会务服务操作规范.docx

会务服务操作规范

一、会前准备

（一）会议信息收集与确认

在接到会议服务需求后，会务服务人员应与会议主办方进行详细沟通，收集全面且准确的会议信息。明确会议的主题，这是整个会议的核心导向，后续的各项准备工作都应围绕主题展开。了解会议的目的，是研讨决策、培训学习还是商务交流等，以便确定会议的形式和内容安排。掌握会议的时间，包括具体的日期、开始时间和结束时间，同时考虑是否有会前签到、茶歇等环节的时间安排。确认会议地点，根据会议规模和要求选择合适的场地，检查场地的设施设备是否齐全完好，如投影仪、音响系统、灯光等。此外，还需了解参会人员的规模、身份、特殊需求等信息，例如是否有残障人士需要特殊的设施安