（餐饮配送企业）团餐配送采购控制程序23.docVIP

团餐配送采购控制程序

1目的

对采购过程及供方进行控制，确保采购物资及服务供方符合规定要求。

2适用范围

适用于对生产和服务过程中所需的物资采购及服务供方选择的控制。

3职责

3.1行政部负责组织招标采购项目，负责采购办公设备及其耗材、劳保、福利和办公用品，负责对服务供方的控制。

3.2采购部负责采购食品原料、销售系统的设备、配件及其耗材。

3.3采购部负责采购炊事设备及其配件、维修材料和炊事耗材。

3.4采购部应严格对供方进行选择、评价，编制《供应商一览表》，并对供方的业绩定期进行评价，建立供方档案；确定采购物资分类；制定采购计划。

3.5使用部门提出物资需求计划，采购员依据《团餐配送采购管理制度》及《计划汇总表》采购物资，保管员负责验收购进的物资。

3.6重要物资和一般物资《团餐配送采购申请单》的审批实行由各级负责人按职责分级审批的办法。

4工作程序

4.1采购物资分类

根据其对后续产品实现的过程及其输出的影响，将采购物资分为两类：

a﹚重要物资：构成最终产品的主要部分或关键部分、直接影响最终产品使用或安全程度、可能导致顾客严重投诉的原料类物资，以及单批（件）价值超过1万元的原料类物资和固定资产类物资。如：米、面、肉、油、盐、计算机、大中型机械设备等；

b﹚一般物资：构成最终产品的非关键部分、对产品实现过程起辅助作用的物资。这类物资一般不影响最终产品的质量，或即使略有影响，但可采取措施予以纠正。如：炊事耗材、日常办公用品、一次性餐盒等。

4.2对物资供方的选择和评价

4.2.1供方应具备的条件：

a﹚具备合法营业资质；

b﹚具有良好的供应业绩和信誉；

c﹚价格合理；

d﹚服务良好。

4.2.2采购人员根据采购物资标准和服务需要，通过审核供方资质及比较物资的质量、价格、服务等方式，选择合格的供方，填写《供方评价表》。对重要物资，可同时选择多个合格供方。采购人员负责建立并保存《供应商一览表》。

4.2.3对长期合作的重要物资的供方，应提供充分的书面证明材料，以证实其供货质量保证能力，应当包括以下内容：

a﹚供方的营业执照、生产许可证、卫生许可证、财务状况等资质证明；

b﹚供方质量管理体系认证情况；

c﹚本组织对供方其他顾客的满意程度的调查；

d﹚供方产品的质量、价格、交货能力、以往业绩、服务和支持能力等情况。

4.2.4对初次供应重要物资的供方，除提供充分的书面证明材料外，还需经样品测试或小批量试用，测试合格方可列入《供应商一览表》。

4.2.5对于采购的物资，保管人员在收货时对其进行验证，其收货验证记录即为对供方的评价。

4.2.6对出现严重不合格的物资供方，应取消其合格供方资格，并作记录。

4.3对服务供方的选择和评价

4.3.1合格服务供方应具备的条件：

a﹚具备合法营业资质；

b﹚具有提供相应服务项目的丰富经验和优良业绩；

c﹚提供的服务能满足本公司管理体系的要求。

4.3.2对服务供方的选择和评价相应参照4.2的有关条款。

4.4对合格供方的年度复评

4.4.1每年对物资合格供方进行一次跟踪复评，填写《供方考核表》。

出现下列情况之一的供方，应取消其供方资格：发生一次严重不合格；发生三次以上一般不合格；食堂对供方投诉超过3次。如因特殊需要而保留其供方资格，应报公司分管采购副经理批准，如再次发生不合格，立即取消其供方资格。

食堂对供方投诉在3次以内或一般不合格少于3次的，采购部通知该供方，并加强对其供应物资的收货验证。

4.4.2对服务供方的控制

我司生产过程均自主完成，无服务性供方

4.5采购

4.5.1采购计划

a﹚采购非食品原料类重要物资或初次采购食品原料类重要物资，使用部门填写《团餐配送采购申请单》，经公司总经理批准，由采购人员实施；

b﹚采购食品原料类重要物资或初次采购一般物资，使用部门填写《团餐配送采购申请单》，经公司分管副经理批准，由采购人员实施。

c﹚采购一般物资时，使用部门填写《团餐配送采购申请单》，经部门负责人批准，由采购人员实施。

4.5.2采购的实施

a﹚采购人员根据《团餐配送采购申请单》，按照采购物资标准在《供应商一览表》中选择供方并进行采购；

b﹚招标、大额或重要物资采购时，应签订采购合同，明确品名、规格、数量、价格、质量要求、标准水平、验收条件、违约责任及供货期限等内容；

c﹚采购人员根据需要将相关的标准、要求作为合同的附件提供给供方。

4.6采购信息

4.6.1采购文件

可包括下列采购信息：

a﹚对物资的质量要求（可直接引用各类标准或提供规范、图样等技术文件）；

b﹚对物资的验收要求；

c﹚其它要求，如价格、数量、交付方式等。

4.6.2适用时还应包括：

a﹚对供方