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酒店挂账管理与风险控制制度

一、总则

（一）目的与依据

为规范酒店挂账业务的管理，明确各环节操作流程，有效控制应收账款风险，保障酒店资金安全与良性运营，提升财务管理水平，依据国家相关财经法规及酒店内部财务管理规定，特制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于酒店所有涉及挂账消费的客户，包括但不限于协议单位、旅行社、长住客、VIP客人及其他经审批同意挂账的单位或个人。酒店各相关部门，包括前厅部、销售部、财务部及各营业点，均须严格遵守本制度规定。

（三）基本原则

1.审慎性原则：挂账业务的开展应以风险可控为前提，严格审核客户资质，审慎授予挂账额度。

2.授权审批原则：挂账权限、额度调整及特殊挂账事项必须经过规定的授权审批程序。

3.规范操作原则：挂账业务的申请、确认、记账、对账、催收等环节均需遵循标准化操作流程。

4.责任到人原则：明确各部门及相关人员在挂账管理中的职责，确保责任落实。

5.动态管理原则：定期对挂账客户的信用状况、消费及还款情况进行评估，实施动态管理。

二、挂账客户的准入与授信管理

（一）挂账客户的资质要求

挂账客户原则上应为具有良好信誉和稳定支付能力的企事业单位、机关团体或长期合作的优质个人客户。申请挂账的单位需提供合法有效的营业执照、组织机构代码证（或三证合一证件）、税务登记证、法定代表人身份证明及授权签字人样本等资料；个人客户需提供有效身份证件、职业及收入证明等。

（二）挂账申请与审批流程

1.申请：意向挂账客户需向酒店销售部或指定对接部门提交书面挂账申请，并按要求提供相关资质证明文件。

2.初审：销售部（或指定部门）负责对客户提交的资料进行真实性、完整性审核，并对客户的经营状况、行业声誉、合作前景等进行初步评估，提出初步授信建议。

3.复审与审批：初审通过后，申请材料连同评估意见提交至财务部。财务部会同销售部对客户的信用风险进行综合评估，核定建议挂账额度及时限。最终审批权限根据酒店规定执行，超出部门权限的需报请上级管理层审批。

4.协议签订：审批通过后，酒店与客户签订正式的《挂账消费协议》，明确双方权利义务、挂账额度、结算周期、付款方式、违约责任等关键条款。

（三）授信额度管理

1.挂账额度的核定应基于客户的实际消费需求、支付能力、信用状况及酒店的风险承受能力综合确定。

2.对于新客户，初始授信额度不宜过高，可根据后续合作情况及还款表现逐步调整。

3.挂账额度实行总量控制，避免单一客户或少数客户占用过高信用资源。

三、挂账操作流程与规范

（一）入住与消费确认

1.挂账客户到店时，前厅接待人员须核实其身份及挂账权限，确认无误后，方可办理挂账入住手续，并在系统中准确标注挂账标识及对应的协议单位/个人。

2.对于协议约定的授权签字人，需核对其签字样本。如非授权签字人消费，须有该单位书面授权或经酒店指定负责人同意。

3.客户在酒店内各营业点消费时，相关服务人员应确认其挂账资格，并要求客户在消费账单上规范签字确认。

（二）账单管理与传递

1.各营业点每日需将挂账消费账单整理汇总，确保账单信息（客户名称、消费项目、金额、日期、签字等）准确完整，并及时传递至前厅收银处或财务部。

2.前厅收银处负责将客户在店期间的所有消费账单进行归集，于客户离店前或按协议约定周期，汇总形成《挂账客户消费汇总账单》，由客户授权签字人签字确认。

（三）账务处理

1.财务部会计人员根据经确认的挂账账单，及时、准确地在财务系统中进行账务处理，借记“应收账款-挂账客户”，贷记相关收入科目。

2.严格禁止无协议、无审批、超额度的挂账行为。特殊情况下的紧急挂账，需按权限报经管理层批准，并在事后及时补办相关手续。

四、应收账款的催收与结算

（一）对账与账单送达

1.财务部应按照协议约定的结算周期（如每月、每半月），及时与挂账客户进行对账。对账内容包括消费明细、总金额、已付款项、未付款项等。

2.《挂账客户消费汇总账单》及相应明细须在结算周期结束后规定时限内送达客户，并取得客户的对账回执或确认信息。

（二）款项催收

1.财务部为应收账款催收的主要责任部门，销售部应积极配合。

2.对于到期未付款项，财务部应及时发出催收通知（可采用电话、邮件、函件等方式）。催收过程应有详细记录。

3.对于逾期未付的款项，应根据逾期天数和金额大小，采取不同级别的催收措施，包括加大催收频率、上门催收，直至启动法律程序。

4.销售部应利用与客户的日常联系，协助了解欠款原因，并推动款项回收。

（三）款项结算

1.客户支付挂账款项后，财务部应及时进行账务处理，核销应收账款。

2.对于以支票、汇票等方式支付的款项，须确保款项到账后方可确认收款。

3.定期对应收账款进行账龄分析，