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企事业单位档案管理流程规范

档案作为企事业单位各项活动的原始记录，是维护单位历史真实面貌、保障单位正常运营和长远发展的重要信息资源。科学规范的档案管理流程，是提升档案利用价值、确保档案安全完整的核心保障。本文旨在结合实践经验，系统梳理企事业单位档案管理的关键流程与操作要点，以期为相关工作提供具有指导性和操作性的参考。

一、档案的形成与收集

档案的形成与收集是档案管理工作的起点，其质量直接影响后续所有环节的成效。这一环节的核心在于确保应归档材料的及时、完整、准确。

在日常工作中，各部门应明确专人负责本部门文件材料的积累与初步整理。对于办理完毕的具有查考利用价值的各类文件、图表、声像、实物等材料，均需按照规定的范围和时限移交至档案管理部门或档案员。关键在于建立健全“随时形成、定期收集”的工作机制，避免材料的散失或延误。例如，对于年度工作总结、重要会议纪要、合同协议等关键性文件，应在办理完毕后立即进行筛选和预归档。档案管理部门则需主动加强与各业务部门的沟通协调，指导和督促其做好文件材料的收集工作，确保归档材料能够全面反映单位各项活动的真实情况。

二、档案的整理与归档

整理与归档是档案管理的基础环节，旨在将零散的材料系统化、条理化，为后续的保管和利用奠定基础。这一过程需要遵循一定的原则和方法，确保档案的有序性和可识别性。

首先是分类。应根据单位的性质、规模和业务特点，制定科学合理的档案分类方案。常见的分类方法包括年度分类法、组织机构分类法、问题分类法等，或根据实际情况采用复合分类法。分类方案一旦确定，应保持相对稳定，以保证档案体系的连贯性。

其次是编号。在分类的基础上，对档案进行系统化编号，赋予每份档案一个唯一的“身份标识”。编号应遵循简便易行、便于检索的原则，通常包括年度、机构（或问题）、案卷顺序号等要素。

再次是排序与编目。在案卷或文件级内，按照一定的逻辑顺序（如时间顺序、重要程度、事由关联等）对材料进行排列。随后，编制案卷目录、卷内文件目录等检索工具，详细著录档案的基本信息，如文件标题、文号、形成时间、责任者、页数、保管期限等。著录应力求准确、规范，为高效检索提供保障。

最后是装订与装盒。对于纸质档案，应根据其厚度和重要性选择合适的装订方式，确保文件不易散落和损坏。装订完毕的档案应装入符合标准的档案盒，并在盒脊上填写规范的标识信息。

三、档案的保管与保护

档案的保管与保护是一项长期而细致的工作，其目标是最大限度地延长档案的寿命，确保档案的物理安全和信息安全。

档案库房是档案保管的核心场所，必须符合“防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘”的“八防”要求。应配备必要的温湿度调控设备、消防器材、防虫防霉药剂等。档案装具如档案柜、密集架等应选用符合国家标准、材质优良的产品。

日常管理中，需建立严格的库房管理制度，控制非档案人员进入。档案的存放应按照档案编号顺序排列，便于存取。同时，要定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。对于破损、褪色的档案，应及时进行修复和复制。

随着信息技术的发展，电子档案的保管日益重要。应建立健全电子档案管理制度，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。重点关注电子档案的备份策略、存储介质的选择与更换、格式转换与迁移等问题，防止信息丢失或无法读取。

四、档案的利用与开发

档案管理的最终目的是为了利用。科学高效的档案利用工作，能够充分发挥档案的凭证作用和参考价值，为单位决策、业务开展、历史研究等提供有力支持。

档案利用工作应建立规范的借阅制度，明确借阅范围、审批权限、借阅期限和归还要求。借阅档案时，需履行必要的登记手续。对于珍贵或密级较高的档案，应严格控制借阅数量和范围，必要时可提供复制件代替原件。档案管理部门应积极主动地了解单位各项工作对档案信息的需求，编制必要的检索工具和参考资料，如专题索引、档案汇编、大事记等，方便利用者快速获取所需信息。

在提供利用服务时，必须严格遵守国家有关保密的法律法规，确保档案信息的安全，防止泄密事件的发生。同时，应注意保护档案原件，避免因频繁利用造成损坏。

档案的开发是更高层次的利用，包括编写档案参考资料、开展专题研究、举办档案展览等形式，旨在深度挖掘档案价值，服务于单位文化建设和社会宣传。

五、档案的鉴定与销毁

档案具有一定的生命周期，对于已超过保管期限且无继续保存价值的档案，应按照规定进行鉴定和销毁，以优化档案资源，节省保管空间。

档案鉴定工作应由单位档案管理部门会同有关业务部门组成鉴定小组共同进行。鉴定小组需依据国家和行业有关档案保管期限的规定，结合单位实际，对到期档案进行认真审查，准确判定其存毁。对于仍有保存价值的档案，应重新划定保管期限；对于确无保存价值的档案，应登记造册，报单位领导审批后予以销毁。

档案销毁必须严格按照规定的程序进行，由两人以上负责监