2026年跨境电商物流服务公司海关行政处罚应对管理制度.docxVIP

2026年跨境电商物流服务公司海关行政处罚应对管理制度

第一章总则

第一条制度目的

为规范跨境电商物流服务公司海关行政处罚的应对流程，有效预防海关违规风险，及时、合法处理海关行政处罚案件，降低案件对公司业务、声誉及经济造成的损失，依据《中华人民共和国海关法》《中华人民共和国海关行政处罚实施条例》《跨境电子商务零售进口商品清单管理办法》等法律法规，结合公司跨境物流业务实际，制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司所有涉及海关业务的环节（如货物申报、清关代理、保税仓储、跨境运输）中，可能面临或已收到海关行政处罚（如罚款、没收货物、暂停报关资格）的应对工作，涉及关务部、法务部、运营部、风控部、财务部等相关部门。

第三条管理原则

遵循“预防为主、快速响应、合法合规、持续改进”原则，即优先通过规范操作预防海关违规；收到处罚通知后第一时间启动应对流程；处理过程严格遵守海关法规，确保申诉、整改等行为合法；案件结束后总结经验，优化流程防范同类风险。

第二章风险预警与预防

第四条日常合规管理

关务部需建立海关法规动态更新机制，安排专人每季度收集海关最新政策（如申报要求、商品归类调整、税率变化），整理成《海关法规更新简报》，通过公司内部培训（每季度至少1次）向关务、运营、销售等相关部门人员讲解，确保员工了解合规要求；

货物申报前，关务专员需严格审核申报资料（商业发票、装箱单、商品归类编码、原产地证明），确认商品归类准确（避免因归类错误导致申报不实）、申报价值与实际一致（不得低报或高报）、货物符合《跨境电子商务零售进口商品清单》要求，审核无误后再提交海关申报；

运营部在货物仓储与运输环节，需按海关监管要求记录货物流转信息（如入库时间、出库时间、运输轨迹），保留相关凭证（如仓储台账、运输单据），确保货物实际状态与申报信息一致，不得出现“申报与实际不符”“漏报货物”等情况。

第五条风险排查机制

风控部牵头，联合关务部每季度开展一次海关合规风险排查，排查范围包括：申报资料完整性与准确性、货物归类合规性、保税仓储货物管理规范性、与合作清关代理的业务对接流程合规性；

排查过程中需随机抽取过往3个月的申报订单（抽取比例不低于10%），核对申报信息与实际货物信息（如品名、规格、数量）是否一致；检查保税仓储货物是否存在“账实不符”“未经海关批准擅自处置”等问题；

若发现风险隐患（如部分订单商品归类存疑、申报资料缺失），需立即填写《海关合规风险隐患记录表》，明确隐患内容、涉及订单、整改责任人及整改期限，由关务部负责整改，风控部跟踪整改进度，确保隐患在1个月内消除。

第六条合作方管理

与清关代理、报关行等合作方合作前，关务部需对其资质进行审核，确认合作方具备有效的《报关单位注册登记证书》，过往无重大海关违规记录，审核通过后签订《海关合规合作协议》，协议中明确合作方需遵守的海关法规要求、违规责任划分（如因合作方申报失误导致处罚，合作方需承担相应赔偿责任）；

合作过程中，关务部每半年对合作方合规情况进行评估，评估内容包括：申报准确率、海关质疑响应及时性、违规记录情况，评估不合格的合作方需限期整改，整改仍不合格的终止合作。

第三章行政处罚应急响应

第七条案件接收与初步核实

关务部在收到海关送达的《海关行政处罚告知书》《海关行政处罚决定书》等法律文书后，需在24小时内将文书复印件提交至法务部与公司管理层，同时记录案件基本信息（处罚机关、案件编号、涉及业务、处罚事由、拟处罚或已处罚内容）；

关务部联合运营部在1个工作日内开展初步核实，确认案件涉及的货物信息（如订单号、申报时间、货物类型）、相关责任人、违规行为发生的具体环节（如申报环节、仓储环节），收集与案件相关的证据材料（如申报资料、仓储记录、沟通邮件），形成《海关行政处罚案件初步核实报告》。

第八条应急小组组建

公司管理层在收到初步核实报告后，需在24小时内组建海关行政处罚应对应急小组，小组由法务部负责人任组长，成员包括关务部专员（负责提供业务细节与证据）、运营部专员（负责核实货物相关情况）、财务部专员（负责评估经济损失）、风控部专员（负责分析风险影响）；

应急小组需在组建当日召开首次会议，明确各成员职责、案件分析与应对的时间节点，制定初步应对计划（如是否申请听证、是否需要补充证据）。

第四章案件处理流程

第九条案件分析与策略制定

法务部牵头，结合海关法律文书内容、初步核实报告及相关证据材料，在2个工作日内对案件进行法律分析，明确：海关认定的违规行为是否成立、处罚依据是否合法、处罚幅度是否合理、公司是否存在免责或减轻处罚的情形（如主动报告违规行为、积极配合海关调查）；

若案件处于“告知阶段”（仅收到《海关行政处罚告知书》），应急小组需根据分析结果制定