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2026年跨境电商物流服务公司海外仓保税备货管理制度

第一章总则

第一条制度目的

为规范公司各海外仓保税备货业务全流程管理，确保符合目的国海关保税监管要求，实现商品备货计划精准化、库存管理透明化、清关流程高效化，降低保税合规风险，保障跨境电商客户订单履约效率，维护公司与客户的合法权益，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司所有开展保税备货业务的海外仓，涵盖海外仓管理人员、保税操作专员、清关对接人员、系统维护人员及与保税备货相关的运营、财务部门，涉及备货计划制定、商品进口清关、保税入库、存储监管、出库核验、库存盘点、保税核销等全环节业务活动，同时作为员工培训、岗位考核及合规检查的依据。

第三条基本原则

合规性原则：严格遵守目的国海关关于保税商品监管的法律法规，所有备货操作符合保税仓注册备案要求，商品品类、数量、存储期限等均在海关许可范围内，杜绝超范围备货、违规出库等行为。

计划性原则：基于客户销售数据、市场需求预测及海外仓库存容量，制定科学的保税备货计划，避免过度备货导致库存积压或备货不足影响订单履约。

透明化原则：建立保税备货全流程台账，实时记录商品进口、入库、存储、出库、核销等信息，确保海关监管部门可随时核查，同时向客户同步库存动态数据。

安全性原则：加强保税商品存储安全管理，采取物理隔离、视频监控、权限管控等措施，防止商品丢失、损坏或调换，保障保税货物所有权归属清晰。

第二章保税备货计划管理

第四条备货需求确认

客户需根据自身销售计划，提前15个工作日向公司运营部门提交《保税备货需求单》，明确商品名称、HS编码、规格型号、预计备货数量、目标入库时间、存储周期及销售区域等信息，未提供完整HS编码或不符合目的国保税政策的商品，不予受理备货申请。

运营部门收到需求单后5个工作日内，联合海外仓、清关部门对备货需求进行评估，重点核查商品是否属于目的国允许保税存储的品类、备货数量是否匹配海外仓保税库容、清关所需资料是否齐全，评估通过后反馈客户确认备货方案。

第五条备货计划制定

运营部门根据客户确认的备货需求，结合目的国海关保税监管要求及海外仓历史库存周转数据，制定《海外仓保税备货执行计划》，明确商品进口清关时效、入库验收标准、库存安全阈值、备货补充周期等内容。

备货计划需预留10%-15%的库存弹性空间，应对突发销售需求；对于季节性商品，需提前30个工作日制定备货计划，确保旺季前完成商品入库；对于临期商品，备货数量不得超过商品保质期的50%，避免保税期内商品过期。

《海外仓保税备货执行计划》经运营部门负责人审核后，同步发送至客户、海外仓及清关部门，各相关方需在3个工作日内确认，如有异议需及时沟通调整。

第三章保税商品进口与入库管理

第六条进口清关对接

清关部门根据备货执行计划，提前7个工作日收集客户提供的清关资料，包括商业发票、装箱单、原产地证明、HS编码确认函、保税备案申请表等，确保资料真实、完整且符合目的国海关要求。

清关部门委托合作的合规清关代理机构办理保税商品进口清关手续，实时跟踪清关进度，如遇海关查验，需配合提供补充资料，确保清关流程在计划时间内完成，避免因清关延误影响备货入库。

清关完成后，清关部门需获取海关出具的《保税商品进口放行单》，并在2个工作日内将放行单及清关明细同步至海外仓及运营部门，作为商品保税入库的凭证。

第七条保税入库验收

海外仓收到清关放行信息后，提前做好入库准备，划分专属保税存储区域，配备专职保税操作专员负责入库验收，非保税商品不得进入保税存储区域。

商品到仓后，保税操作专员首先核对运输单据与《保税商品进口放行单》信息是否一致，包括商品名称、HS编码、数量、外包装状况等，如发现外包装破损、数量短缺等问题，需立即拍照留存，并通知清关部门与运输方核实。

核对无误后，对商品进行开箱检验，重点检查商品规格、标识是否与清关资料一致，是否存在质量问题，检验比例不得低于总数量的5%，高价值商品需100%全检。检验合格后，在《保税商品入库验收单》上签字确认。

验收合格的商品，由保税操作专员录入保税仓管理系统，标注“保税在库”状态，记录商品入库时间、批次、存储库位等信息，系统自动关联海关监管台账，实现库存数据实时同步。

第四章保税商品存储与监管

第八条存储区域管理

海外仓保税存储区域需与非保税区域物理隔离，设置明显“保税区域”标识，配备独立的门禁系统和24小时视频监控设备，监控数据至少保存90天，满足海关监管追溯要求。

保税区域内按商品品类、存储要求分区存放，易燃易爆、易变质等特殊商品需单独存放，并配备相应的消防、温控设备，存储环境需符合目的国海关对保税商品存储条件的规定。

非保税操作专员不得进入保税区域，确需进入的需经海外仓