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2026年智控专用设备公司采购合同履约跟踪管理制度

第一章总则

第一条为规范公司智控专用设备及相关物资（含核心部件、配套材料、检验设备等）采购合同的履约跟踪管理，保障采购物资按时、按质、按量交付，降低履约风险，维护公司合法权益，结合《中华人民共和国民法典》及公司采购管理实际，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有采购合同的履约跟踪工作，包括与供应商签订的采购合同、补充协议及框架协议项下的具体订单；涉及的采购类型涵盖生产用物资采购、研发用物资采购、办公及辅助设备采购等。

第三条履约跟踪遵循以下原则：全程跟踪原则，从合同签订生效至物资验收结算完成，实现全流程动态监控；风险预警原则，及时识别履约过程中的延迟、质量偏差等风险，提前制定应对措施；责任明确原则，清晰划分各部门及岗位在履约跟踪中的职责，确保工作衔接顺畅；合规优先原则，所有履约跟踪操作符合法律法规及合同约定，保障双方权益。

第四条采购合同履约跟踪工作由采购部门牵头，联合质量管理部门、生产部门、财务部门、法务部门共同开展，各部门协同配合，确保履约跟踪无遗漏、无死角。

第二章组织机构与职责

第五条公司成立采购合同履约跟踪小组（以下简称“履约小组”），由采购部门负责人任组长，质量管理部门、生产部门、财务部门、法务部门各指定1名专员为成员，负责统筹履约跟踪工作，制定跟踪计划，协调解决履约争议，审核履约异常处理方案。

第六条各部门具体职责如下：

采购部门：负责建立采购合同台账，明确跟踪节点与责任人；与供应商保持日常沟通，核实生产进度、发货安排等信息；收集履约过程中的相关凭证（如发货单、物流信息）；牵头处理履约异常问题，形成跟踪记录并归档。

质量管理部门：负责对到货物资进行质量检验，出具检验报告；若发现质量问题，及时反馈采购部门并提出整改要求；参与履约异常中质量争议的评估与处理。

生产部门：根据生产计划，向采购部门提供物资需求的时间节点；接收到货物资，核对数量、规格与合同一致性；反馈物资交付延迟对生产的影响，提出应急需求。

财务部门：根据合同约定及履约进度，审核付款条件是否达成；跟踪预付款、进度款、尾款的支付情况；配合处理履约异常中的款项争议。

法务部门：提供履约跟踪相关的法律支持，审核履约异常处理方案的合规性；协助处理合同纠纷，包括发函、协商及诉讼准备等工作。

第三章履约跟踪前期准备

第七条采购合同签订生效后3个工作日内，采购部门需建立《采购合同履约跟踪台账》，台账内容包括合同编号（采用公司统一编码规则）、供应商名称、采购物资名称及规格型号、数量、单价、总金额、交付时间、交付地点、付款方式、质量标准、验收要求、双方联系人及联系方式等关键信息，确保台账信息与合同内容完全一致。

第八条采购部门根据合同约定的交付时间，制定履约跟踪计划，明确各跟踪节点（如供应商生产进度核查节点、发货前确认节点、到货验收节点、款项支付节点）及对应的跟踪方式（如电话沟通、邮件确认、现场走访）；对于采购金额超过规定标准或关键设备采购，需在跟踪计划中增加现场走访节点，核实供应商生产能力与进度。

第九条采购部门在履约跟踪前，需将合同关键条款（如质量标准、交付要求）同步至质量管理部门、生产部门，确保各部门明确验收与接收标准；若采购物资涉及特殊技术要求，需组织相关部门召开履约跟踪准备会议，明确各部门配合事项。

第四章履约过程跟踪管理

第十条交付前跟踪（从合同生效至物资发货）：

采购部门需在合同约定交付时间前15个工作日，首次核查供应商生产进度，确认是否按计划推进；后续根据物资生产周期，每7个工作日核查1次，直至供应商确认发货。

若供应商反馈生产进度滞后，采购部门需立即了解滞后原因（如原材料短缺、生产设备故障），评估对交付时间的影响，并将情况同步至生产部门；若滞后可能导致交付延迟，需要求供应商制定赶工计划，明确补救措施及新的交付时间，同时报履约小组备案。

供应商确认发货前2个工作日，采购部门需核实发货信息（如物资数量、规格、物流方式、物流单号），并将物流信息同步至生产部门与质量管理部门，以便提前做好接收与检验准备。

第十一条交付中跟踪（从物资发货至到货验收）：

采购部门需根据物流信息，实时跟踪物资运输进度，每日核查物流状态；若物流出现异常（如滞留、损坏），需立即与物流公司、供应商沟通，协调解决问题，避免物资丢失或进一步延误。

物资到达约定交付地点后，生产部门需在24小时内完成数量与外观核查，确认物资数量是否与合同一致、外包装是否完好；若发现数量短缺或外包装破损，需立即拍照记录，并反馈至采购部门，由采购部门与供应商核实处理。

数量与外观核查无误后，生产部门需在1个工作日内将物资移交质量管理部门进行质量检验；质量管理部门需按照合同约定的质量标准及检验方法开展检验