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企业行政流程标准化手册
一、手册说明
（一）编制目的
为规范企业行政管理工作，提高行政流程效率，明确各部门及人员职责，降低运营风险，特制定本手册。本手册涵盖企业日常行政核心流程，为各部门提供标准化操作指引。
（二）适用范围
本手册适用于公司各部门及全体员工，涉及办公用品管理、会议组织、固定资产管理、差旅管理、印章使用等行政场景。
（三）术语定义
行政流程：指企业为实现行政管理目标而设计的一系列标准化操作步骤。
责任部门：指流程中承担主要执行或审批职责的部门（如行政部、财务部、业务部等）。
关键节点：指流程中需严格控制、不可逾越的环节（如审批、验收、登记等）。
二、办公用品管理流程
（一）流程概述
本流程规范办公用品的申领、采购、入库、领用及盘点全流程，保证办公用品合理配置、成本可控。
（二）操作步骤详解
1.需求提报
操作主体：各部门员工
操作内容：
（1）员工根据工作需要，填写《办公用品需求申请表》（见附件1），注明物品名称、规格、数量、用途及预计使用日期。
（2）部门负责人对需求的合理性进行审核，签字确认后提交至行政部。
时限要求：每月25日前提报下月需求，紧急需求可随时提报（需注明“紧急”）。
2.需求汇总与审批
操作主体：行政部、行政总监
操作内容：
（1）行政部收集各部门需求，按物品类别汇总，编制《办公用品采购计划表》。
（2）行政总监对采购计划的必要性、合理性进行审批，重点核查重复申领、超量申领等情况。
时限要求：收到需求后2个工作日内完成汇总与审批。
3.采购执行
操作主体：行政部采购员、财务部
操作内容：
（1）行政部根据审批通过的采购计划，选择合格供应商（至少比价3家），保证价格、质量符合公司标准。
（2）采购员与供应商确认交货时间、地点，签订采购合同（金额≥5000元时需签订）。
（3）财务部根据审批后的合同办理付款手续（预付款不超过30%）。
时限要求：审批通过后5个工作日内完成采购。
4.入库验收
操作主体：行政部库管员、采购员、需求部门
操作内容：
（1）物品送达后，库管员核对送货单与采购计划，检查物品数量、规格、质量是否一致，确认无误后签字入库。
（2）需求部门派代表参与验收，对专业设备或特殊物品进行功能测试，验收合格后填写《办公用品验收单》。
（3）库管员更新《办公用品库存台账》（见附件2），保证账实相符。
时限要求：物品送达后1个工作日内完成验收。
5.领用发放
操作主体：需求部门员工、库管员
操作内容：
（1）员工凭部门负责人签字的《办公用品领用单》（见附件3）到库房领用，库管员核对单据信息后发放物品。
（2）贵重物品（如笔记本电脑、投影仪）需领用人签字确认，并由部门负责人额外审批。
（3）库管员领用后更新库存台账，登记领用人、领用日期、物品信息。
时限要求：工作日内8:30-17:00可领用，紧急需求可24小时联系库管员。
6.定期盘点
操作主体：行政部、财务部、各部门
操作内容：
（1）行政部每月末组织库存盘点，打印《库存盘点表》（见附件4），与实际库存逐一核对。
（2）对盘盈、盘亏情况分析原因，编制《盘点差异报告》，经行政总监审批后处理（盘盈入库、盘亏责任人赔偿）。
（3）财务部根据盘点结果调整账目，保证账账相符、账实相符。
时限要求：每月最后1个工作日完成盘点，次月3日前提交报告。
（三）相关模板表格
附件1：《办公用品需求申请表》
附件2：《办公用品库存台账》
附件3：《办公用品领用单》
附件4：《库存盘点表》
（四）关键注意事项
需求规范：禁止申领与工作无关的物品（如个人生活用品），重复申领需说明原因。
采购纪律：严禁采购员收受回扣，供应商选择需遵循“公开、公平、公正”原则。
库存管理：低值易耗品（如笔、纸）库存上限为1个月用量，固定资产类（如电脑）需单独登记管理。
紧急处理：突发急需物品（如会议耗材），可先电话报备行政总监，事后2个工作日内补办手续。
三、会议组织管理流程
（一）流程概述
本流程规范公司各类会议（例会、专题会、外部会议等）的发起、审批、召开及会后跟踪，保证会议高效、有序。
（二）操作步骤详解
1.会议发起与申请
操作主体：会议发起人（部门负责人或项目组）
操作内容：
（1）发起人填写《会议审批表》（见附件5），注明会议名称、目的、时间、地点、参会人员、议程及所需物料（如投影仪、麦克风）。
（2）根据会议级别确定审批权限：部门内部会议由部门负责人审批；跨部门会议需业务负责人+行政总监审批；公司级会议（如年度总结会）需总经理审批。
时限要求：常规会议需提前3个工作日申请，紧急会议（如突发事件处理会）可提前1个工作日申请。
2.会议准备与通知
操作主体：行政部、会议发起人
操作内容：
（1）行政部根据审批通过的《会议审批表》，预订会议室（优先使用公司内部
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