应价格进行安排。对部分关键用户有特殊要求，需提下资料：用户名称、拖车行、柜型柜量、起止地点及费用等。

4．应最少提前半天时间向拖车行下委托，方便拖车行有时间打单、安排。

5．委托后，客服应要求拖车行提供司机姓名，手机号码、柜号，并报给工厂。

6．客服应叮嘱车行按要求时间抵达装货地点，不然由此引发押车费等损失由车行负担。

7．通常贸易在深圳清关可不需司机本，若是转关货柜一定要求车行带司机本前往，可委托车行代办转关手续。

8．安排冻柜拖车须最少提前一天通知船企业提柜时间，是否需要预冷，及通风口开启情况，方便船企业通知码头做PTI检验及对应安排。

9．如用户要求冻柜需代发电机，应安排有带发电机拖车企业拖柜。

10．在用户自己安排送散货过来情况下，可委托各码头货运站办理卸车、装箱、还柜等事项。盐田港可委托盐铁服，蛇口、赤湾可委托赤湾仓储。

11．在给货运站委托书中需注明提空柜时间，可事先和用户确定货到站时间方便决定是通知仓库事先提取空柜，还是等货到后再提，避免产生还空费用。

12．安排报关时，需将退税联等关键报关文件在报关台帐上作登记，由报关行签收。在收到由报关行退回退税联后，应立即通知用户，并以用户许可方法将退税联等资料退给用户，并做好交接纪录。

三、其它

1．如由本企业安排拖车、报关，客服人员应在船企业免堆期内安排拖柜还场，避免发生额外费用。若有发生超堆费、改船费、超期柜租等额外费用，需立即通知用户，要求其书面确定，并在台帐上登记。

2．用户因多种原因取消订舱，需要求其书面确定，在确定全部发生费用已结清情况下方可在电脑中删除资料。

3．客服收到财务打印出来DEBITNOTE，和电脑资料查对无误后，立即传真给用户。用户需开税务发票，须由用户发书