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销售合同审核及签订流程指南

前言

为规范企业销售合同管理，防范合同风险，保证合同条款合法合规、权责清晰，特制定本流程指南。本指南适用于企业销售部门、法务部门、财务部门及相关业务人员，涵盖从合同起草到归档的全流程操作，旨在提高合同签订效率，保障企业合法权益。

一、适用范围与核心价值

（一）适用场景

本指南适用于企业各类销售合同的审核与签订，包括但不限于：

产品销售合同（如标准品、定制化产品）；

服务销售合同（如技术服务、咨询服务）；

长期供货框架协议；

特殊销售合同（如试用、赊销、跨境销售等）。

（二）核心价值

规范流程：明确各环节责任主体与操作标准，避免流程混乱；

控制风险：通过多部门审核识别法律、财务、业务风险，减少纠纷；

提高效率：标准化操作缩短合同签订周期，保障业务顺利推进；

留存证据：完整记录合同审批与修订过程，为后续履约、争议解决提供依据。

二、全流程操作详解

（一）合同起草：明确需求，奠定基础

责任主体：销售业务员（或客户经理）

操作步骤：

收集需求：与客户充分沟通，明确销售标的（产品/服务名称、规格型号、技术参数）、数量、质量标准、价款（单价、总价、币种）、履行期限（交货/服务时间、地点、方式）、付款方式（预付款、进度款、尾款比例及支付节点）、违约责任、争议解决方式等核心条款。

选择模板：根据合同类型选用公司标准模板（如《产品销售合同模板》《服务合同模板》），无标准模板时需参考过往同类合同或咨询法务部。

填写内容：按模板要求逐项填写条款，保证信息准确、完整：

当事人信息：双方全称、统一社会信用代码、地址、法定代表人（或授权代表人）姓名及职务；

标的物描述：详细列明产品名称、型号、数量、技术标准（可附技术参数表作为附件）；

权利义务：明确双方交货验收、质量保证、售后服务、保密等义务；

违约责任：约定违约情形（如逾期交货、质量不符、拖欠款项等）及对应的违约金计算方式或赔偿范围。

内部初审：起草完成后，先由销售部门负责人审核业务条款的合理性与可行性（如价格是否符合政策、交货周期是否能满足客户需求），确认无误后提交法务部审核。

（二）内部多部门审核：协同把关，防范风险

责任主体：法务部、财务部、销售部（及相关部门，如技术部、采购部）

审核流程：

1.法务部审核（核心合规把关）

审核重点：

合同主体：对方当事人是否为合法存续的企业（可通过“国家企业信用信息公示系统”初步核查），授权代表人是否已取得有效授权（需提供授权委托书原件）；

合法性：条款是否违反法律法规（如《民法典》《产品质量法》等），是否存在“霸王条款”；

条款完整性：是否约定标的、价款、履行、违约、争议解决等必备条款，附件是否齐全；

风险提示：对潜在风险（如对方违约责任过轻、争议解决约定不明等）提出修改建议。

输出成果：《合同法务审核意见表》（见附件1），明确“通过”“修改后通过”或“不通过”及具体修改意见。

2.财务部审核（财务风险控制）

审核重点：

价款与支付：价格是否符合公司定价政策，付款方式、节点是否合理（如预付款比例是否过高、尾款支付是否与验收挂钩）；

税务条款：是否明确发票类型（增值税专用发票/普通发票）、开票时间及税率；

信用风险：若为赊销合同，需评估客户信用等级（参考财务部客户信用档案），确定信用额度和账期；

担保条款：如涉及保证金、抵押、质押，需审核担保措施的合法性及可执行性。

输出成果：《合同财务审核意见表》，反馈财务风险及修改建议。

3.业务及其他部门审核（可行性确认）

技术部（如涉及定制化产品/服务）：审核技术参数、验收标准是否可执行，研发/生产周期是否满足合同约定；

采购部（如涉及外购产品）：审核供应商供货能力、质量稳定性是否达标；

销售负责人：最终确认业务条款与客户需求一致，保证合同签订后能顺利履行。

审核流转：销售员将合同及各部门审核表提交至法务部→法务部审核后转财务部→财务部审核后转相关部门→最终汇总至销售负责人。如某部门审核不通过，需退回销售员与客户沟通修订后重新提交审核。

（三）与客户沟通及条款修订：达成共识，完善细节

责任主体：销售业务员、法务部（必要时）

操作步骤：

发送审核稿：将内部审核通过后的合同初稿（含各部门意见）通过邮件或书面形式发送给客户，附《合同审核说明》，明确公司已审核的条款及需客户确认的内容。

接收反馈：及时与客户沟通，收集对方对条款的修改意见（如价格调整、交货期变更、违约责任补充等）。

内部评估：对客户的修改意见进行分类处理：

一般性条款（如交货期微调）：由销售负责人确认后可直接修订；

重大条款变更（如价格下浮、付款方式调整）：需重新提交法务部和财务部审核，保证变更后仍符合公司风险控制要求；

法律风险条款（如对方要求降低违约金、排除己方权利）：法务部需评估风险，必要时拒绝变更或协商替代方案。

定稿确