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会议纪要编制及跟进落实工具

一、工具应用场景

本工具适用于各类需要记录会议内容、明确责任分工、推动任务落地的场景，包括但不限于：

日常工作会议：部门周例会、月度总结会等，同步工作进展、协调资源分配；

专项项目会议：项目启动会、阶段评审会、问题研讨会等，聚焦具体目标、解决关键问题；

跨部门协调会议：涉及多部门协作的推进会，明确接口职责、避免推诿扯皮；

决策类会议：高层战略会、方案评审会等，固化决策结果、保证执行一致。

通过规范会议纪要的编制与跟进，可实现“信息同步-责任明确-进度跟踪-结果闭环”的全流程管理，避免会议“议而不决、决而不行”。

二、会议纪要与跟进落实全流程操作

（一）会前准备：为高效会议奠定基础

明确会议核心目标与议程

组织人需提前与主持人沟通，确定会议主题（如“Q3销售目标拆解方案讨论”）、需达成的目标（如“明确各区域销售指标及责任人”）及核心议题（如“资源分配优先级、潜在风险应对”）；

提前1-2天发送会议通知（含议程、时间、参会人员、需准备的资料），保证与会者有备而来。

收集并梳理背景资料

收集与议题相关的历史数据（如上季度销售业绩）、待讨论方案（如目标拆解草案）、问题清单（如当前资源缺口）等，整理成简要材料供参会者参考。

准备记录工具与模板

纸质记录：准备会议记录本、笔（不同颜色笔区分“讨论内容”“决议”“行动项”）；

电子记录：提前打开纪要模板（见第三部分）、录音设备（需提前告知参会者）、进度跟踪表格（如Excel版行动项跟踪表）。

（二）会中记录：精准捕捉关键信息

快速记录核心要素

基本信息：会议名称、时间（精确到分钟）、地点（线上会议需注明平台及会议号）、主持人、记录人、应到/实到人员（标注缺席者及原因）、列席人员（如有）；

议题讨论过程：按议程顺序记录，重点标注不同观点（如“建议增加线上渠道推广预算”“认为需优先保障线下门店资源”）、争议焦点（如“资源分配是否向A区域倾斜”）、达成共识的关键依据（如“根据市场调研数据，B区域潜力增长30%”）。

区分“讨论项”与“决议项”

讨论项：记录各方意见但未形成结论的内容（如“是否新增代理商”的pros/cons列表），需注明“待议”；

决议项：经讨论达成的明确结论（如“同意新增2家代理商，覆盖华东、华南市场”），需标注“决议”，避免后续歧义。

记录行动项核心要素（重点）

行动项是会议落地的关键，需用“动词+任务+目标”格式描述，并同步记录“负责人”“协作人”“计划完成时间”“所需资源/支持”，例如：

“（市场部张）于9月15日前完成3家代理商筛选（目标：覆盖华东、华南），需财务部李配合提供代理商资质审核标准”。

（三）会后整理：形成标准化纪要初稿

核对与会人员确认信息

会议结束后2小时内，整理记录内容，重点核对决议项、行动项的表述是否准确（如负责人姓名、时间节点是否与会上确认一致），如有疑问及时与主持人或相关人员沟通确认。

补充讨论背景与结论

对复杂议题，需补充简要背景（如“因Q2销售未达预期，本次会议重点拆解Q3目标”），用简洁语言归纳决议结论（避免口语化表述，如将“我们尽量下周给答复”改为“产品部王于8月10日前反馈方案可行性”）。

形成标准化纪要结构

纪要需包含：①会议基本信息；②会议议程及讨论过程（按议题分点，标注“讨论”“决议”）；③行动项跟踪表（负责人、任务、时间、要求）；④后续计划（如下次会议时间、需准备的资料）。

（四）跟进落实：推动任务闭环管理

分发纪要与同步行动项

会议结束24小时内，将最终版纪要（含PDF及可编辑版本）发送给所有参会人员及需知晓的部门，抄送相关领导；在邮件中强调“行动项责任人”，并附“行动项跟踪表”单独附件，方便查阅。

设置进度跟踪节点

行动项负责人需在截止时间前1天提交进度说明（如“已完成代理商资质初筛，待法务审核”），记录人每周更新“行动项跟踪表”，标注“进行中”“已完成”“延期”（延期需注明原因及新时间）。

定期汇总执行情况

对于跨周期任务（如项目推进），记录人需每周五汇总行动项进展，形成“执行简报”发送给主持人，便于及时协调资源（如“技术部赵因设备不足延迟，申请行政部刘协调测试设备”）。

（五）归档回顾：沉淀经验优化流程

整理会议资料

将会议纪要、行动项跟踪表、相关附件（如PPT、方案草案）整理成一个文件夹，命名格式为销售目标拆解会纪要”，存储至共享服务器或指定云盘，按“年-月”分类归档。

定期复盘执行效果

对周期性会议（如月度例会），每月末需回顾：①行动项完成率（目标≥90%）；②未完成项的主要原因（如资源不足、优先级调整）；③会议流程优化点（如“某议题讨论超时，下次需提前限定发言时间”）。

三、会议纪要与跟进落实实用模板

（一）会议基本信息与议题记录表

会议名称

Q3销售目标