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采购与供应商管理标准化操作指南

一、指南适用范围与典型应用场景

本指南适用于各类企业（含制造业、服务业、事业单位等）的采购部门及供应链管理团队，旨在规范采购全流程及供应商生命周期管理。典型应用场景包括：

新供应商引入：首次合作供应商的筛选、评估与准入；

现有供应商管理：日常订单执行、绩效跟踪及关系维护；

采购品类优化：针对不同物料/服务（如生产原料、办公用品、外包服务等）制定差异化采购策略；

合规性管控：保证采购流程符合企业内部制度及行业监管要求；

供应商风险预警：识别并应对供应商履约风险（如产能不足、质量波动等）。

二、标准化操作流程详解

（一）采购需求确认与计划编制

需求发起：使用部门（如生产部、行政部）提交《采购需求申请表》，明确物料/服务名称、规格型号、数量、质量标准、期望交付日期及预算上限。

输出文件：《采购需求申请表》（需部门负责人*签字确认）。

需求审核：采购部门联合财务部、技术部（如需）审核需求的合理性、预算匹配度及规格完整性，形成《采购需求审核意见》。

关键动作：技术部确认技术参数可行性，财务部审核预算合规性。

采购计划制定：根据审核后的需求，结合库存情况、供应商产能等，编制《月度/季度采购计划》，明确采购批次、时间节点及责任分工。

输出文件：《采购计划审批表》（需采购经理、财务总监审批）。

（二）供应商寻源与初步筛选

寻源渠道拓展：通过以下渠道收集供应商信息：

公开渠道：行业展会、招标采购平台（如中国采购网、企业自建电子招标系统）、行业专业期刊；

内部推荐：企业合格供应商库、同行企业推荐（需核实背景）；

主动开发：针对稀缺品类，通过市场调研主动联系潜在供应商。

供应商信息收集：向潜在供应商索取《供应商基本信息表》，内容包括：公司简介、组织架构、主营业务、产能规模、主要客户案例、联系方式等。

初步筛选：采购部门根据采购需求的核心要素（如资质、产能、行业经验等），对供应商进行初步筛选，形成《供应商初选名单》。

筛选标准：营业执照经营范围覆盖采购品类、注册资本符合项目要求、无重大违法记录（通过“信用中国”等公开平台核查）。

（三）供应商资质审核与现场考察

资质文件审核：对初选供应商提交的以下资质文件进行合规性审查：

基础资质：营业执照（副本）、税务登记证、组织机构代码证（或三证合一复印件）；

行业资质：如食品供应商需提供《食品生产许可证》，特种设备供应商需提供特种设备制造许可证；

质量体系认证：ISO9001质量管理体系认证、IATF16949（汽车行业）等（根据采购品类要求）；

其他：供应商承诺函（如质量保证、履约能力等）。

输出文件：《供应商资质审核表》（审核人：采购专员，复核人：质量经理）。

现场考察（针对关键物料/服务供应商）：

考察内容：生产环境、设备先进性、工艺流程、质量控制点、仓储管理、员工操作规范等；

考察人员：采购部门、质量部门、技术部门联合组成考察小组；

输出文件：《供应商现场考察报告》，包含考察结论（推荐/不推荐）及改进建议。

（四）样品测试与小批量试产

样品提供与测试：要求供应商提供样品，由质量部门按《检验标准作业书》进行测试，出具《样品测试报告》。

测试指标：功能参数、外观质量、使用寿命、环保要求等（根据物料特性确定）。

小批量试产（如需）：对通过样品测试的供应商，组织小批量订单试产，验证其批量生产稳定性、交付及时性及过程质量控制能力。

输出文件：《小批量试产评估报告》，明确是否具备批量供货资格。

（五）商务谈判与合同签订

商务谈判：采购部门与供应商就价格、付款方式、交付周期、违约责任、售后服务等条款进行谈判，形成《商务谈判纪要》。

谈判要点：价格需符合市场行情（参考近期采购价格、第三方询价结果）；付款方式优先选择“货到付款”或“阶段性付款”，降低资金风险。

合同审批与签订：根据《商务谈判纪要》拟定《采购合同》，经法务部门审核、采购经理、总经理审批后，与供应商正式签订。

合同必备条款：标的物信息、质量标准、交付与验收、付款方式、违约责任、知识产权保护、争议解决方式等。

（六）订单执行与交付验收

订单下达：采购部门根据《采购计划》签订《采购订单》，明确订单编号、物料详情、数量、交付时间、地点及验收标准，同步发送至供应商及仓库、质量部门。

输出文件：《采购订单》（需双方盖章确认，扫描件存档）。

交付跟踪：供应商按订单约定发货后，提供《发货清单》，采购部门跟踪物流信息，保证按时交付。

入库验收：仓库核对到货物料数量、外观及包装，质量部门按《检验标准》进行抽样检验，出具《入库检验报告》。

验收结果处理：合格物料办理入库手续；不合格物料按《不合格品控制程序》要求，通知供应商限期退/换货，并记录处理结果。

（七）供应商绩效评估与关系维护

绩效评估：每季度/年度对合作供应商进行绩效评估，评估维度及权重