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供应商信息与资质审核工具模板

一、适用场景说明

本工具模板适用于企业采购管理全流程中，对供应商的基本信息、经营资质、履约能力等进行系统性审核的场景，具体包括但不限于：

新供应商准入：首次合作前对供应商的资质合规性、经营稳定性进行全面评估；

年度供应商复审：对现有合作供应商的资质有效期、经营状况进行年度核查；

项目专项审核：针对特定采购项目（如涉及特种设备、食品、医疗器械等），对供应商的行业专项资质进行重点审查；

供应商分级管理：根据审核结果对供应商进行分级（如A/B/C类），为后续采购策略提供依据。

二、详细操作流程

步骤1：审核准备与标准明确

组建审核小组：由采购部、法务部、质量部及使用部门（如生产部、工程部）共同组成审核小组，明确各部门职责（如采购部负责基础信息收集，法务部负责资质合规性审查，质量部负责生产/服务能力评估）。

制定审核标准：根据采购品类（如原材料、服务、设备）及行业要求，明确必备资质清单（如营业执照、行业许可证、ISO体系认证等）及评分维度（如资质完整性、有效期、生产规模、过往合作案例等）。

步骤2：供应商信息与资料收集

向供应商发放《供应商资料提交通知单》，要求其提供以下资料（加盖公章，扫描件/PDF格式）：

基础信息类：营业执照副本、税务登记证、组织机构代码证（或三证合一的营业执照）；法定代表人身份证复印件；公司简介（含组织架构、股权结构、主营业务等）。

资质证明类：根据行业要求提供专项资质（如食品经营许可证、医疗器械经营许可证、特种设备生产许可证等）；体系认证证书（如ISO9001质量管理体系、ISO14001环境管理体系等）；所供产品的检测报告、3C认证等。

能力证明类：近3年财务报表（资产负债表、利润表）；主要生产设备清单及产能说明；同类项目合作案例（合同关键页复印件，需体现合作内容及期限）；售后服务承诺书。

步骤3：资料审核与信息核实

形式审核：检查供应商提交资料是否齐全、填写是否规范、盖章是否清晰，对缺失或模糊资料要求供应商在3个工作日内补充。

实质审核：

资质合规性：通过“国家企业信用信息公示系统”“信用中国”等官方渠道核实营业执照信息（如是否吊销、注销）、经营范围是否与采购品类匹配；专项资质是否在有效期内，审批机关是否为行业主管部门（如食品经营许可证需由市场监督管理局核发）。

经营能力评估：分析财务报表，关注供应商资产负债率、营收稳定性；核实生产设备清单与实际产能是否匹配，案例合作方是否可背书（必要时进行电话或函证核实）。

风险排查：查询供应商是否被列入经营异常名录、严重违法失信企业名单，是否存在法律诉讼（通过裁判文书网等渠道）。

步骤4：审核结论反馈与整改

评分定级：根据《供应商审核评分表》（见模板表格）对供应商进行打分，总分100分，90分以上为A级（优秀），80-89分为B级（良好），60-79分为C级（合格），60分以下为D级（不合格）。

结果反馈：向供应商出具《审核结果通知书》，明确审核结论（通过/不通过）、得分及排名；对未通过审核的供应商，说明具体原因（如资质过期、财务状况不佳等），并要求整改后重新提交资料。

审批备案：审核小组将审核报告、评分表、供应商资料复印件等整理归档，报采购负责人及分管领导审批，审批通过后纳入供应商库管理。

步骤5：动态管理与定期复审

入库管理：通过审核的供应商信息录入ERP系统或供应商管理平台，标注资质有效期、复审时间等关键节点。

定期复审：每年12月集中开展年度复审，要求供应商提交最新资质文件及年度经营报告，重点核查资质有效期、经营状况变化；对涉及高风险品类（如食品、药品）的供应商，每半年开展一次现场抽查。

异常处理：发觉供应商资质过期、经营异常等情况时，立即暂停合作并要求限期整改；整改后仍不符合要求的，从供应商库中清除。

三、模板表格示例

表1：供应商基本信息表

项目名称

填写内容

备注（示例）

供应商全称

××科技有限公司

与营业执照一致

统一社会信用代码A0567

成立时间

2015年3月15日

注册资本

1000万元人民币

注册地址

××市××区××路××号

经营地址

××市××区××工业园××号

与实际经营地一致

法定代表人

*某

身份证号码：×××××××××××××××××

联系人

*某

职务：采购经理

联系电话

×××-××××××××（仅作示例填写）

非隐私信息，可公开

主营业务

电子产品研发、生产及销售

需覆盖采购品类

股权结构

张某持股60%，李某持股40%

主要股东信息

合作意向品类

电子元器件、配件类

本次采购需求品类

表2：供应商资质文件清单表

序号

资质名称

证书编号

发证机关

有效期至

审核状态（通过/不通过/待补充）

备注（附件名称）

1

营业执照A0567

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