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会议记录与决策跟踪模板实用指南

一、适用场景与价值

在企业管理、项目推进、团队协作等高频场景中，会议是沟通信息、统一目标、解决问题的重要方式，但传统会议记录常存在“重记录轻跟踪”“决策模糊无落地”“责任分散难追溯”等问题。本模板适用于以下场景，帮助团队提升会议效率与执行效果：

常规工作会议：周例会、月度复盘会、部门协调会等，需同步进展、明确下一步动作；

项目关键会议：项目启动会、需求评审会、风险研讨会等，需固化决策、分配任务；

跨部门协作会议：涉及多角色参与的专项会议（如产品上线、流程优化），需明确接口人与时间节点；

问题解决会议：针对突发问题或长期瓶颈的专题会议，需记录问题分析与解决方案。

通过标准化记录与动态跟踪，可实现“会议有结论、行动有责任人、进度可监控、结果可追溯”，避免“议而不决、决而不行”的低效循环。

二、全流程操作指南

（一）会前准备：明确目标与框架

定义会议核心目标

会议发起人需提前明确本次会议需解决的核心问题（如“确定Q3产品迭代优先级”“解决客户投诉响应延迟问题”），避免目标发散。目标写入会议通知，同步给所有参会人。

制定会议议程与材料

议程需包含议题顺序、每个议题的预计时长、负责人（如“议题1：Q3迭代需求评审（负责人：*经理），时长30分钟”）。提前分发相关材料（如数据报表、方案草案），让参会人提前熟悉内容，提高会议效率。

明确参会角色与分工

确定主持人（把控节奏、引导讨论）、记录人（负责填写模板）、核心决策人（对关键议题拍板）及执行接口人（需接收行动任务），避免角色重叠或遗漏。

（二）会中记录：聚焦关键信息

会议记录人需围绕“议题-讨论-决策-行动”四要素记录，避免流水账，重点关注以下内容：

议题讨论要点：记录不同参会人的核心观点（特别是分歧点），如“技术组提出方案A开发周期短但兼容性不足，产品组建议优化方案B的兼容性”；

决策结论：明确每个议题的最终决策（需体现决策依据，如“根据Q3用户调研数据，优先开发需求X”），避免使用“可能”“尽量”等模糊表述；

行动计划：每个决策需对应具体行动，明确“做什么（行动描述）、谁负责（责任人）、何时完成（截止日期）、需要什么支持（所需资源）”。

（三）会后整理与跟踪：保证落地

24小时内完成初稿

记录人根据会议记录整理初稿，重点检查“决策是否明确、行动项是否完整（含责任人/截止日期）”，初稿需包含模板中的所有核心字段（见第三部分）。

分发与确认

初稿发给主持人、核心决策人及所有行动责任人确认，保证信息无遗漏或误解。确认后形成最终版，同步给所有参会人及相关方（如项目组、上级领导）。

建立跟踪机制

短期跟踪：行动责任人需在截止日期前1天同步进度给记录人/主持人，未按时完成的需说明原因及调整计划；

定期复盘：在下次会议中优先回顾上次会议行动项的完成情况，对逾期未完成的项分析原因（如资源不足、需求变更），并明确补救措施。

三、标准化模板结构

可直接填写的会议记录与决策跟踪模板，包含会议基本信息、议题讨论、决策事项、行动计划四大核心模块，可根据实际需求调整字段：

会议记录与决策跟踪表

一、会议基本信息

字段

内容示例

会议名称

2024年Q3产品迭代需求评审会

会议日期

2024年6月15日

会议时间

14:00-16:00

会议地点

公司3楼会议室A/腾讯会议（会议号：*）

主持人

*经理（产品部）

记录人

*助理（行政部）

参会人员

经理（产品）、主管（研发）、专员（设计）、主管（市场）

缺席人员

*总监（运营，因出差提前请假）

会议目标

确定Q3产品迭代优先级及排期

二、议题讨论记录

议题编号

议题名称

讨论要点

关键分歧/共识

1.1

Q3核心需求筛选

市场组：用户调研显示“订单状态实时提醒”需求占比35%；研发组：评估该需求开发周期为2周。

是否优先开发“实时提醒”功能？

1.2

需求开发排期

设计组：UI优化需3天，与研发排期无冲突；研发组：建议优先完成核心功能，UI优化延后。

UI优化是否纳入Q3第一版迭代？

三、决策事项

决策编号

决策内容

决策依据

决策人

决策时间

D1

确定Q3第一版迭代优先开发“订单状态实时提醒”“批量导出”功能，UI优化延后至第二版。

用户需求占比、研发资源评估

*经理（产品）

15:30

D2

“实时提醒”功能需兼容iOS/Android双端，6月30日前完成开发测试。

产品需求文档（PRD）v2.1

*主管（研发）

15:45

四、行动计划跟踪表

行动编号

行动描述

责任人

协作人

起止时间

所需资源

当前状态（未开始/进行中/已完成/延期）

备注（风险/调整）

A1

细化“实时提醒”功能PRD文档

*专员（产品）

*助理（设计）

6.16-6.20

历史需求文档、用户调研数据

进行中

需确认是否支持消息推送频率设置

A2

“