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工程设备技术档案管理规范

一、总则

1.1目的与意义

为规范工程设备技术档案的形成、收集、整理、归档、保管、利用和处置等管理工作，确保档案的真实性、完整性、系统性和安全性，充分发挥技术档案在设备全生命周期管理、维护保养、技术改造、故障分析、成本控制及决策支持中的重要作用，特制定本规范。

工程设备技术档案是企业重要的无形资产和技术财富，是反映设备从规划、选型、采购、安装、调试、使用、维护、改造直至报废处置全过程的客观记录。科学有效的档案管理，是保障设备安全稳定运行、提升设备管理水平、促进技术进步和实现企业可持续发展的基础。

1.2适用范围

本规范适用于企业内所有工程设备（包括但不限于生产设备、辅助设备、特种设备、试验检测设备等）的技术档案管理工作。企业各相关部门及人员在涉及工程设备技术档案的各项活动中，均应遵守本规范。

1.3基本原则

工程设备技术档案管理应遵循以下基本原则：

*统一领导，分级管理：明确档案管理的责任部门，建立健全各级管理网络。

*全程跟踪，及时归档：从设备规划到报废的各个环节，均应形成相应记录并及时整理归档。

*规范有序，安全保密：档案的形成、整理、保管、利用等环节应符合规范要求，确保档案安全，防止失泄密。

*真实准确，完整系统：档案内容必须真实反映设备的实际情况，各项记录应完整无缺，数据准确可靠，形成有机联系的系统。

*有效利用，服务生产：建立便捷的档案查阅利用机制，最大限度发挥档案的技术支持和决策参考作用。

二、档案范围与分类

2.1档案范围

工程设备技术档案的收集范围应覆盖设备的整个生命周期，主要包括以下内容：

*前期管理文件：设备规划可行性研究报告、技术经济论证、选型报告、招投标文件、采购合同（副本）、进口设备的报关单及相关证明文件等。

*开箱验收文件：设备装箱单、出厂合格证、产品质量证明书、使用说明书（含附图）、安装说明书、维修保养手册、易损件清单、随机工具清单、开箱验收记录及照片等。

*安装调试文件：安装施工方案、基础验收记录、安装过程记录、隐蔽工程记录、调试方案、分阶段及最终调试记录、试运行报告、安装调试质量评定、验收交接证书及相关照片、视频资料等。

*运行维护文件：设备台账、运行记录、交接班记录、日常点检、定期检查、专项检查记录、故障报告与分析处理记录、维修保养计划、维修记录（含大修、中修、小修、项修）、备品备件更换记录、润滑油（脂）更换记录、技术改造申请与审批文件、改造方案、施工记录、验收报告及图纸变更等。

*技术资料：设备及主要部件的技术图纸（总装图、部件图、零件图、电气原理图、接线图、液压气动原理图等）、设计计算书、性能参数表、技术标准、相关的技术论文、专题报告等。

*特种设备相关文件：特种设备制造许可证、安装改造维修许可证、定期检验报告、特种设备使用登记证复印件、特种设备作业人员证复印件等。

*经济管理文件：设备购置价格资料、年度维护费用统计、大修费用决算、折旧记录、资产评估报告、转让、租赁、报废审批文件及处置记录等。

*其他文件：设备厂家资质文件、技术交流资料、培训记录、设备事故调查处理报告等与设备技术管理相关的具有保存价值的文件材料。

2.2档案分类

根据设备的属性、用途及管理需求，可对工程设备技术档案进行分类管理。通常可按设备类别（如机械设备、电气设备、仪表设备、特种设备等）或按设备所属部门/车间进行一级分类；在一级分类下，可按单台（套）设备进行二级分类；单台（套）设备档案内，可按上述档案范围所述的文件类型或设备生命周期阶段进行有序排列。

三、管理机构与职责

3.1管理机构

企业应明确工程设备技术档案的归口管理部门，通常为设备管理部门或档案管理部门。各使用部门、维修部门、采购部门等为档案形成和提供的责任部门。

3.2主要职责

*归口管理部门：负责制定和修订设备技术档案管理规章制度；组织、指导和监督各部门的档案收集、整理、归档工作；负责档案的接收、登记、分类、编目、保管、统计、鉴定、利用、保密和销毁等工作；组织档案管理人员的业务培训；推动档案管理的标准化、规范化和信息化建设。

*设备使用部门：负责本部门所使用设备在运行过程中形成的运行记录、点检记录、故障记录、交接班记录等文件材料的及时收集、初步整理，并按规定向归口管理部门移交归档。

*设备维修部门：负责设备维修保养计划、维修记录、大修报告、技术改造资料等维修过程中形成的文件材料的收集、整理和移交归档。

*采购与资产管理部门：负责设备采购合同、招投标文件、开箱验收资料、随机技术文件、特种设备相关文件、处置文件等的收集、整理和移交归档。

*档案管理人员：严格执行档案管理规章制度，认真做好档案的接收、整理、保管、借阅、