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2026年跨境电商物流服务公司海外仓合规运营管理制度

一、总则

（一）目的

为规范公司海外仓（如位于欧洲、北美、东南亚等地区的仓储设施）的合规运营管理，确保海外仓运营符合所在国/地区的法律法规（如仓储管理、货物监管、税务申报、劳动保护等），防范运营风险（如货物被扣、税务处罚、资质吊销），保障跨境电商物流业务稳定开展，维护公司品牌声誉与客户合法权益，结合海外仓运营特性及《跨境电子商务海外仓运营与管理规范》《海关法》等国内外相关法规，制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于公司所有海外仓的规划建设、资质办理、日常运营、货物管理、人员管理、税务合规、风险防控等全流程，涉及的部门包括海外仓运营部门、风控部门、法务部门、财务部门、物流管理部门等，所有参与海外仓运营与管理的人员（含境内管理人员、境外当地员工）均需遵守本制度。

（三）基本原则

属地合规原则：海外仓运营需严格遵守所在国/地区的法律法规及行业监管要求，从资质办理到日常操作，均需符合当地对仓储、物流、税务、劳动等领域的规定，严禁触碰法律红线。

全程可控原则：建立海外仓运营全流程管控机制，对货物入库、存储、出库、配送等环节进行实时监控，对人员操作、财务支出、税务申报等进行规范记录，确保运营过程可追溯、风险可预警。

风险前置原则：提前识别海外仓运营中的潜在风险（如当地政策变动、海关监管加强、供应链中断），制定针对性防控措施，定期开展风险评估与排查，避免风险转化为实际损失。

协同高效原则：境内管理部门与海外仓现场团队需建立高效协同机制，明确沟通流程与职责分工，确保境内指令及时传达、境外问题快速反馈，提升海外仓运营效率与合规水平。

二、组织架构与职责划分

（一）海外仓合规运营管理小组

由公司分管海外业务的高层管理人员牵头，联合海外仓运营部门、风控部门、法务部门负责人组成。主要职责包括：审批海外仓合规运营计划与风险防控方案；协调解决海外仓运营中的重大合规争议（如当地政策解读分歧）；审核海外仓重大决策（如新增海外仓选址、重大设备采购）；监督本制度在海外仓的落地执行情况。

（二）海外仓运营部门

作为海外仓合规运营的核心执行部门，配备熟悉海外仓储管理与属地法规的专业人员。主要职责包括：负责海外仓的选址规划与资质办理（如当地仓储经营许可证、物流服务备案）；制定海外仓日常运营流程（如货物入库验收、存储管理、出库复核）；管理海外仓境内外团队，组织合规培训（如当地劳动法规、操作规范）；跟踪海外仓运营数据（如库存周转率、订单履约率），及时整改合规问题；对接当地物流、海关等部门，维护良好合作关系。

（三）各协作部门

风控部门：负责海外仓运营风险评估，识别属地政策风险（如当地税务新规、海关监管政策变动）、运营风险（如货物丢失、破损、盗窃）、人员风险（如员工违规操作、劳动纠纷）；制定风险防控措施（如建立货物保险机制、规范员工操作手册）；定期开展海外仓合规检查，出具风险评估报告；监督风险防控措施的执行效果。

法务部门：提供海外仓属地合规法律咨询（如当地仓储经营所需资质、合同法律风险）；审核海外仓相关合同（如仓库租赁合同、当地物流合作协议、员工劳动合同），确保条款符合当地法律与公司利益；协助处理海外仓合规纠纷（如海关处罚申诉、劳动争议调解）；跟踪所在国/地区法规变动，及时更新合规要求并传达至运营部门。

财务部门：负责海外仓财务合规管理，如当地税务申报（如增值税、企业所得税）、财务报表编制、资金结算；审核海外仓费用支出（如租金、人员工资、设备采购），确保符合当地财务规范与公司预算；对接当地税务机构，处理税务咨询与申报问题；评估海外仓财务风险（如汇率波动、资金流转限制），制定应对方案。

物流管理部门：协调境内货物发运至海外仓的物流环节，确保货物运输合规（如符合进出口报关要求、提供完整清关资料）；对接海外仓末端配送合作方，规范配送流程（如配送时效承诺、货物签收记录）；跟踪货物在境内外运输与海外仓存储的全链路状态，反馈异常情况（如货物滞留、丢失）。

三、海外仓合规运营全流程管理

（一）海外仓规划与资质办理（海外仓建设/租赁前启动）

选址合规评估：海外仓运营部门联合风控、法务部门，对拟选址地区进行合规评估，包括：当地仓储行业监管政策（如是否允许外资经营仓储业务）、海关监管便利性（如距离港口/机场远近、清关效率）、物流配套成熟度（如末端配送网络覆盖）、税务成本（如当地税率、税收优惠政策）、基础设施条件（如仓储场地消防、安保设施是否符合当地标准）。评估通过后，确定最终选址。

资质办理：海外仓运营部门根据当地法规要求，办理必要的运营资质，包括：向当地政府部门申请仓储经营许可证（如美国需办理FMC备案、欧洲需办理EORI号关联仓储资质）；完成税务登记，获取当地税务识别号（如欧盟VAT税号、英国UT