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2026年跨境电商培训公司会计档案管理制度

第一章总则

第一条制度目的

为规范公司会计档案的收集、整理、存储、查阅、销毁等管理工作，确保会计档案真实、完整、安全，符合《中华人民共和国会计法》《会计档案管理办法》等法律法规要求，为跨境电商培训业务的财务核算、税务申报、审计监督提供有效支撑，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司所有会计档案的管理，包括会计凭证、会计账簿、财务会计报告、纳税资料、银行对账单、合同协议（与财务相关）及其他具有保存价值的会计资料，涵盖公司成立以来所有会计核算周期形成的档案，涉及财务部及所有与财务工作相关的部门（如市场部培训收费记录、行政部费用报销凭证）。

第三条管理原则

合规性原则：会计档案管理全过程严格遵守国家相关法律法规，确保档案收集、存储、销毁等环节符合法定要求，避免违规操作导致法律风险。

完整性原则：确保所有具有保存价值的会计资料均纳入档案管理，不得遗漏、损毁，做到会计档案与业务实际同步，完整反映公司财务状况与经营成果。

安全性原则：采取物理防护与电子防护相结合的措施，防范会计档案丢失、篡改、泄露，保障档案在存储、流转过程中的安全，尤其保护涉及培训收费、税务数据等敏感信息。

可追溯原则：建立会计档案管理台账，记录档案的形成、存储、查阅、销毁等全流程信息，确保每一份档案都可追踪来源、流向及使用情况，便于后续核查。

第二章会计档案的范围与收集

第四条会计档案范围

公司会计档案主要包括以下类别，各类档案需明确区分并单独整理：

会计凭证类：包括原始凭证（如培训收费发票、学员缴费记录、费用报销单据、采购合同发票、银行回单）、记账凭证（含电子版与纸质版），以及凭证附件（如费用报销审批单、采购清单、培训服务协议复印件）。

会计账簿类：包括总账、明细账（如培训收入明细账、费用明细账、固定资产明细账）、日记账（现金日记账、银行存款日记账）、辅助账簿，涵盖纸质账簿与电子账簿备份文件。

财务报告类：包括月度、季度、年度财务会计报告（含资产负债表、利润表、现金流量表、附注），以及财务分析报告、预算报告、审计报告（内部审计与外部审计）。

纳税资料类：包括增值税、企业所得税等税种的纳税申报表、完税证明、税收优惠备案资料、税务稽查资料，以及与税务机关沟通的重要文件。

其他会计资料：包括银行开户资料、银行对账单、余额调节表、会计档案移交清册、保管清册、销毁清册，以及与跨境电商培训业务相关的特殊财务资料（如学员退费审批记录、培训收费定价依据）。

第五条档案收集要求

收集责任：财务部指定专人（档案管理员）负责会计档案收集工作，各部门涉及财务相关的资料（如市场部的培训收费台账、行政部的采购发票）需在业务完成后3个工作日内移交至财务部，不得私自留存。

收集时间：会计凭证需在月度结账后10个工作日内收集整理；会计账簿需在年度结账后30个工作日内收集；财务报告需在报告出具后5个工作日内收集；纳税资料需在申报完成或取得相关文件后3个工作日内收集，确保档案收集及时，不拖延、不积压。

收集审核：档案管理员收集档案时，需核对资料的真实性、完整性，检查原始凭证是否有签名审批、发票是否合规、电子资料是否可正常打开；发现资料缺失或不符合要求的，需立即告知相关部门补充或整改，直至符合归档标准。

第三章会计档案的整理与存储

第六条档案整理规范

纸质档案整理：

会计凭证按月度分类，每本凭证厚度不超过2厘米，装订前需检查凭证顺序是否正确、附件是否齐全，装订后在封面注明凭证种类、年度、月份、册数、起止编号；

会计账簿按年度整理，总账、明细账分别装订，封面注明账簿名称、年度、册数，扉页填写账簿启用表（含启用日期、记账人员、会计主管签名）；

财务报告、纳税资料按年度分类，每类资料按时间顺序排列，用文件夹或档案盒整理，标注资料名称、年度、份数。

电子档案整理：

电子会计档案（如电子凭证、电子账簿、电子版报告）需存储在公司指定的加密服务器或合规云存储平台，不得存储在私人设备或非加密存储介质中；

电子档案需按“年度-类别-月份”建立文件夹层级，文件命名规范统一（如“2026年1月记账凭证-001”“2026年度企业所得税申报表”），便于检索；

电子档案需定期备份，每月备份一次至异地存储设备，备份文件需加密，备份记录需注明备份时间、备份人、存储位置。

第七条档案存储管理

存储场所：纸质会计档案存储在财务部专用档案柜，档案柜需放置在干燥、通风、避光的房间，配备防火、防潮、防虫设施（如灭火器、除湿机、防虫药）；电子档案存储的服务器需设置访问密码与权限，安装防病毒软件，定期更新系统安全补丁。

存储期限：会计档案存储期限严格按国家规定执行，其中会计凭证、会计账簿、纳税资料保存30年；月度、季度财务报