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技术文档编写与审查标准化流程模板

一、适用范围与应用场景

本流程模板适用于各类技术文档的规范化编写与多维度审查，覆盖但不限于以下场景：

新产品/项目研发：需求规格说明书、系统设计文档、测试报告等核心文档的编写与质量控制；

系统升级与维护：版本更新说明、接口变更文档、故障处理预案等文档的标准化管理；

知识沉淀与传承：技术方案、操作手册、培训材料等文档的统一规范与跨团队共享；

合规与交付：面向客户或监管机构的技术文档（如产品说明书、安全白皮书）的合规性审查与质量保障。

涉及角色包括：文档编写者（产品经理、开发工程师、测试工程师等）、技术负责人（架构师、技术经理）、审查专家（领域资深工程师、质量专员）、项目干系人（客户代表、运营负责人）等。

二、标准化操作流程详解

（一）文档启动与需求明确

确定文档目标与受众

明确文档核心目的（如指导开发、辅助用户操作、满足合规要求等）；

定义受众群体（如技术开发人员、终端用户、审计人员等），针对性确定内容深度与表述方式。

收集基础素材与规范

收集项目背景、需求文档、设计方案、测试数据等基础资料；

获取公司/团队现行的文档编写规范（如术语标准、格式模板、命名规则等）。

输出《文档编写任务书》

内容包括：文档编号、标题、类型、目标受众、交付时间、编写人、负责人、参考资料清单等；

由技术负责人*审核任务书合理性，保证文档方向与项目目标一致。

（二）文档编写与初稿形成

遵循文档结构与规范

根据文档类型选择标准结构（如需求规格说明书包含“引言、总体描述、详细需求、附录”等章节）；

严格使用规范术语（参考公司术语库），避免口语化、歧义表述；

统一格式（字体、字号、段落缩进、图表编号等），符合模板要求（见“配套模板工具清单”）。

内容编写核心原则

准确性：技术描述、数据、图表需与实际方案一致，避免模糊表述（如“大概”“可能”）；

完整性：覆盖目标受众所需全部关键信息，无遗漏核心章节或步骤；

可读性：逻辑清晰（章节间有明确关联），图表与文字互补，复杂概念辅以案例说明。

内部自检与修订

编写者完成初稿后，对照《文档编写任务书》自检内容完整性、格式规范性；

使用文档校对工具（如语法检查、术语一致性工具）辅助排查基础错误，形成《初稿自检记录》。

（三）多维度审查与意见反馈

1.审查阶段划分与参与角色

审查阶段

审查重点

参与角色

形式审查

格式、排版、术语、引用规范

质量专员*、文档编写者

技术内容审查

方案可行性、逻辑一致性、技术准确性

技术负责人、领域专家

用户视角审查

易用性、完整性、理解成本

终端用户代表、产品经理

合规性审查

是否满足行业标准、法律法规要求

合规专员*（如需）

2.审查操作步骤

（1）提交审查申请

编写者将初稿、自检记录通过文档管理系统提交至技术负责人*，明确审查阶段及时限要求（如形式审查1个工作日，技术内容审查3个工作日）。

（2）执行审查并记录意见

审查人根据审查重点逐项检查，填写《技术文档审查意见表》（见“配套模板工具清单”），明确：

意见类型（格式错误、内容缺失、逻辑矛盾、术语不统一等）；

问题描述（具体位置、原文内容）；

修改建议（具体优化方案）；

严重程度（一般：不影响使用；重要：存在歧义或遗漏；紧急：存在技术风险或合规问题）。

（3）反馈与确认

审查人将《审查意见表》反馈至编写者，双方沟通确认意见合理性（对紧急/重要意见需优先达成一致）；

编写者确认后，进入修改环节；若存在争议，由技术负责人*仲裁。

（四）修改完善与二次审查

针对性修改与记录

编写者根据审查意见逐项修改文档，同步更新《文档修改记录表》（记录修改位置、原内容、新内容、修改原因）；

对无法采纳的意见（如资源限制导致的方案调整），需在修改记录中说明原因，由技术负责人*确认。

二次审查与闭环

修改完成后，编写者提交修订版及修改记录，原审查人进行二次审查，重点验证：

上次意见是否全部闭环；

修改过程中是否引入新问题（如格式混乱、逻辑断裂）；

二次审查通过后，进入定稿环节；若未通过，重复“修改-审查”流程直至达标。

（五）定稿发布与归档

最终审核与签发

技术负责人*对最终版文档进行全面审核，确认内容准确、合规、完整后，签署《文档发布审批表》；

按公司权限管理流程，将文档发布至指定平台（如文档管理系统、知识库），设置访问权限（如公开、部门内可见、密级）。

文档归档与版本管理

将发布版文档、修改记录、审查意见表、审批表等资料统一归档，归档信息包括：文档编号、标题、版本号、发布日期、归档人、存储路径；

后续若需更新，需启动“修订-审查-发布”流程，新版本发布后，旧版本同步标记“已废止”并保留（至少保留1个历史版本，用于追溯）。

三、配套模板工具清单

（一）《技术文档基本信息表》

字段名称

示例内容

填写说明

文档编号

PROJ