文档管理与存档操作指导手册.docVIP

文档管理与存档操作指导手册

一、手册说明

本手册旨在规范组织内各类文档的、分类、存储、检索及归档全流程，保证文档管理有序、高效，保障信息安全性、可追溯性及合规性，适用于各部门日常办公、项目管理、审计存档等场景。

二、适用工作场景

（一）日常业务文档处理

各部门在处理合同、报告、函件、通知等常规业务时，需通过标准化流程完成文档的编制、审核、存储，保证业务留痕、责任可查。

（二）项目全周期文档管理

项目启动至结项过程中，涉及项目计划、会议纪要、进度报告、验收材料等文档，需按项目阶段分类归集，支撑项目复盘与成果交付。

（三）合规审计资料准备

为应对内外部审计（如财务审计、质量体系审核），需提前整理审计周期内的相关文档，保证文档完整性、真实性与时效性，满足审计要求。

（四）历史文档追溯需求

针对过往业务决策、重要事件记录等历史文档，需通过规范化的索引与存储机制，实现快速调取与查阅，支撑经验总结或问题追溯。

三、文档管理全流程操作指引

（一）文档创建与分类

文档编制

根据业务需求选择合适的（如《合同模板》《会议纪要模板》），保证内容要素完整（如文档标题、编号、编制部门、日期、密级等）。

电子文档命名规则统一为：部门代码-文档类型-年份-序号（示例：HR-合同-2024-001）；纸质文档需在首页右上角标注相同编号。

文档分类

按业务属性分为：行政类（通知、制度）、业务类（合同、订单）、项目类（计划、报告）、财务类（凭证、报表）、人力资源类（简历、考核表）等。

按密级分为：公开级（可内部全员查阅）、内部级（仅相关部门查阅）、秘密级（需经负责人审批查阅）。

（二）文档审核与审批

审核流程

编制人完成文档后，提交至部门负责人*审核，重点审核内容准确性、格式规范性及业务合规性。

涉及跨部门协作的文档，需经相关部门负责人联合会签；重大合同或制度类文档，需提交至分管领导终审。

审核反馈

审核人需在1个工作日内完成审核，通过则标注“同意”并签字/盖章；不通过则注明修改意见，退回编制人修订后重新提交。

（三）文档存储与保管

电子文档存储

电子文档需统一存储于指定服务器或云盘，禁止本地随意存储；涉密文档需加密保存，访问权限仅开放至相关负责人。

每月最后一个工作日，各部门需将当月新增电子文档备份至专用存储设备，保证数据安全。

纸质文档存储

纸质文档经审批后，由行政部门统一登记、编码，存放于专用档案柜；档案柜需张贴《档案目录卡》，标注文档编号、名称、存放位置及保管期限。

密级纸质文档存放于带锁保密柜，钥匙由行政部门*专人保管，出入库需登记《保密文档管理台账》。

（四）文档借阅与使用

借阅申请

借阅人填写《文档借阅申请表》，注明文档编号、名称、借阅用途、归还期限，经部门负责人*审批后提交至行政部门。

秘密级文档借阅需额外经分管领导*审批，借阅时需当面核对文档数量与状态，签署《保密承诺书》。

借阅规范

借阅期限一般不超过3个工作日，到期需归还；如需续借，需提前1天重新申请。

借阅人不得擅自复制、涂改、外借文档；涉密文档仅限在指定阅览室查阅，禁止带出办公区域。

（五）文档检索与调取

检索方式

电子文档：通过服务器/云盘的“文档编号”“关键词”“日期”等字段进行检索，或通过《电子文档索引表》快速定位。

纸质文档：根据《档案目录卡》中的编号或名称，查找档案柜存放位置，由管理员协助调取。

调取记录

无论是电子或纸质文档调取，均需在《文档调取记录表》中登记，包括调取人、时间、文档信息、用途等，保证全程可追溯。

（六）文档归档与销毁

归档范围与期限

年度终了后1个月内，各部门需将已办结的文档整理归档：

永久保存：公司章程、年度经营报告、重大合同、审计报告等；

10年保存：财务凭证、项目验收报告、重要会议纪要等；

5年保存：日常通知、工作计划、普通函件等。

归档流程

部门整理待归档文档，填写《年度文档归档清单》，经行政部门核对无误后，移交至档案室统一保管。

档案室对归档文档进行分类、编号、上架，并在档案管理系统中更新电子索引。

销毁管理

超过保管期限的文档，由档案室编制《文档销毁清单》，经行政部门负责人及分管领导审批后，由2人以上共同监销，保证信息无法恢复。

销毁过程需记录《文档销毁记录表》，注明销毁时间、地点、监销人、销毁清单编号等，存档备查。

四、常用管理表单模板

（一）文档分类及密级登记表

文档编号

文档名称

所属部门

文档类型

密级

编制人

编制日期

存储位置（电子/纸质）

HR-001

2024年招聘计划

人力资源部

行政类

内部

张*

2024-01-05

服务器-人力资源部/档案柜A-01

FIN-002

Q1财务报表

财务部

财务类

秘密

李*

2024-04-10

加密云盘/保密柜B-03

（二）文档借阅申请与归还登记表

借阅日期

文档编号

文档名称

借阅人