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企业班车租赁合同管理规范

一、总则

1.1目的与依据

为规范企业班车租赁行为，明确租赁双方权利与义务，保障员工出行安全与便捷，控制运营成本，防范合同风险，依据国家相关法律法规及公司内部管理制度，特制定本规范。

1.2适用范围

本规范适用于公司及各下属单位（以下统称“公司”）因员工通勤需要而进行的班车租赁合同的签订、履行、变更、终止、纠纷处理及档案管理等活动。

1.3基本原则

班车租赁合同管理应遵循“安全第一、服务优先、公平公正、效益优化、风险可控”的原则，确保租赁服务满足公司实际需求。

二、组织与职责

2.1管理部门

公司行政部（或指定专门部门，下同）是班车租赁合同的归口管理部门，负责统筹班车租赁的各项管理工作。

2.2职责分工

行政部：负责班车租赁需求的调研与汇总；承运商的寻源、考察、评估与选择；合同文本的拟定、审核、签订与备案；合同履行过程中的监督、协调与服务质量评估；合同纠纷的初步处理；以及合同档案的管理。

财务部：负责班车租赁费用的预算审核、结算支付，并对合同中的财务条款进行审核。

法务部（或指定法务人员）：负责对班车租赁合同文本的合法性、合规性进行审核，提供法律意见，协助处理合同纠纷。

各用车部门：配合行政部提供准确的用车需求，参与服务质量的日常评价，并及时反馈员工意见与建议。

三、合同订立前管理

3.1承运商选择与评估

行政部应根据班车租赁需求，通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判或询价等方式选择合格的承运商。对承运商的评估应包括但不限于：

企业资质：营业执照、道路运输经营许可证等证照是否齐全有效。

运营能力：车辆状况（车型、车龄、舒适度、安全设施）、驾驶员资质与经验、线路规划能力。

安全管理：安全生产管理制度、事故处理预案、投保情况（交强险、商业三者险、承运人责任险等）。

服务质量：过往服务案例、客户评价、应急响应能力。

价格竞争力：报价的合理性与性价比。

财务状况与信誉：企业信誉、无重大违法违规记录及不良诉讼。

3.2合同文本准备

行政部应根据评估结果，与选定的承运商进行合同谈判。合同文本应优先采用公司标准合同范本。合同主要条款应包括：

双方当事人基本信息。

服务范围与内容：线路、站点、发车时间、班次、乘车人员范围等。

合同期限。

服务价格与结算方式：明确费用构成、单价、总价、支付周期、支付方式及发票要求。

双方权利与义务：承运商的安全保障、准时准点、车辆维护、驾驶员管理、信息保密等义务；公司的提供乘车信息、按时付款、配合管理等义务。

车辆与驾驶员要求：车辆技术状况、保险、驾驶员资质、着装、服务规范等。

安全责任与保险：明确交通事故、意外事件的责任划分及保险理赔流程。

服务质量标准与考核：制定可量化的服务质量指标及考核办法。

违约责任：明确双方违约情形及相应的违约金计算方式或赔偿责任。

合同的变更、解除与终止条件及程序。

不可抗力条款。

争议解决方式：协商、仲裁或诉讼（明确仲裁机构或管辖法院）。

其他约定事项。

3.3合同审批

拟定的合同文本应按公司规定的审批流程进行审核。行政部负责人、财务部负责人、法务部（或指定法务人员）及公司分管领导（如需）依次对合同条款进行审核并签署意见。涉及重大或特殊条款的合同，应报请公司总经理审批。

四、合同履行管理

4.1合同交底

合同签订后，行政部应向相关部门及人员进行合同交底，明确合同主要内容、履行要点、双方权利义务及注意事项。

4.2日常运行管理

信息沟通：行政部应与承运商建立定期沟通机制，及时传递乘车人员变动、线路调整、临时用车等信息。

运行监控：行政部应通过定期巡查、不定期抽查、收集员工反馈等方式，对班车的准点率、车辆卫生、驾驶员服务态度、安全状况等进行日常监控。可利用GPS定位系统等技术手段辅助管理。

安全管理：督促承运商严格执行安全生产规定，定期检查车辆安全状况，组织驾驶员进行安全培训。发生交通事故或安全事件时，行政部应立即启动应急响应，协助承运商进行处理，并按合同约定追究责任。

投诉处理：建立员工投诉受理机制，对员工提出的关于班车服务的投诉，应及时调查核实，并要求承运商限期整改。

4.3服务质量评估

行政部应定期（如每月或每季度）对承运商的服务质量进行综合评估，评估结果作为后续费用支付、合同续签或终止的重要依据。评估可结合员工满意度调查、运行数据统计（准点率、故障率等）进行。

4.4费用结算与支付

行政部根据合同约定及服务质量评估结果，核对承运商提交的费用结算单据，确认无误后按公司财务审批流程办理付款手续。财务部应按时足额支付费用。

五、合同变更、解除与终止

5.1合同变更

因公司需求变化或其他客观原因需变更合同内容的，应由行政部与承运商协商一致，并签订书面的合同变更协议，变更协议的审批流程参照原合同审批流程执行。

5.2合同解除

出现以下