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高校电子资源采购及使用管理办法

第一章总则

第一条目的与依据

为规范我校电子资源的采购与使用管理，优化资源配置，提高使用效益，保障教学、科研和学科建设的信息需求，维护学校和用户的合法权益，依据《中华人民共和国著作权法》、《信息网络传播权保护条例》及国家相关法律法规和上级主管部门的有关规定，结合我校实际情况，特制定本办法。

第二条定义与范围

本办法所称电子资源，是指以数字形式存在，通过计算机网络可以获取和利用的各类信息资源，主要包括数据库、电子期刊、电子图书、电子学位论文、音视频资料及其他类型的数字资源。其采购与使用管理活动均适用本办法。

第三条基本原则

电子资源的采购与使用管理应遵循以下原则：

1.需求导向，服务教学科研：紧密围绕学校教学、科研和学科建设发展的实际需求，优先保障重点学科和核心用户的信息需求。

2.统筹规划，注重效益：加强顶层设计和统筹协调，避免重复采购和资源浪费，追求资源投入的最佳效益。

3.规范有序，保障安全：建立健全采购流程和使用规范，确保电子资源采购过程的公开、公平、公正，保障资源使用的安全与稳定。

4.尊重版权，合法使用：严格遵守国家知识产权法律法规，加强版权宣传教育，引导师生合法、规范使用电子资源。

第四条管理体制

学校建立“统一领导、归口管理、分工负责、协同保障”的电子资源管理体制。

1.学校分管领导负责电子资源建设与管理工作的总体指导和决策。

2.图书馆作为电子资源采购与使用管理的归口管理部门，负责统筹规划、需求调研、采购组织、合同管理、资源整合、宣传培训、使用统计、绩效评估及版权协调等工作。

3.财务部门负责电子资源采购经费的预算审核、资金保障与结算支付。

4.网络中心负责电子资源访问的网络环境支持、技术保障及数据安全防护。

5.各院（系、部）及相关单位负责本单位师生电子资源需求的收集与反馈，配合开展资源宣传培训和使用推广工作，并加强本单位用户的版权意识教育。

第二章采购管理

第五条需求调研与论证

图书馆应定期组织开展全校范围的电子资源需求调研，广泛征求各院（系、部）、重点实验室、科研团队及师生代表的意见。结合学校学科发展规划、现有资源状况及经费预算，对拟采购或续订的电子资源进行必要性、可行性和效益性论证。对于大型或高价资源，应组织相关学科专家、教学科研人员代表、图书馆员及技术人员进行充分论证。

第六条采购计划制定

图书馆根据需求调研与论证结果，结合年度经费预算，编制年度电子资源采购计划，明确资源名称、采购方式、预算金额、服务期限等，按规定程序报批后执行。采购计划应具有前瞻性和可调整性。

第七条采购方式与流程

电子资源采购应严格遵守国家及学校关于政府采购和招标采购的相关规定。根据资源类型、金额大小及采购方式要求，可采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等方式。图书馆负责具体采购流程的组织与实施，确保采购过程规范透明，符合法定程序。

第八条合同签订与管理

采购完成后，图书馆应及时与供应商签订规范的书面合同。合同内容应明确资源名称、服务范围、服务期限、访问方式、数据质量、技术支持、更新频率、使用权限、知识产权、保密条款、费用标准与支付方式、违约责任及争议解决方式等关键条款。合同签订前须履行学校相关审批手续。图书馆应建立健全合同档案管理制度，妥善保管合同文本及相关附件。

第九条资源验收与入藏

电子资源正式开通或交付后，图书馆应组织技术人员和相关学科馆员按照合同约定对资源的完整性、准确性、可访问性、数据质量及服务承诺等进行严格验收。验收合格后方可办理后续手续，并及时完成资源的编目、揭示与整合，纳入学校统一的资源发现系统，方便师生检索利用。

第三章使用管理

第十条宣传推广与培训

图书馆应通过网站、微信公众号、校内通知、专题讲座、培训课程、宣传手册等多种形式，积极开展电子资源的宣传推广和使用培训活动，帮助师生了解资源内容、掌握检索技能，提高资源的知晓率和利用率。针对不同学科、不同层次用户的需求，提供个性化的培训服务。

第十一条使用规范与引导

第十二条用户服务与咨询

图书馆应建立健全电子资源使用咨询服务机制，通过咨询台、电话、邮件、在线客服等多种渠道，及时解答师生在资源检索、使用过程中遇到的问题，提供技术支持和帮助。

第十三条数据安全与保密

网络中心与图书馆应共同加强电子资源数据的安全管理，采取必要的技术措施，防范数据泄露、丢失或被篡改。严格遵守数据保密相关规定，不得泄露用户个人信息和资源使用数据。

第四章经费管理

第十四条经费来源与预算

电子资源采购经费纳入学校年度财务预算，其来源包括学校专项经费、学科建设经费及其他可用于信息资源建设的经费。图书馆应根据学校财务管理制度和年度工作安排，科学合理编制电子资源年度经费预算。