财务报销申请单及审批流程模板费用合理化控制版.docVIP

财务报销申请单及审批流程模板（费用合理化控制版）

一、模板应用背景与适用范围

二、财务报销全流程操作指南

（一）第一步：报销申请单填写与材料准备

操作主体：费用申请人

填写申请单基本信息：登录公司财务系统或《财务报销申请单》（模板见第三部分），准确填写申请日期、申请人姓名（*）、所属部门、报销事由（需清晰说明费用发生的目的、背景，如“项目客户洽谈差旅费”）。

明细费用列示：按费用类别（如差旅费、办公费等）逐项填写费用明细，包括费用发生日期、金额（大写+小写）、费用具体说明（如“北京-高铁二等座”“酒店住宿费”）。若涉及多项费用，需分项列示并汇总合计金额。

预算关联标注：在“是否预算内”栏勾选“是”或“否”，若为“是”，需填写对应预算项目名称及编码；若为“否”，需简要说明超预算原因（如“临时新增客户拜访”“市场突发推广需求”）并附《超预算申请审批表》（需提前获得部门负责人签字确认）。

附件材料整理：准备与费用相关的合法合规原始凭证，包括但不限于：

发票（需为增值税普通发票/专用发票，抬头为公司全称，税号准确，发票内容与费用明细一致，盖有销售方发票专用章）；

差旅费：行程单、住宿水单、会议通知等；

业务招待费：招待对象、人数、事由说明（需部门负责人签字确认）；

其他费用：合同、付款审批单、消费明细清单等。

所有附件需按顺序粘贴在《费用报销附件清单》上（需注明附件张数及总金额），并与申请一并提交。

注意事项：费用发生日期与发票日期需一致，发票不得有涂改、破损，信息不全的发票不予报销；事由描述需简洁明了，避免模糊表述（如“办公费用”需具体为“购买A4纸、签字笔等办公用品”）。

（二）第二步：部门初审与合理性审核

操作主体：申请人所在部门负责人

审核内容真实性：核对申请单与附件材料是否一致，费用是否确属部门业务需求，是否存在虚假报销、重复报销情况。

审核费用合理性：结合部门预算及实际业务场景，判断费用金额是否合理（如差旅费是否符合公司差旅标准，招待费是否与客户级别匹配）。

审核预算匹配度：确认费用是否在部门年度/月度预算内，超预算费用是否已履行《超预算申请审批流程》。

签字确认：审核通过后，在《财务报销申请单》“部门负责人审核意见”栏签字并注明日期；若审核不通过，需注明退回原因（如“发票信息错误”“费用超标未说明”），并退回申请人修改。

注意事项：部门负责人对费用合理性承担首要责任，需严格把关，避免“重审批、轻审核”现象。

（三）第三步：财务合规性审核与预算控制

操作主体：财务部审核专员

票据合规性审核：检查发票真伪（通过“国家税务总局全国增值税发票查验平台”核实）、发票抬头、税号、项目内容、金额、开票日期等是否合规；附件是否齐全、是否与费用明细一一对应。

预算执行情况审核：在财务系统中查询部门预算余额，确认报销费用是否在预算额度内；超预算费用需核查《超预算申请审批表》是否完成审批流程。

费用标准符合性审核：对照公司《费用报销管理制度》，审核费用是否符合标准（如：差旅费中交通方式、住宿标准是否超标；招待费单次金额是否超限）。

账务处理指导：审核通过后，在《财务报销申请单》“财务审核意见”栏签字，并提示申请人报销款项预计到账时间；若审核不通过，注明具体问题（如“发票抬头错误”“住宿费超标准200元”），并退回申请人补充材料或修改。

注意事项：财务部需在收到申请后2个工作日内完成审核，保证审核效率；对复杂或存疑费用，可要求申请人补充说明或提供额外证明材料。

（四）第四步：分级审批与权限控制

操作主体：分管领导/总经理

根据公司《费用审批权限表》，按报销金额分级审批：

小额报销（≤5000元）：由分管领导审批，在《财务报销申请单》“分管领导审批意见”栏签字；

大额报销（＞5000元）：需经分管领导审核后，提交总经理审批，在“总经理审批意见”栏签字；

重大费用（≥20000元）：除总经理审批外，需提交总经理办公会集体审议，并附会议纪要。

审批重点：分管领导侧重费用业务必要性及部门预算执行情况；总经理侧重费用战略匹配度及整体成本控制目标。

注意事项：审批人需在收到完整申请材料后1个工作日内完成审批，不得无故拖延；对不符合要求的申请，可直接退回并注明理由。

（五）第五步：报销支付与资料归档

操作主体：财务部出纳

支付处理：审批通过的报销申请，由出纳在1-3个工作日内通过银行转账方式支付至申请人工资卡/对公账户，并在《财务报销申请单》“支付状态”栏注明“已支付”及支付日期。

资料归档：每月结束后，财务部将已报销申请单、附件、审批表等资料按部门分类整理，装订成册，电子版同步存档，保存期限不少于5年。

注意事项：申请人需保证提供的银行卡信息准确，因信息错误导致的支付延迟或失败，由申请人承担相应责任；报销款项到账后，申请人需在财务系统中确认收款。

三、财务