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2026年跨境电商物流服务公司海外仓库存盘点管理制度

第一章总则

第一条制度目的

为规范海外仓库存盘点工作，确保库存数据真实准确、账实相符，及时发现并解决库存管理中的异常问题，保障货物安全，满足客户查询、财务核算及合规监管需求，防范库存积压、丢失、损坏等风险，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司所有海外仓的库存盘点管理，涵盖海外仓内所有存储货物，包括非保税货物、客户委托代管货物等，涉及的盘点类型包括日常盘点、月度盘点、年度盘点及专项盘点。海外仓仓储部门、财务部门、运营部门、合规部门及相关操作人员均须严格遵照执行。

第三条职责分工

仓储部门：牵头组织各类库存盘点工作，制定盘点计划，安排盘点人员，准备盘点工具，执行盘点操作，整理盘点数据，跟进差异处理。

财务部门：参与盘点工作，核对盘点数据与财务账务的一致性，协助分析盘点差异原因，监督盘点过程的合规性，确保盘点结果可用于财务核算。

运营部门：提供客户订单及货物出入库信息，配合盘点前的订单处理，确保盘点期间库存稳定，协助沟通客户关于盘点的疑问及特殊需求。

合规部门：监督盘点流程是否符合所在国仓储、税务相关法规，检查盘点记录的完整性与合规性，避免盘点工作存在合规风险。

盘点人员：严格按照盘点计划及操作规范开展盘点，如实记录盘点数据，及时反馈盘点过程中发现的异常情况，对盘点结果的真实性负责。

第二章盘点计划与准备

第四条盘点类型与周期

日常盘点：仓储部门每日对重点货物（如高价值货物、易损耗货物）进行抽查盘点，抽查比例不低于该类货物总数的5%，确保重点货物库存准确。

月度盘点：每月月末开展，覆盖海外仓内70%以上的货物，每月轮换盘点范围，确保每季度所有货物均至少参与1次月度盘点。

年度盘点：每年12月下旬开展，对海外仓内所有货物进行全面盘点，确保全年库存数据准确，为年度财务结算提供依据。

专项盘点：出现以下情况时启动专项盘点，包括货物大量出入库后、库存数据异常波动、客户提出盘点需求、仓储人员岗位调整或发生货物丢失、损坏事件时，专项盘点范围根据实际需求确定。

第五条盘点计划制定

每次盘点前3个工作日，仓储部门制定详细盘点计划，内容包括盘点类型、盘点范围、盘点时间、参与人员及分工、盘点工具、数据记录方式及注意事项。月度及年度盘点计划需提前2个工作日同步至财务部门、运营部门及合规部门，专项盘点计划根据实际情况及时同步相关部门，确保各部门提前做好配合准备。

第六条盘点准备工作

人员准备：仓储部门确定盘点人员名单，明确各人员负责的盘点区域及任务，对盘点人员进行培训，讲解盘点流程、数据记录要求及异常情况处理方式，确保所有参与人员熟悉操作规范。

数据准备：运营部门在盘点前1个工作日完成所有未处理订单的出入库操作，若无法完成，需标记为“待处理订单”并告知仓储部门；仓储部门在盘点前6小时冻结WMS系统中的库存调整功能，导出最新库存数据作为盘点基准表，确保盘点数据对比准确。

工具与环境准备：准备扫码枪、盘点表、签字笔、计算器、手电筒等盘点工具，检查扫码枪电量及功能是否正常；清理盘点区域，确保货物堆放整齐，通道畅通，货物标签清晰可辨，无遮挡物影响盘点计数。

第三章盘点执行流程

第七条盘点操作规范

盘点人员到达负责区域后，对照盘点基准表逐一核对货物，使用扫码枪扫描货物标签，确认货物编码、名称、规格与系统数据一致，然后清点实际数量，将数量记录在盘点表或扫码枪中。

对无标签或标签模糊的货物，及时标记并拍照记录，暂时单独存放，待盘点结束后与运营部门核对货物信息，补充标签后重新盘点。

对堆放在货架高层、底层或角落的货物，借助梯子、手电筒等工具仔细清点，确保无遗漏；对散装货物，采用称重或体积估算的方式确定数量，估算误差需控制在3%以内，若误差超出范围，需采用更精准的计数方式。

盘点过程中，若发现货物破损、变质、受潮等情况，立即拍照记录，标注货物位置、数量及损坏程度，单独记录在“异常货物清单”中，不纳入正常库存计数。

第八条数据核对与记录

单个区域盘点完成后，盘点人员核对实际盘点数据与盘点基准表中的系统数据，若数据一致，在盘点表上签字确认；若数据不一致，需重新盘点该区域货物，确认是否为计数错误，重新盘点后仍有差异的，在盘点表中注明实际数量与差异数值，签字确认。

所有区域盘点完成后，仓储部门收集所有盘点表及扫码枪中的数据，将实际盘点数据录入WMS系统，生成“盘点差异表”，差异表包含货物编码、名称、规格、系统数量、实际数量、差异数量及差异原因初步判断。

第九条盘点过程监督

合规部门及财务部门安排人员对盘点过程进行监督，随机抽查3-5个盘点区域，观察盘点人员操作是否符合规范，核对盘点记录与实际货物是否一致，检查是否存在漏盘、错盘或数据造假情