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行业通用合同管理模板及使用说明

一、合同管理适用场景概述

合同管理是企业运营中控制风险、明确权责、保障交易安全的核心环节，广泛应用于各类商业场景。具体包括但不限于：

采购与供应链：与供应商签订原材料采购、设备采购、物流服务合同，规范交货、验收、付款流程；

销售与合作：与客户签订产品销售、服务提供、渠道合作合同，明确交付标准、收款周期、售后服务；

项目外包：与第三方开发、设计、咨询机构签订项目服务合同，约定成果交付、验收标准、知识产权归属；

劳动人事：与员工签订劳动合同、保密协议、竞业限制协议，规范劳动关系与商业秘密保护；

租赁与物业：与房东、物业公司签订场地租赁、设备租赁合同，明确租期、租金、维修责任等。

二、合同管理全流程操作指南

（一）合同起草与准备

明确需求与核心条款

根据业务目标确定合同类型（如采购合同、服务合同），梳理核心要素：合同主体（双方名称、地址、法定代表人）、标的物（名称、规格、数量）、权利义务（交付/服务标准、付款方式、违约责任）、争议解决方式（仲裁/诉讼管辖地）等。

示例：采购合同需明确“货物规格型号”“交货地点及方式”“验收标准”“质保期”等关键信息。

收集基础信息与资质材料

核对合同主体资质：对方营业执照、法定代表人身份证明、特殊行业资质（如食品经营许可证、建筑工程资质），保证签约主体合法有效；

收集双方背景信息：合作历史、履约能力评估，降低履约风险。

使用模板初拟合同

基于公司标准化合同模板（见“三、常用模板表格”）填充内容，避免遗漏必备条款；

对模板未覆盖的特殊需求（如定制化服务、特殊付款条件），补充“补充协议”并注明“本协议与主合同具有同等法律效力”。

（二）合同审核与修订

内部多部门协同审核

法务审核：重点检查条款合法性（如违约责任是否明确、争议解决方式是否有效）、法律风险点（如格式条款是否公平、知识产权归属是否清晰）；

业务部门审核：核对业务条款与实际需求一致性（如交货周期是否满足生产计划、服务标准是否符合客户要求）；

财务审核：确认付款方式、金额、发票类型等财务条款合规性，避免税务风险。

反馈修订与最终确认

审核人需在《合同审批流程记录表》（见表3）中填写具体意见，起草人根据意见逐条修订并说明修改理由；

修订完成后，由发起人汇总各部门意见，形成最终版本，经双方确认（如需，可通过邮件、书面函件形式确认“合同版本无误”）。

（三）合同签署与生效

签署方式选择

纸质签署：打印合同文本，由双方法定代表人或授权代表签字并加盖公章/合同专用章（保证公章清晰、与主体名称一致）；

电子签署：通过合法电子签名平台（如e签宝、法大大）签署，需确认电子签名符合《电子签名法》规定（如平台具备认证资质、签署过程留痕）。

签署生效与分发

纸质合同签署后，至少留存2份（双方各执1份，或根据需要增加份数）；

电子签署后，并归档PDF版本，同时通过平台发送签署确认函至双方联系人；

生效条件：合同中明确“自双方签字盖章之日起生效”或约定特定条件（如“收到预付款后生效”），需按约定执行。

（四）合同履行与跟踪

履约进度监控

业务部门根据合同约定建立《合同履约跟踪表》（见表4），记录关键节点（如交货日期、验收时间、付款节点），定期更新履约状态；

发觉对方可能违约（如延迟交货、服务质量不达标），及时发函催告并保留证据（如邮件、沟通记录）。

变更与解除管理

履约过程中需变更合同（如调整数量、延期交付），双方应签订《合同变更申请表》（见表5），明确变更内容、原因及生效条件，经双方签字盖章后执行；

出现法定或约定解除情形（如对方严重违约、不可抗力），需书面通知对方，说明解除依据，并协商处理未了结事宜（如退款、赔偿）。

（五）合同归档与复盘

归档整理

合同履行完毕或终止后，30日内完成归档：纸质合同原件+签署附件（如资质文件、变更函）扫描成PDF，按“合同编号-合同名称-签署日期”命名，存储至公司指定服务器/档案柜；

归档信息登记至《合同基本信息登记表》（见表1），便于后续查询。

复盘与优化

定期（如每季度/每年）对合同履约情况进行分析，统计履约率、纠纷类型、常见风险点，形成《合同管理复盘报告》；

根据复盘结果优化合同模板（如补充易遗漏条款）、调整审核流程（如增加特定业务法务审核环节），提升合同管理效率。

三、合同管理常用模板表格

表1：合同基本信息登记表

合同编号

合同名称

合同类型（采购/销售/服务等）

甲方信息（名称、统一社会信用代码）

乙方信息（名称、统一社会信用代码）

标的物/服务内容

合同金额（元）

签署日期

生效日期

履行期限

负责人

联系方式

CG-2024-001

办公设备采购合同

采购合同

*科技有限公司A056）

*办公设备有限公司A0234567）

台式电脑50台、打印机2台