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档案分类管理标准与操作规范

一、档案分类管理的基本原则

档案分类并非简单的文件堆砌，而是一项需要审慎思考与系统规划的工作。在实践中，应严格遵循以下基本原则，以确保分类体系的科学性与实用性。

（一）客观性原则

档案分类必须以档案的形成规律和自身特点为根本依据，如实反映档案的自然形成过程和内在联系。避免主观臆断或仅凭个人经验进行归类，确保每一份档案都能在其应有的逻辑位置上找到归宿。例如，一项工作从立项到结题所形成的系列文件，应尽可能保持其完整性，反映其客观进程。

（二）系统性原则

档案分类体系应是一个有机的整体，各个层级、各类别之间应有明确的从属关系和并列关系，形成一个脉络清晰、层次分明的系统。大类、属类、子类的设置应环环相扣，避免出现交叉重叠或脱节遗漏的现象，确保档案材料能够按一定的逻辑顺序有序排列。

（三）逻辑性原则

分类标准的选择与类目设置必须符合逻辑规则。在同一层级的分类中，应采用单一的分类标准，避免同时使用多种标准导致类目混淆。例如，不能在同一层级既按年度分类，又按组织机构分类。不同层级之间的分类标准转换应自然过渡，保持逻辑上的连贯性。

（四）可操作性原则

分类体系应简明扼要，通俗易懂，便于档案管理人员掌握和实际操作。类目名称应准确规范，具有明确的指代性，避免使用模糊不清或过于专业生僻的术语。同时，分类体系的设置应考虑到现有人员的业务素质和管理条件，不宜过于复杂，以免增加操作难度，影响工作效率。

（五）稳定性与发展性相结合原则

档案分类体系一旦确定，应保持相对稳定，以保证分类的一致性和检索的连贯性，避免频繁变动给档案管理工作带来混乱。然而，任何分类体系都不是一成不变的，随着组织职能的调整、业务范围的拓展以及档案自身形态的演变，分类体系也应适时进行必要的修订和完善，以适应新的管理需求。

二、档案分类方法

在长期的档案管理实践中，形成了多种行之有效的分类方法。组织应根据自身档案的特点、数量、形成规律以及管理需求，选择合适的分类方法或组合运用多种方法。

（一）年度分类法

按文件形成的年度进行分类，是最为基础和常用的分类方法之一。它能够清晰地反映不同年度档案的形成情况，符合档案按年度自然形成的规律。此法操作简便，易于掌握，且便于按年度查阅和利用档案。通常作为第一级分类标准，与其他分类方法配合使用。

（二）组织机构分类法

按档案形成的组织机构进行分类。它能够集中反映各个组织机构在履行职责过程中形成的档案，便于体现各部门的工作活动和历史面貌。此法适用于内部机构设置相对稳定、职责明确的组织。采用此法时，需注意机构名称变更或机构调整时的档案衔接问题。

（三）问题分类法

按档案内容所涉及的问题进行分类。它能够将反映同一主题或同一业务问题的档案集中在一起，便于围绕特定问题开展研究和利用。此法适用于档案内容专业性较强、涉及问题相对集中的领域。采用此法时，问题类目的设置需要具有一定的概括性和前瞻性，避免类目过细或交叉。

（四）其他辅助分类法

除上述主要分类方法外，还有如人物分类法（适用于人物档案）、项目分类法（适用于特定项目档案）、地域分类法（适用于具有明显地域特征的档案）等。这些方法通常作为上述主要分类方法的补充或在特定范围内使用。

在实际工作中，单一的分类方法往往难以满足复杂档案管理的需求，通常采用复合分类法，即两种或两种以上分类方法的结合使用，如“年度—组织机构—保管期限”或“组织机构—年度—问题”等。选择何种组合方式，需经过充分调研和论证，确保其最适合本单位的实际情况。

三、档案分类操作规范与流程

科学的分类方法需要通过规范的操作流程来实现，以确保分类结果的准确性和一致性。

（一）档案收集与鉴定

档案分类的前提是完整、准确地收集应归档的文件材料。在收集阶段，应对文件材料的真实性、完整性、有效性进行初步审核。随后，进行价值鉴定，区分归档与不归档文件，对归档文件划定保管期限。这一步骤直接影响后续分类工作的质量与效率。

（二）分类方案的设计与编制

组织应根据自身性质、规模、业务特点及档案状况，在遵循前述原则的基础上，设计并编制一套科学、系统、实用的《档案分类方案》。该方案应明确分类层级、各级类目名称与代号、类目之间的隶属关系及排列顺序等。方案的编制需广泛征求意见，经审批后颁布实施，并应保持相对稳定。

（三）分类标引与文件归类

依据已批准的《档案分类方案》，对每一份归档文件进行分类标引。即确定文件应归入的大类、属类、子类等，并在文件上标注相应的分类号。标引人员应熟悉分类方案，理解类目含义，确保标引的准确性和一致性。对于难以确定类别的文件，应集体讨论或请教专业人员，避免随意归类。归类时，应将同一类别的文件集中存放。

（四）案卷（件）的整理与排列

同一类别的文件，还需进一步按一定顺序进行排列。通常可结合时间顺序、重要程度或问题关联性等进行。对于采用