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企业资料档案管理标准化工具分类归档版
前言
为规范企业内部资料档案的管理流程，实现档案的系统化、标准化、高效化利用，特制定本分类归档工具模板。本工具旨在明确档案管理各环节责任与标准，保障档案的完整性、安全性及可追溯性，为企业决策、运营及合规性提供有力支撑。
一、适用范围与核心应用场景
本工具适用于各类企业（含中小企业、集团化公司）的行政、人力资源、财务、法务、业务等各部门的资料档案管理，具体场景包括：
日常业务档案归档：如合同、项目方案、客户资料、会议纪要等；
人力资源档案管理：如员工入职档案、劳动合同、培训记录、绩效考核等；
财务与审计档案：如财务报表、发票、税务申报材料、审计报告等；
法务与合规档案：如法律文书、知识产权文件、资质证书、合规性审查材料等；
历史档案整理：对存量档案进行分类、编码、数字化及重新归档。
二、标准化操作流程详解
（一）档案收集：明确范围与责任
操作目标：保证应归档资料全面、及时收集，避免遗漏。
具体步骤：
制定收集清单：各部门根据档案分类标准（见附件1），制定本部门《月度档案收集清单》，明确档案名称、类型、形成时间、责任人及归档截止日期（每月最后3个工作日前）。
示例：行政部需收集当月《办公采购合同》《会议签到表》《公司发文》等；人力资源部需收集当月《新员工入职登记表》《培训签到表》等。
主动收集与移交：档案形成后3个工作日内，由经办人将纸质档案（需原件或加盖公章的复印件）及电子版同步提交至部门档案管理员；部门档案管理员核对档案完整性，填写《档案移交登记表》（见附件2），签字确认后移交至企业档案管理部门（或行政部统一归口）。
特殊档案补充：对于跨部门形成的档案（如重大项目合同），由牵头部门负责收集，协作部门配合提供相关材料，保证档案内容完整。
（二）档案分类：建立科学分类体系
操作目标：通过标准化分类，实现档案有序排列，便于后续检索与利用。
分类原则：采用“年度-部门-问题”三级分类法，结合档案密级（公开、内部、秘密、机密）进行细分。
具体分类标准（可根据企业实际调整）：
一级分类（年度）
二级分类（部门）
三级分类（问题/类型）
密级示例
2024年
行政部
日常管理、会议纪要、采购合同
内部
2024年
人力资源部
入职档案、培训记录、薪酬福利
内部
2024年
财务部
财务报表、税务申报、费用报销
秘密
2024年
市场部
项目方案、客户资料、推广活动
内部
2024年
法务部
法律文书、知识产权、合规审查
机密
（三）档案编码：统一编号规则
操作目标：通过唯一编码实现档案精准定位，避免重复或混淆。
编码规则：年度（4位）-部门代码（2位）-档案类型代码（2位）-流水号（3位）
部门代码：行政部=XA、人力资源部=RL、财务部=CW、市场部=SC、法务部=FW、生产部=SC（生产）、技术部=JS；
档案类型代码：合同=HT、文件=WJ、报表=BB、记录=JL、方案=FA、资料=ZL；
流水号：按年度内同一类型档案归档顺序从001开始编号。
示例：2024年行政部第5份采购合同，编码为“2024-XA-HT-005”；2023年人力资源部第12份入职档案，编码为“2023-RL-JL-012”。
（四）档案整理：规范整理与装订
操作目标：保证档案格式统一、内容清晰，便于长期保存。
具体步骤：
核对与排序：档案管理员核对档案编码与分类是否准确，按流水号顺序排列；检查档案页码是否连续，缺失页及时补充（无法补充的需注明原因并经部门负责人*签字确认）。
去除金属物：回形针、大头针等金属物需全部拆除，避免氧化损坏档案。
装订与标注：左侧装订（厚度超2cm的采用活页夹装订），装订时避开文字内容；在档案首页右上角标注档案编码，封面粘贴《档案信息标签》（含名称、编码、形成日期、部门、密级、保管期限）。
电子档案整理：电子版档案按纸质档案分类编码规则命名（如“2024-XA-HT-005.pdf”），存储于企业指定服务器（或加密云盘），定期备份（每月1次），保证与纸质档案一致。
（五）档案归档：移交与入库管理
操作目标：实现档案有序入库，明保证管责任。
具体步骤：
填写归档清单：档案管理员整理完毕后，填写《档案归档总清单》（见附件3），列明档案编码、名称、数量、形成日期、部门、移交人、接收人等信息。
移交与签收：档案管理员将档案及《档案归档总清单》移交至企业档案库房管理员，双方核对无误后签字确认，清单一式两份（档案管理部门、移交部门各存一份）。
入库登记：库房管理员在《档案库存台账》（见附件4）中登记档案信息，包括存放位置（如：A区-01柜-03层）、入库日期、保管期限（根据档案类型确定，如合同类10年、员工档案永久等）。
（六）档案保管：环境与安全控制
操作目标：保障档案实体与信息安全，延长档案寿命。
管理要
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