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行政采购需求评估及预算编制工具

一、工具概述

本工具旨在规范行政采购需求评估流程，保证采购预算编制的科学性、合理性与合规性，帮助行政人员从需求提报到预算审批形成标准化管理，提升采购效率、控制成本支出，适用于企业、事业单位及机关等组织的行政采购管理工作。

二、适用范围与典型应用场景

（一）适用采购类型

日常办公用品采购：如纸张、笔、文件夹等易耗品；

固定资产采购：如办公设备（电脑、打印机）、家具（办公桌、椅）等；

服务类采购：如保洁服务、维修服务、会议服务等；

专项采购：如节日福利、团建活动、办公装修等。

（二）适用对象

企业行政部、综合管理部、后勤部等采购执行部门；财务部（预算审核）；各业务部门（需求提报）；管理层（审批决策）。

（三）典型应用场景

常规季度采购：行政部每季度收集各部门办公用品需求，评估后编制季度预算；

新增固定资产采购：业务部门因人员扩张需新增办公电脑，发起需求评估并编制专项预算；

紧急采购：如办公设备突发故障需立即维修，启动紧急需求评估流程，同步编制应急预算；

年度预算编制：年末行政部汇总全年采购数据，结合次年业务计划，编制年度采购总预算。

三、行政采购需求评估及预算编制操作流程

步骤1：需求提报——明确采购需求基础

操作内容：

需求部门填写《行政采购需求提报表》（详见模板1），详细说明：

采购物品/服务的名称、规格型号、技术参数（如电脑需明确CPU、内存、硬盘配置）；

需求数量、用途（如“用于新入职5名员工办公”）；

需求紧急程度（一般/紧急/特急，紧急需说明原因，如“影响日常业务开展”）；

预估单价及总价（可参考历史采购价或市场询价初步估算）；

附件（如技术图纸、服务需求说明书等）。

需求部门负责人审核签字，保证需求真实、必要。

责任主体：需求部门申请人→部门负责人

输出成果：《行政采购需求提报表》（签字版）

步骤2：需求初审——筛选合规性需求

操作内容：

行政部收到需求表后，1个工作日内完成初审，重点核查：

需求是否符合公司《行政采购管理制度》（如是否属于集中采购目录、是否超标准采购）；

需求描述是否清晰、完整（规格参数是否明确，避免“一批办公用品”等模糊表述）；

是否存在重复采购（如现有设备是否可通过维修替代，而非直接更换）。

初审通过：转需求评估环节；初审不通过：退回需求部门补充说明或调整需求。

责任主体：行政部采购专员→行政部经理

输出成果：需求初审意见（通过/不通过及原因说明）

步骤3：需求评估——多维度验证需求合理性

操作内容：

行政部组织需求评估小组（成员包括：行政部经理、财务部主管、需求部门对接人、技术支持人员（如需）），召开需求评估会，从以下维度进行评估：

必要性评估：

是否为业务开展必需（如“非采购该设备某项工作”）；

是否有替代方案（如租赁vs购买、维修vs更换、高配vs低配）。

合理性评估：

数量是否匹配实际需求（如“10人部门申请20台电脑”需核实）；

规格参数是否冗余或不足（如“办公文档处理采购高端游戏本”是否合理）；

预估单价是否偏离市场水平（参考历史采购数据或近期3家供应商报价）。

紧急程度评估：

一般需求：纳入常规采购计划；

紧急需求（如影响业务连续性）：启动紧急采购流程，同步评估预算可行性；

特急需求（如突发安全）：先执行采购后补评估手续，需分管领导签字确认。

评估小组填写《行政采购需求评估表》（详见模板2），明确评估结论（“通过”“调整后通过”“不通过”）。

责任主体：行政部组织→评估小组集体决策

输出成果：《行政采购需求评估表》（评估小组签字版）

步骤4：预算初步编制——基于评估结果测算成本

操作内容：

行政部采购专员根据评估结论，结合以下信息编制《行政采购预算明细表》（详见模板3）：

直接成本：物品/服务采购单价×数量（单价以评估时市场询价或历史最低价为准，需注明询价渠道，如“2023年10月电商报价”）；

间接成本：税费（如增值税）、运输费、安装费、维保费等（按标准或实际测算）；

预算科目：根据公司财务制度填写（如“办公费”“固定资产”“管理费用-其他”等）。

预算需分项列示，保证可追溯（如“采购电脑：单价5000元×5台=25000元，运费500元，合计25500元”）。

责任主体：行政部采购专员

输出成果：《行政采购预算明细表》（初稿）

步骤5：预算审核与调整——财务部门把关合理性

操作内容：

行政部将预算明细表及需求评估表提交财务部审核，财务部在2个工作日内完成审核，重点核查：

预算总额是否控制在年度/季度预算额度内；

成本测算依据是否充分（如单价是否偏离市场平均价±10%，超幅部分需说明原因）；

预算科目是否准确，是否符合财务报销规定。

审核通过：提交管理层审批；审核不通过：退回行政部调整预算（如降低规格、减少数量或重新询价）。

责任主体：财务部预算专