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数字化电子档案管理规范操作手册

前言

为规范本单位数字化电子档案（以下简称“电子档案”）的管理工作，确保电子档案的真实、完整、可用与安全，提高档案管理效率和利用水平，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本单位实际情况，特制定本手册。

本手册旨在为档案管理人员及相关业务人员提供一套清晰、可操作的电子档案管理指引，适用于本单位各部门在公务活动中形成的，具有保存价值的各类电子文件的收集、整理、著录、存储、保管、利用、鉴定与销毁等环节。全体相关人员均应认真学习并严格遵照执行。

一、基本原则

1.1真实性原则

电子档案的内容和形式应真实反映其形成时的原始状态，确保其作为凭证的法律效力。在电子文件形成、流转、处理全过程中，应采取必要措施维护其真实性，如电子签名、时间戳、版本控制等。

1.2完整性原则

电子档案应保持其内容、结构、背景信息（元数据）的完整无缺。不仅要保证文件内容本身的完整，还应确保相关的说明信息、关联文件、处理过程记录等一并归档。

1.3可用性原则

电子档案应在其生命周期内保持可识别、可理解、可检索和可利用的状态。这要求档案的格式选择、存储方式、技术支持等方面具备长期可读性和可操作性。

1.4安全性原则

采取技术和管理措施，确保电子档案在存储、传输和利用过程中的信息安全，防止未授权访问、篡改、泄露、丢失或损坏。包括数据加密、访问控制、病毒防护、容灾备份等。

1.5规范性原则

电子档案的管理活动应遵循统一的标准和规范，确保管理过程的有序和高效，便于档案的共享与长期管理。

二、电子档案管理操作流程规范

2.1文件收集与捕获

2.1.1收集范围与职责

各部门应明确本部门电子文件的形成范围和归档责任人。凡在公务活动中形成的，具有查考、利用和保存价值的各类电子文件及其元数据，均属于收集范围。

2.1.2收集时机与方式

电子文件应在办理完毕后及时收集。可通过系统自动捕获、人工上传、定期移交等方式进行。对于业务系统生成的电子文件，应尽可能实现与档案管理系统的无缝对接。

2.1.3文件格式要求

为保证长期可读性，收集的电子文件应优先采用国家或行业推荐的开放格式或通用格式。如文本文件宜采用PDF/A格式，图像文件宜采用TIFF或JPEG格式，音频视频文件宜采用通用编码格式。对特殊格式文件，应一并收集其读取软件或相关说明。

2.1.4元数据捕获

在文件收集阶段，应同步捕获必要的元数据，如文件名、创建者、创建时间、文件大小、文件格式、主题、来源部门等。元数据应准确、完整。

2.2整理与著录

2.2.1分类与排序

按照本单位档案分类方案对电子文件进行分类。可采用年度、机构（部门）、业务类型等多维分类法。同类文件应按照一定规律排序，如时间顺序、重要程度或业务流程顺序。

2.2.2组件与组卷

将具有有机联系的若干电子文件组合成案卷或件。组件组卷应遵循文件的自然形成规律和逻辑联系。

2.2.3著录规则

依据档案著录规则，对电子档案的内容特征和形式特征进行描述，形成著录条目。著录项目应包括：档号、题名、责任者、形成时间、保管期限、密级、载体类型、数量、主题词、备注等。著录信息应准确、规范、简洁。

2.2.4赋予唯一标识符

应为每一份电子档案（或案卷）赋予唯一的、永久性的标识符（如档号），确保其在整个生命周期内可唯一追溯。

2.3存储与备份

2.3.1存储介质选择

应选择性能稳定、可靠性高的存储介质，如磁盘阵列、磁带库等。避免使用易失性或寿命较短的存储介质作为长期存储主介质。

2.3.2存储环境要求

存储设备应放置在符合规定的环境中，注意温度、湿度、防尘、防磁、防震、防火等。

2.3.3备份策略

建立完善的电子档案备份制度。应至少包括：

*定期备份：根据档案重要程度和更新频率，制定不同的备份周期。

*多重备份：重要档案应进行多份备份，异地存放，以防单点故障或灾难导致数据丢失。

*备份介质轮换：定期更换备份介质，确保备份数据的有效性。

*备份验证：定期对备份数据进行恢复测试，确保备份的可用性。

2.3.4存储格式转换与迁移

随着技术发展，当原有存储格式或介质面临淘汰风险时，应及时进行格式转换或数据迁移，确保电子档案的长期可读。转换或迁移过程中应进行校验，保证数据的完整性和真实性。

2.4保管与维护

2.4.1日常管理

建立电子档案保管台账，记录档案的存储位置、数量、状态等信息。定期对存储介质进行检查，发现问题及时处理。

2.4.2版本控制

对于需要多次修改的电子档案，应进行版本控制，记录版本号、修改时间、修改人、修改内容等信息，确保各版本的可追溯性。

2.4.3异质备份与长期保存

对于具有永久保存价值的电子档案，除了电子方式存储外，可根据需要考虑制作纸质或缩微品等异质备份，作为长期保存的辅