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企业采购管理工具合同履行与验收流程表

一、适用范围与场景说明

本流程表适用于各类企业（含制造业、服务业、事业单位等）的采购合同履行与验收管理场景，涵盖货物采购、服务采购、工程采购等类型。当企业与供应商签订采购合同后，从合同交底、履约跟踪、验收准备到正式验收、问题处理的全流程均可通过此表规范操作，保证采购项目按约定标准完成，明确各方责任，降低履约风险，保障企业资产安全和使用需求。涉及部门包括采购部、使用部门、供应商、财务部、法务部等，需多方协同配合完成。

二、合同履行与验收全流程操作指引

步骤1：合同签订与交底（合同生效后1个工作日内）

责任部门/人员：采购部（采购经理）、法务部（法务专员）

操作内容：

采购部将签订完成的采购合同（含附件如技术参数、交付清单等）扫描存档，并复印分发给供应商、使用部门、财务部；

组织召开合同交底会，参会人员包括采购经理、使用部门负责人、供应商代表*，重点明确以下内容：

合同关键条款：交付时间、地点、验收标准、付款方式、违约责任等；

双方联系人及职责：供应商需指定履约对接人，采购部指定项目跟进人；

特殊要求：如货物安装调试、服务人员培训、保密条款等。

输出文件：合同分发记录、合同交底会会议纪要（需三方签字确认）。

步骤2：履约计划确认（合同生效后2个工作日内）

责任部门/人员：供应商（履约对接人）、采购部（采购专员）

操作内容：

供应商根据合同约定，提交《履约计划表》，明确分阶段交付/服务内容、时间节点、负责人及联系方式；

采购部组织使用部门审核《履约计划表》，重点核查时间节点是否符合生产/运营需求、分阶段内容是否与合同一致；

审核通过后，双方签字确认，作为后续履约跟踪依据。

输出文件：《履约计划表》（供应商盖章、采购部及使用部门签字确认）。

步骤3：履约过程跟踪（履约期间每日/每周）

责任部门/人员：采购部（项目跟进人）、使用部门（需求对接人）

操作内容：

采购部每日/每周通过电话、邮件或现场沟通等方式，向供应商知晓履约进展（如生产进度、发货状态、服务实施情况）；

对履约中的异常情况（如延迟交付、质量问题、服务不达标），供应商需提前24小时书面通知采购部，说明原因及整改方案；

采购部将异常情况同步使用部门，共同评估影响，必要时组织召开协调会（如供应商延迟交付可能导致生产停滞，需紧急调整交付计划）；

采购部全程记录履约过程，填写《履约跟踪日志》，内容包括日期、沟通内容、进展情况、问题及处理结果。

输出文件：《履约跟踪日志》（采购部留存）、异常情况说明及整改方案（供应商提交）。

步骤4：验收准备（交付/服务完成前3个工作日）

责任部门/人员：使用部门（验收负责人）、采购部（采购专员）、法务部（法务专员*）

操作内容：

使用部门根据合同约定的技术参数、质量标准、服务要求，制定《验收清单》，逐项明确验收指标、验收方法、合格标准；

采购部核对《验收清单》与合同附件是否一致，法务部审核验收流程是否符合合同约定及法律法规要求；

采购部提前3个工作日通知供应商验收时间、地点、参与人员（如需第三方检测机构，需提前告知供应商并确认其配合意愿）；

供应商准备好验收所需的资料，如产品合格证、检验报告、服务记录、使用说明书等，并提交《验收申请函》。

输出文件：《验收清单》（使用部门制定、采购部及法务部审核确认）、《验收申请函》（供应商提交）。

步骤5：现场/实物验收实施（约定验收时间当日）

责任部门/人员：验收小组（由使用部门负责人、采购专员、技术专家、供应商代表组成，必要时邀请第三方检测机构参与）

操作内容：

资料验收：核查供应商提交的《验收申请函》及相关资料是否完整、真实，是否符合合同约定；

实物/服务验收：

货物验收：对照《验收清单》检查货物数量、规格、型号、外观、包装等是否符合要求，必要时进行功能测试（如设备需通电运行测试功能）；

服务验收：通过现场查看、服务记录审核、用户访谈等方式，评估服务内容（如培训次数、响应时效、问题解决率）是否达标；

验收小组逐项记录验收结果，对符合标准的项在《验收报告》中标注“合格”，对不符合标准的项详细记录问题描述、实测数据，并要求供应商现场确认。

输出文件：《验收报告》（验收小组全体成员签字确认，含验收过程记录、问题项清单）。

步骤6：问题整改与复验（验收发觉问题后）

责任部门/人员：供应商（整改负责人）、采购部（项目跟进人）、验收小组（验收负责人*）

操作内容：

验收小组在《验收报告》中明确问题整改期限（一般不超过5个工作日，特殊情况可延长但需书面说明）；

供应商在整改期限内提交《整改方案》，说明问题原因、整改措施、完成时间，并组织整改；

整改完成后，供应商向采购部提交《复验申请》，采购部组织验收小组对问题项进行复验；

复验合格后，验收小组在《复验报告》中签字确认；若复验仍不合格，