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学院行政秘书岗位职责

学院行政秘书岗位职责

一、日常行政事务处理

1.电话与信函处理

*负责学院办公室日常电话的接听与转接，准确记录来电人、来电事由及联系方式，并及时、准确地转达至相关负责人或教师。

*负责学院各类信函、报刊、邮件及包裹的签收、分类、登记、分发和传递工作。对于重要或紧急信函，第一时间呈报学院领导。

*负责根据学院领导的指示，起草、核对、发送各类日常通知、函电及电子邮件，确保信息传达的准确性和时效性。

2.访客接待与服务

*负责来访人员的接待、引导和登记工作，了解来访事由，及时通知被访人员，并维护良好的接待环境。

*对于预约来访的重要客人，提前做好接待准备，包括会议室安排、茶水准备等。

*负责解答或引导解答外部单位或个人关于学院一般性事务的咨询。

3.办公环境与用品管理

*负责学院办公室公共区域的环境维护与监督，确保办公环境的整洁、有序。

*负责学院办公用品、耗材的库存管理，定期盘点，根据使用需求制定采购计划，履行申购、领用登记手续，确保物资供应充足，避免浪费。

*负责办公室各类办公设备（如打印机、复印机、扫描仪、传真机等）的日常使用、简单故障排除及联系维修保养，确保设备正常运行。

4.印章与证件管理

*严格按照学院印章使用管理规定，负责学院行政公章、合同专用章、法人名章等印章的保管和使用登记。

*在用印前，必须核实用印文件的审批手续是否完备，审批人是否为授权负责人，用印文件内容与审批内容是否一致，并详细记录用印时间、文件名称、用印人、批准人等信息，做到有据可查。

*负责学院部分资质证件、证书的保管、借用登记与归还核验工作。

二、信息传达与内外协调

1.内部信息流转

*作为学院信息中枢，负责将学校各职能部门（如教务处、科研处、人事处、财务处等）下发的各类通知、文件、规定等，及时、准确地传达到学院领导班子、各系（所、中心）及全体教职工。

*负责收集、整理学院内部需要上报给学校各职能部门的各类信息、数据、报表和材料，并按时报送。

*协助学院领导传达各项决策和工作部署，并跟进执行情况的初步反馈。

2.对外联络与协调

*负责与学校其他行政管理部门的日常联络与工作协调，代表学院办理相关行政手续，解决跨部门协作问题。

*协助学院领导处理与校外兄弟院校、合作单位、政府主管部门等的日常联络事务，根据安排起草和发送对外联络函件。

*在学院举办各类活动时，协助协调场地、设备、安保等外部资源。

3.会议与活动协调

*协助协调学院领导、系主任、教师等人员的日程安排，为会议和活动的顺利召开提供时间保障。

*在学院大型活动或重要会议期间，负责各工作小组之间的信息沟通与协调，确保各环节衔接顺畅。

三、会议组织与纪要管理

1.会前筹备

*根据学院工作安排或会议召集人的要求，拟定会议通知，明确会议主题、时间、地点、参会人员及议程，并通过适当方式发布。

*负责会议场地的预定与布置，包括座位安排、设备调试（投影、音响、麦克风、视频会议系统等）、会议材料（议程、背景资料、签到表等）的打印、装订与分发。

*负责参会人员的签到与引导，及时向会议主持人汇报出席情况。

2.会中服务

*担任会议记录人，全面、准确、客观地记录会议过程，包括参会人员发言要点、讨论情况、形成的决议、以及明确的行动项（任务内容、负责人、完成时限）。

*负责会议期间的茶水、设备保障等服务工作，确保会议不受干扰，顺利进行。

3.会后跟进

*会后及时整理会议记录，形成规范的会议纪要初稿，按程序送交会议主持人或相关领导审阅、修改、定稿。

*将正式的会议纪要进行编号、存档，并根据需要分发给所有参会人员及相关人员。

*负责对会议决议中明确的行动项进行跟踪督办，在规定时限内向相关负责人或会议主持人反馈进展情况，确保决议事项得到落实。

四、公文处理与档案管理

1.收文管理

*负责签收所有送达学院的正式公文，包括上级来文、平级函件、下级请示等。

*对收到的公文进行拆封、核对，并在《收文登记簿》上详细记录来文单位、文号、标题、收文日期等信息。

*根据公文内容和缓急程度，附上公文处理单，提出初步拟办意见